İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan teklif dosyası içerisinde yer alan imza sirküleri üzerinde birden fazla notere ait kaşe ile örnek ibarelerin bulunması durumunda noterlerin belgelerin aslını görüp görmediği araştırılarak hareket edilmelidir.

Ticaret Sicili Gazeteleri üzerinde Oda'nın "aslının aynıdır" onayının bulunması bulunmaması durumunda idarece internet sayfasından teyit edilerek hareket edilmesi gerekmektedir.

Noterlikte yapılmış bir işlemin, ilgilisinin isteği üzerine örneğinin çıkartılıp aslına uygunluğu onaylandıktan sonra ilgiliye verilmesi durumunda,söz konusu örneğin altına "işbu örnek dairede saklı .......tarih ve .....yevmiye nolu aslının veya nüshasının aynıdır" şerhinin konması ve örneğe o günkü tarih ile yeni yevmiye numarasının yazılması gerekmektedir.

Piyasaya sürülüm sertifikasının İngilizce düzenlenmiş olan aslının veya aslına uygun olduğu noter tarafından onaylanmış örneğinin ya da "aslı idarece görülmüştür" benzeri şerh düşülen suretinin isteklinin teklif dosyasında yer almaması durumunda ilgili belge bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilmeyip isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılacaktır.

Noterlik mevzuatı gereği yabancı memleketlerde noterlik işlerinin, konsoloslar tarafından görüleceği, çevirisi yapılan kağıdın tercümenin müstenidi olarak ekinde bulunması ve gerekli şerhin düşülmesi gerektiği, yabancı dilde düzenlenmiş iş deneyim belgesinin kamu ihale mevzuatı ve İdari Şartname düzenlemelerine istinaden Türkçe onaylı tercümesi ile birlikte sunulması gerektiği, yerli istekliler ile bunların ortağı olduğu ortak girişimlerce sunulan belgelerin tercümelerinin Türkiye'deki yeminli tercümanlar tarafından yapılması ve noter tarafından onaylanması zorunludur.

Aslının aynı olduğuna ilişkin bir şerh taşımayan iş deneyim belgesi üzerinden çıkarılan örnek geçerli bir belge olarak kabul edilmemesi gerekir.

Tianjin Sanayi ve Ticaret Odası tarafından düzenlenen sertifika ve Ticaret Şirket Ruhsatı, imza sirküleri, imza beyannamesinin yeminli müşavir onaylı Türkce tercümeleri ile birlikte noter onaylı suretlerinin sunulmasının yeterlidir.

Yabancı isteklilerin katıldığı ihalede imza sirküsü yerine geçecek belge isteklinin katıldığı ülkenin mevzuatına göre değerlendirilecektir. Hint mevzuatında bir vekâlet ilişkisi mevcut olmayıp imza yetkisi doğrudan şirket tarafından verilebilir olup, belge ülkemiz mevzuatına göre düzenlenmiş imza sirkülerinin dengidir ve apostil tasdik şerhi taşıması sebebiyle ülkemizde geçerli yasal bir doküman kabul edilmelidir.

Noterce "İş bu örneğin ilgilisi tarafından ibraz edilen aslına uygun olduğunu onaylarım." Şeklinde şerh düşülen belgenin mevzuata uygun olduğu,