Yaklaşık Maliyet, İhale Sürecindeki Rolü ve Etkisi: Uygulamalar Üzerine Değerlendirmeler

İhale (Ortak-Diğer) 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu Genel
YAKLAŞIK MALİYET, İHALE SÜRECİNDEKİ ROLÜ VE ETKİSİ: UYGULAMALAR ÜZERİNE DEĞERLENDİRMELER
Özeti :

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun yürürlüğe girmesiyle beraber kamu ihale sistemimize giren yeni kavramlardan biri olan yaklaşık maliyet, tüm ihale sürecinin nasıl yürütüleceğini belirleyen, ihalenin farklı şekillerde yürütülmesi ve sonuçlanmasına sebep olabilen önemli bir ihale bileşenidir. Makalede yaklaşık maliyet tüm yönleriyle ele alınmaya çalışılacaktır.

  İhale ve mali konularda DANIŞMANLIK ve EĞİTİM talepleriniz için iletişime geçmek üzere lütfen TIKLAYINIZ

YAKLAŞIK MALİYETİN İHALE SÜRECİNDEKİ ROLÜ VE ETKİSİ: UYGULAMALAR ÜZERİNE DEĞERLENDİRMELER (MALİ HUKUK SAYI: 155, EYLÜL-EKİM 2011)

ÖZET

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun yürürlüğe girmesiyle beraber kamu ihale sistemimize giren yeni kavramlardan biri olan yaklaşık maliyet, tüm ihale sürecinin nasıl yürütüleceğini belirleyen, ihalenin farklı şekillerde yürütülmesi ve sonuçlanmasına sebep olabilen önemli bir ihale bileşenidir.

İhale yetkilisinin ihalenin yapılmasına onay verme kararından ihale usulünün tespitine, ihale ilanından tekliflerin değerlendirilmesine, ödenek planlama ve kontrolünden bazı durumlarda yerli istekliler veya teklif edilen yerli malları lehine ihalelerde fiyat avantajı uygulanmasına, yeterlilik kriteri olarak belirlenecek belgelerden aşırı düşük fiyat teklifi sorgulamasına kadar ihale sürecinin birçok aşamasında önemli bir değerlendirme kriteri olarak belirleyici olan “yaklaşık maliyet” kavramı, kamu alımları sisteminin temel esaslarından birini teşkil etmektedir.

Kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli kullanılması genel prensibi ile üst yöneticilerin hesap verme sorumluluğunu da etkileyen bir husus olan yaklaşık maliyet belirleme işlemi, yapılabilecek eksik veya hatalı işlem sonucunda ihale sürecinin yanlış yürütülmesi ve sonuçlandırılmasına bağlı olarak, idarenin maddi ve itibar kayıplarının yanı sıra, süreçteki görevlilerin idari, maddi ve cezai yaptırımlarla karşılaşmalarına sebep olabilecek, son derece önemli ve hassas bir konudur.

Bu nedenle uygulayıcı birimlerde yaklaşık maliyet sürecinin doğru, gerçekçi, özenle ve mevzuata uygun şekilde yürütülmesi büyük önem arz etmektedir.

 

1- GİRİŞ

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 2003 yılı başından itibaren yürürlüğe giren ve kamu idarelerinin harcama yapmalarını gerektiren alımları açısından 2886 sayılı Devlet İhale Kanununun yerini alan ve kamu alımları alanında birçok yeni kavram ve uygulamayla önemli değişiklikleri getiren bir kanundur. Nitekim 4734 sayılı Kanunun 68’inci maddesinde; “Bu Kanun kapsamında yer alan işlerin ihalelerinde 8.9.1983 tarihli ve 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu hükümleri uygulanmaz.” hükmü yer almaktadır.

4734 sayılı Kanunun kamu idarelerinin harcama gerektiren alımlarını düzenlediği göz önüne alındığında 2886 sayılı Kanunun kamu idarelerinin gelir elde edeceği ihaleleri açısından yürürlükte bulunduğu unutulmamalıdır. Diğer bir ifadeyle kamu idareleri harcama gerektiren ihale işlemlerinde 4734 sayılı Kanun hükümlerini; gelir getirici işlemlerinde ise 2886 sayılı Kanun hükümlerini uygulamak durumundadır.

4734 sayılı Kanun, ihale tür ve süreçlerini yeniden düzenlemekte ve ihale prosedürlerini yeni bir çerçeveye oturtmaktadır. Kanun, kapsamına 2’nci maddesinde tek tek sayılan ve“kamu hukukuna tâbi olan veya kamunun denetimi altında bulunan veyahut kamu kaynağı kullanan kamu kurum ve kuruluşlarının yapacakları ihaleleri” almaktadır. Görüldüğü üzere kanunun uygulama alanı çok geniştir.

4734 sayılı Kanun, birçok yeni kavram ve uygulamaları kamu alım süreçleri içerisine yerleştirmiştir. Bu kapsamda önceki uygulamalarda kullanılan “tahmini bedel veya muhammen bedel” kavramının yerine “yaklaşık maliyet” kavramı getirilmiş ve kamu alım sürecinin bir anlamda “omurgasına” yerleştirilmiştir.

Bu çalışmada, kamu satın alma sürecinin birçok aşamasında çok önemli bir yer tutan “yaklaşık maliyet” kavramı ve süreç içerisindeki yeri ve rolü incelenmiş ve uygulamada ortaya çıkan veya çıkabilecek tereddüt, hata ve farklı uygulama olasılıkları değerlendirilerek bunlara ilişkin çözümler veya doğru uygulama önerileri geliştirilmesi amaçlanmıştır. Böylece kamu idarelerinin yaptıkları alımlarda, 4734 sayılı Kanunun diğer hükümlerinin yanı sıra 5’inci maddesinde sayılan kamu alımlarındaki temel ilkelere ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun kaynakların etkili ekonomik ve verimli kullanılması temel prensibine uyulmasında “yaklaşık maliyet” kavramının önemi ortaya konulmaya çalışılmıştır.

 

2- YAKLAŞIK MALİYET

Kamu ihalelerinde 2003 yılından itibaren “tahmini bedel/muhammen bedel” uygulamasından 4734 sayılı Kanunla birlikte “yaklaşık maliyet” uygulamasına geçilmiştir. Bu geçişin nedeni Kanunun gerekçesinde şöyle açıklanmaktadır: “Uluslararası uygulamalarla tutarsızlık arzeden ve kamu otoritelerince belirlenen birim fiyatlara dayanılarak hazırlanması nedeniyle piyasa fiyatlarını gerçekçi bir şekilde yansıtmadığı görülen tahmini bedel esasına dayalı ihale sisteminden vazgeçilerek, sadece idarelerce bilinecek olan yaklaşık maliyetin tespit edilmesi amaçlanmıştır. Bu suretle kamu otoritelerince belirlenen birim fiyatlara dayalı olarak hazırlanan tahmini bedel üzerinden ihale yapılmasının sakıncalarını giderebilmek amacıyla, kamu otoritelerince belirlenen birim fiyatlara uyma zorunluluğu kaldırılmış, idarelerce yaklaşık maliyetin ayrıntılı fiyat araştırmaları yapılmak suretiyle gerçekçi olarak belirlenmesi öngörülmüştür.[1]

4734 sayılı Kanun ve ilgili uygulama yönetmeliklerinde yaklaşık maliyet; ihale yapılmadan önce ilgili idare tarafından her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi (KDV) hariç olmak üzere hesaplanan, dayanakları ile birlikte bir hesap cetvelinde gösterilen, ihale ve ön yeterlik dokümanlarında yer verilmeyen, isteklilere ve ihale süreci ile resmi ilişkisi bulunmayan diğer kişilere açıklanmayan ve ihale konusu işin idarece öngörülen tahmini bedelini veya öngörülen parasal maliyetini ifade eden bir kavram olarak tanımlanmaktadır.[2]

Diğer bir ifadeyle yaklaşık maliyet, bir ihale yapılmadan önce alımı düşünülen mal için daha önceden yapılan piyasa araştırması ve aşağı yukarı malın fiyatının ve idareye getireceği yükün tespiti işlemidir.[3]

 

3- YAKLAŞIK MALİYETİN GİZLİLİĞİ

İsteklilerin tekliflerini kendi iradeleriyle serbestçe ve gerçekçi vermelerini sağlamak,  isteklilerce verilen tekliflerin karşılaştırılmasında kullanılmak üzere için yaklaşık maliyet isteklilere açıklanamaz.[4]

Yaklaşık maliyet, ihalenin yapılma yöntemini ve sonucunu etkileyen en önemli etken olduğu için gizli tutulması büyük önem arz etmektedir. 4734 sayılı Kanunun temel ilkelerinin belirlendiği 5’inci maddesinde ifadesini bulan “gizlilik” ilkesinin ana uygulama alanlarından biri de yaklaşık maliyet bilgisinin gizliliğinin titizlikle korunmasıdır. Bu husus üzerinde Kanunda önemle durulmuş ve 61’inci maddesinde; “Bu Kanunun uygulanmasında görevliler ile danışmanlık hizmeti sunanlar; ihale süreci ile ilgili bütün işlemlere, isteklilerin iş ve işlemleri ile tekliflerin teknik ve malî yönlerine ilişkin olarak gizli kalması gereken bilgi ve belgelerle işin yaklaşık maliyetini ifşa edemezler, kendilerinin veya üçüncü şahısların yararına kullanamazlar. Aksine hareket edenler hakkında ilgisine göre 58 ve 60 ıncı maddelerde belirtilen müeyyideler uygulanır.” denilerek, aksi yöndeki uygulamaların karşılaşacağı yaptırımlar ilgili maddelerde açıklanmıştır.

Açıklanan nedenlerle, yaklaşık maliyetin gizli tutulmasının gereği olarak, ihale ilanlarında ve isteklilere verilen ihale dokümanlarında hiçbir surette yaklaşık maliyet bilgisine yer verilemez ve herhangi bir suretle ifşa edilemez. Yaklaşık maliyetin gizliliği, ihale sonuçlanıncaya kadar korunur. Böylelikle ihaleye katılacak olanların verecekleri teklifleri, işin yaklaşık maliyetine göre şekillendirmelerinin önüne geçilmiş olmaktadır.

 

4- YAKLAŞIK MALİYETİN BELİRLENMESİ

Yaklaşık maliyetin tespit edilmesinde idarelerce uyulması gereken ilkeler ve yaklaşık maliyetin hesaplanmasına esas miktar ve fiyatların tespiti ile yaklaşık maliyetin hesaplanması, güncellenmesi ve açıklanmasına ilişkin düzenlemeler, mal ve hizmet alımları ile yapım işleri ihale uygulama yönetmeliklerinde, bu alımların özellikleri de dikkate alınarak detaylı bir şekilde açıklanmıştır.[5]

Burada göz önünde bulundurulması gereken en önemli husus yaklaşım maliyetin, hangi alım türü olursa olsun, alım konusu işe ilişkin maliyeti etkileyecek tüm unsurların dikkate alınarak, gerçekçi şekilde ve dayanakları ile birlikte hesaplanmasıdır.

Kamu ihale mevzuatı, yaklaşık maliyetin idarelerce belirlenmesini öngörmektedir. Ancak, teknik şartnamenin danışmanlık hizmeti alınarak hazırlatılması durumunda, yaklaşık maliyetin belirlenmesi işlemi de danışmanlık hizmet sunucusuna yaptırılabilir. Fakat mevzuat sadece yaklaşık maliyeti belirlemek için danışmanlık hizmeti alınmasına izin vermemektedir.

 

5- İHALE SÜRECİNDE YAKLAŞIK MALİYETE BAĞLI OLARAK YÖNETİLEN SÜREÇLER VE UYGULAMALAR

5.1- İhale Usulünün Belirlenmesi

Bilindiği üzere açık ihale usulü ve belli istekliler arasında ihale usulü, temel ihale usulleri olarak belirlenmiş ve pazarlık usulünün ve doğrudan temin yönteminin ise ancak Kanunda belirlenen özel hallerde uygulanacağı hüküm altına alınmıştır.

İdarelerin ihtiyaçlarını gidermede kullanacakları ihale usulünün veya alım yönteminin tespit edilmesinde, idare tarafından belirlenen yaklaşık maliyet de önemli ve belirleyici bir rol oynamaktadır. Kamu ihale mevzuatında, alımların yöntemine ilişkin yapılan düzenlemelerde;

“- Yaklaşık maliyeti eşik değerin yarısını aşan yapım işi ihaleleri belli istekliler arasında ihale usulüne göre yaptırılabilir.[6]

- İdarelerin yaklaşık maliyeti 127.154 TL’na [2011 yılı için] kadar olan mamul mal, malzeme veya hizmet alımları pazarlık usulüne göre yapılabilir.[7]

- Büyükşehir belediyesi sınırları dahilinde bulunan idarelerin 38.144 TL’nı [2011 yılı için], diğer idarelerin 12.709 TL’nı [2011 yılı için] aşmayan ihtiyaçları doğrudan temin yöntemi ile karşılanabilir.[8]

hükümlerine yer verilerek, bazı alımların yaklaşık maliyete göre farklı usullerle gerçekleştirilebilmesine imkan tanınmıştır.

5.2- İhale İlanları

İlan, Kanunda belirtilen özel durumlar hariç, ihale sürecinin vazgeçilmez bir parçasıdır. Özellikle kamu ihalelerinde saydamlığın, eşit muamelenin, güvenirliğin, kamuoyu denetiminin sağlanması, kamu çıkarının gözetilmesi ve ihaleye katılacak olanların rekabetine olanak sağlanması açısından ihalenin ilan edilmesi büyük önem taşımaktadır. İhale sürecinde yapılacak işlemler konusunda herhangi bir şüphe ve tereddüde yer verilmemesi bakımından, ihale ilanları standart formlar kullanılmak suretiyle yapılmaktadır. Bu standart formlarda, istekli olabileceklerin yapılacak ihalenin içeriği ile katılma şartları konusunda yeterli ve açık şekilde bilgilenmelerini sağlayacak bilgilere yer verilmektedir.

İhalenin ilanı, ihale sürecinde istekliler ile idare arasındaki işlemleri resmi olarak başlatan ve ihalenin duyurulmasını sağlayan, ihale sürecinin temel aşamalarından birisi olarak değerlendirilebilir. Bu yüzden ihale sürecinin daha sonraki aşamalarında herhangi bir aksaklığın önüne geçilebilmesi açısından ihalenin ilanı aşamasında mevzuatta öngörülen şekil, içerik ve yöntem kurallarına uymak büyük önem arz etmektedir.

4734 sayılı Kanunun ihale ilanına ilişkin 13’üncü maddesinde iki önemli kavram yer almaktadır. Bunlardan ilki “yaklaşık maliyet” kavramı, diğeri ise “eşik değer” kavramıdır. İlan süreleri bu iki kavrama ve ihalenin türüne göre (mal alımı, hizmet alımı veya yapım işleri) değişmektedir.

Burada “eşik değer” kavramına ilişkin bir parantez açmak yararlı olacaktır: Eşik değerler, 4734 sayılı Kanunun 8’inci maddesinde düzenlenmiştir. Buna göre eşik değerler, yerli istekliler lehine fiyat avantajı uygulanması ve ihalenin ilanı konusunda baz teşkil eden parasal miktarları oluşturmaktadır. Hem ihale ilanlarında hem de yerli istekliler lehine fiyat avantajı uygulamasında; yaklaşık maliyetin, belirlenmiş olan eşik değerlerin altında veya üzerinde olması durumlarına göre değişiklik ortaya çıkmaktadır. Eşik değerler, Kamu İhale Kanununun 67’nci maddesi gereğince, her yıl 1 Şubat tarihinden itibaren geçerli olmak üzere Kamu İhale Kurumu tarafından güncellenmektedir.

Kamu ihalelerinin ilan sürelerinin belirlendiği 4734 sayılı Kanunun 13’üncü maddesinin uzun ve karmaşıklığı, aynı şekilde madde metninde yer alan eşik değerlere ilişkin rakamların her yıl güncelleniyor olması da madde metnini kullanmada güçlükler yaratmaktadır. Bu türden karşılaşılabilecek muhtemel güçlükler göz önünde bulundurularak aşağıda yer alan “Yaklaşık Maliyete Bağlı Olarak İhale İlanları” tablosu düzenlenmiştir. Tabloda ihalenin türü/konusuna göre ihalelerin ilan edileceği yerler ve ilan sürelerine ilişkin bilgiler yer almaktadır. Aynı zamanda yaklaşık maliyet-eşik değer-ihale ilanları ilişkisi de tabloya yansıtılarak kullanıcıların ihale ilanlarında bu ilişkiyi daha net bir şekilde görmeleri sağlanmıştır.

Tablonun incelenmesinden de anlaşılacağı üzere ihale ilan süreleri, her bir ihale türü için belirlenen yaklaşık maliyetin eşik değerler karşısındaki durumuna göre değişiklik göstermektedir. Diğer bir ifadeyle, ihale ilanlarının nasıl, nerede ve hangi sürede yapılacağını belirleyen en önemli faktörlerden birisinin yaklaşık maliyet olduğu görülmektedir.

 

TABLO: YAKLAŞIK MALİYETE BAĞLI OLARAK İHALE İLANLARI (4734 sayılı Kanun Md.13)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(TL)

 

Yaklaşık Maliyeti

İhalenin Türü/Konusu

Limiti

Sürenin Başlangıcı

Süre

Yayımı

Yayım Sayısı

 
 

Eşik Değere

Açık İhale

 

İhale tarihinden

En az 40 gün önce

Kamu İhale Bülteninde

En az bir defa

 

Eşit

 

veya

Belli İstekliler Arasında İhale

 

Ön yeterlik başvuru tarihinden

En az 14 gün önce

Kamu İhale Bülteninde

 

Eşik Değeri

 

Aşan

Pazarlık Usulü

 

İhale tarihinden

En az 25 gün önce

Kamu İhale Bülteninde

 

İhaleler

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mal ve Hizmet Alımı

76.291 TL'ye kadar

İhale tarihinden

En az 7 gün önce

İhalenin ve işin yapılacağı yerde çıkan gazetelerin en az ikisinde

En az birer defa

 

Eşik

Yapım İşleri

152.588 TL'ye kadar

İhale tarihinden

En az 7 gün önce

İhalenin ve işin yapılacağı yerde çıkan gazetelerin en az ikisinde

 

Değerin

 

 

 

 

 

 

 

 

Altında

Mal ve Hizmet Alımı

76.291-152.588 TL arası

İhale tarihinden

En az 14 gün önce

Kamu İhale Bülteninde ve işin yapılacağı yerde çıkan gazetelerin birinde

 

Kalan

Yapım İşleri

152.588-1.271.609 TL arası

İhale tarihinden

En az 14 gün önce

Kamu İhale Bülteninde ve işin yapılacağı yerde çıkan gazetelerin birinde

 

İhaleler

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mal ve Hizmet Alımı

152.588 TL-<Eşik Değer

İhale tarihinden

En az 21 gün önce

Kamu İhale Bülteninde ve işin yapılacağı yerde çıkan gazetelerin birinde

 

 

Yapım İşleri

1.271.609 TL-<Eşik Değer

İhale tarihinden

En az 21 gün önce

Kamu İhale Bülteninde ve işin yapılacağı yerde çıkan gazetelerin birinde

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

* Parasal limitler ve eşik değerler, 23.01.2011 tarihli ve 27824 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 20011/1 No'lu Kamu İhale Tebliği ile 01.02.2011 tarihinden itibaren geçerli olmak üzere güncellenmiştir.

 

* Eşik Değerler (4734 s. K. Md. 8): 1- Genel bütçeye dahil daireler ve katma bütçeli idarelerin mal ve hizmet alımlarında 699.270 TL,

 

 

 

                                   2- Kanun kapsamındaki diğer idarelerin mal ve hizmet alımlarında 1.165.451 TL,

 

 

 

                                   3- Kanun kapsamındaki idarelerin yapım işlerinde 25.640.021 TL' dir.

 

 

* İlan edilen ihalelerden hangilerinin ayrıca Basın İlan Kurumu aracılığıyla Türkiye çapında dağıtımı olan gazetelerin birinde ilan edileceğini belirlemeye Kamu İhale Kurumu yetkilidir.

 

* Uluslararası ilan yapılması halinde yukarıda belirtilen asgari ilan sürelerine oniki (12) gün eklenir.

 

 

 

* Yaklaşık maliyeti eşik değerlere eşit veya bu değerleri aşan belli istekliler arasında yapılacak ihalelerde ön yeterlik değerlendirmesi sonucunda yeterliği belirlenen adaylara ihale gününden en az

 

   kırk (40) gün önce davet mektubu gönderilmesi zorunludur.

 

* İdareler, yaklaşık maliyeti 8 inci maddede belirtilen eşik değerlere eşit veya bu değerleri aşan ihaleler için Kamu İhale Bülteninde ön ilan yapabilirler. Uluslararası ilan yapılan haller dahil ön ilan

 

   yapılması halinde kırk (40) günlük ilan ve davet süresi yirmidört (24) güne kadar indirilebilir.

 

* İlanların, elektronik araçlar ile hazırlanması ve gönderilmesi halinde, açık ihale usulü ile gerçekleştirilecek ihalelerde ilan süresi yedi (7) gün kısaltılabilir.

 

* İlan ile ihale ve ön yeterlik dokümanına EKAP üzerinden doğrudan erişimin temin edilmesi halinde, açık ihale usulü ile gerçekleştirilecek ihalelerde ilan süresi beş (5) gün kısaltılabilir.

 

* İlan ile ihale ve ön yeterlik dokümanına EKAP üzerinden doğrudan erişimin temin edilmesi halinde, belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılacak ihalelerde ön yeterliği belirlenen adaylara

 

   yapılacak kırk günlük davet süresi beş (5) gün kısaltılabilir.

 

 

5.3- Yerli İstekliler Lehine Fiyat Avantajı Uygulaması

Kamu alımlarında yerli istekliler lehine fiyat avantajı uygulaması 4734 sayılı Kanunun 63’üncü maddesinde düzenlenmiştir. Buna göre; “hizmet alımı ve yapım işi ihalelerinde yerli istekliler lehine, mal alımı ihalelerinde ise Sanayi ve Ticaret Bakanlığı ile diğer ilgili kurum ve kuruluşların görüşleri alınarak Kurum tarafından yerli malı olarak belirlenen malları teklif eden istekliler lehine, % 15 oranına kadar fiyat avantajı sağlanması; yaklaşık maliyeti eşik değerlerin altında kalan ihalelere ise sadece yerli isteklilerin katılması hususlarında ihale dokümanına hüküm konulabilir. Ortak girişimlerin yerli istekli sayılabilmesi için bütün ortaklarının yerli istekli olması gereklidir.

Ayrıca, Kamu İhale Genel Tebliği ve ilgili ihale uygulama yönetmeliklerinde, Kanunun 63’üncü maddesinin nasıl uygulanacağına ilişkin açıklamalara yer verilmiştir. Bu hükümler ve düzenlemeler birlikte değerlendirildiğinde yaklaşık maliyet, eşik değer karşısındaki durumuna göre; mal veya hizmet alımı ile yapım işlerine ilişkin ihalelerde; yerli istekli, yerli malı teklif eden istekli veya yerli malı teklif eden yerli istekliler lehine olmak üzere, çeşitli avantajların sağlanıp sağlanmaması konusunda karar verilmesi ve ihale dokümanlarında buna yönelik düzenlemelerin yapılmasında belirleyici bir kıstas durumundadır.

 

5.4- Ödenek Planlaması ve Kontrolü

4734 sayılı Kanunun kamu alımları için öngördüğü en temel ve vazgeçilmez ilkelerden biri de ihale konusu iş için yeterli ödeneğin ilgili idare bütçesinde yer almasıdır. Bu durum kesin, emredici/yasaklayıcı bir üslupla Kanunun 5’inci maddesinde hüküm altına alınmıştır: “Ödeneği bulunmayan hiçbir iş için ihaleye çıkılamaz.” Bu anlamda kamu idareleri kendi bütçelerini programlarken ve tahsis edilen bütçe ödeneklerini kullanırken yaklaşık maliyet hesaplarını da göz önünde bulundurmalıdırlar. Nitekim 4734 sayılı Kanunun 62’nci maddesinin (d) bendinde “idarelerce bütçesinin programlanmasında, … kullanılmak üzere tespit edilen yaklaşık maliyet isteklilere duyurulmaz.” hükmüne yer verilerek, bu durum ortaya konmuştur.

Kural, ihale konusu işler için bütçede ödeneğin bulunması ve harcamanın başlangıcını teşkil eden harcama talimatlarının (ihale onay belgesi) da ödenek dahilinde verilmesi, ödeneğinin bulunmaması halinde hiçbir iş için ihaleye girişilmemesidir. Kanun koyucu yalnızca sınırlı sayıdaki durumlarda (örneğin süreklilik arz eden mal ve hizmet alımları ve çerçeve sözleşme kapsamında mal ve hizmet alımı gibi) işin özelliği gereği ödenek şartını aramamaktadır.[9]

Bilindiği üzere kamu idareleri, kanunlarla kendilerine verilen iş ve işlemleri yerine getirebilmek için ihtiyaç duydukları giderleri, yıllık bütçelerine konulan ödeneklerle karşılamaktadır. Her yıl başında bütçe kanunları ile kurumlara tahsis edilen ödenekler dahilinde idareler çeşitli kategorilerde harcamalarını gerçekleştirmektedir. Bu kapsamda kamu idareleri, kamu alımlarına konu olan mal ve hizmet alımı ile yapım işlerine ilişkin harcamaları da, her yıl başında idare bütçesine bu amaçla konulan ödeneklerden karşılamaktadırlar.

Yıl içerisinde her bir idarenin birden fazla mal veya hizmet alımı ile yapım işi gerçekleştirdiği göz önünde bulundurulduğunda, ödenek üstü harcamaya veya ödenek sıkıntısına neden olmamak açısından yaklaşık maliyete bağlı ödenek kontrolünün sürekli gözetilmesi gerekmektedir. Bu gözetim veya izlemenin gerçekleştirilmesi de hem üst yönetim açısından hem de idarenin bütçe uygulamalarından sorumlu birimi açısından “kamu alımları” özelinde, her bir alım için yaklaşık maliyet tespiti ile gerçekleştirilmektedir. Dolayısıyla bütçede yer alan ödeneğin üzerinde bir maliyeti olduğu hesaplanan bir alımın gerçekleştirilmesi, yukarıda zikredilen Kanunun amir hükmü gereğince, mümkün olmamaktadır.

Bu kapsamda konu 5018 sayılı Kanun hükümleri açısından değerlendirildiğinde, harcama yetkililerinin gerçekleştirilen ihalelerin bir nevi başlangıç işlemlerinden sayılan ihale onay belgelerini imzalarken, kanunun ifadesiyle harcama talimatlarını verirken, bütçede ödeneğin bulunması, bir ön şart olarak karşımıza çıkmaktadır. Buna rağmen ödeneği bulunmayan işler için talimat verilmesi, anılan Kanunun 70’inci maddesine göre harcama yetkililerinin para cezasına muhatap olmaları sonucunu doğurmaktadır.[10]

Bu durum, hesap verme sorumluluğunun harcama yetkililerine ve üst yöneticilere devredildiği, ülkemizdeki yeni kamu mali yönetim anlayışının da doğal bir sonucu olarak karşımıza çıkmaktadır.

 

5.5- İhale Yetkilisinin Alımı Gerçekleştirip Gerçekleştirmeme Kararı

İhale süreci; işin tanımı ve niteliği, ihalenin veya alımın usulü, bütçe tertibi ve ödeneği, yaklaşık maliyeti, varsa yatırım proje numarası ve onay tarihi bilgilerini içeren ihale onay belgesinin, İhale Yetkilisi tarafından onaylanmasıyla başlamaktadır. Dolayısıyla ihale yetkilisinin onay vermediği bir ihalenin yapılması mümkün bulunmamaktadır.

Bilindiği üzere bir ihale sürecinin başlatılabilmesi için ihale onay belgesinin ekinde, diğer ihale dokümanlarıyla birlikte, yaklaşık maliyet bilgisi ve bu bilgiye dayanak teşkil eden hesap cetveli de ihale yetkilisinin onayına sunulmaktadır.[11]

Bu aşamada, ihale yetkilisinin alımın gerçekleştirilmesine veya alımdan vazgeçilmesine yönelik kararında, yaklaşık maliyetin tespit yöntemi, yaklaşık maliyet miktarı, yaklaşık maliyet ve gerçekleştirilecek alım arasındaki kabul edilebilir fayda-maliyet ilişkisi, yaklaşık maliyet ile kullanılabilir ödenek tutarının uygunluğu gibi hususların değerlendirilmesi de etkili olacaktır.

Dolayısıyla ihale onay belgesinde yer verilen yaklaşık maliyetin gerçekçi olarak tespit edilerek dayanakları ile birlikte bir hesap cetvelinde gösterilmesi, ihale yetkilisinin ihaleye onay verme veya ihaleden vazgeçme yönündeki karar alma sürecinde etkin ve belirleyici bir husus olarak karşımıza çıkmaktadır.

 

5.6- Yeterlilik Kriterleri

Kamu idarelerinin gerçekleştirdiği alımlara ilişkin ihalelere katılabilmek için, ihale dokümanlarında belirtilen diğer şartların yanı sıra, 4734 sayılı Kanun ve ilgili uygulama yönetmeliklerinde belirlenen ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliğin saptanmasına yönelik bir takım belgelerin teklifle birlikte sunulması gerekmektedir. Bu aşamada, alım türü ve ihale yöntemine bağlı olarak, yaklaşık maliyete göre, istenecek yeterlilik belgeleri konusunda değişik uygulamalar olabilmektedir.

Örneğin mal alım ihalelerine ilişkin olarak mevzuatta;

- Belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılan ihaleler hariç, yaklaşık maliyeti Kanunun 13 üncü maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinin (2) numaralı alt bendinde mal alımları için öngörülen üst limit tutarına eşit ve altındaki [söz konusu tutar 2011 yılı için 152,588 TL olarak belirlenmiştir.] her türlü mal alımı ihalelerinde, iş deneyim belgesi istenemez.

- Belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılan ihaleler hariç, yaklaşık maliyeti eşik değerin altında olan her türlü mal alımı ihalelerinde, ekonomik ve mali yeterliğe ilişkin belgeler istenemez.

- Kısmi teklif verilmesine imkan tanınan ihalede; istenecek belgeler işin tamamının yaklaşık maliyeti dikkate alınarak belirlenir.”[12]

şeklinde düzenlemeler yapılmıştır.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 28’inci maddesinde de aday veya isteklilerin ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliğin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere istenecek belgelere ilişkin esaslar, yaklaşık maliyetin eşik değerler karşısındaki durumuna göre düzenlenmiştir.

Aynı şekilde Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 29’uncu ve Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 30’uncu maddesinde aday veya isteklilerden istenecek belgeler, söz konusu yapım işinin idarece belirlenen yaklaşık maliyetinin eşik değer karşısındaki durumuna göre farklı farklı belirlenmiş durumdadır.

 

5.7- Aşırı Düşük Teklif Sorgulaması

4734 sayılı Kanunun 38’inci maddesinde, ihalenin teklif değerlendirme aşamasında istekliler tarafından verilen aşırı düşük tekliflerin nasıl değerlendirileceğine dair düzenlemeler yer almaktadır. Buna göre, ihale komisyonu verilen teklifleri Kanunun 37’nci maddesine göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kamu İhale Kurumu tarafından belirlenen kriterleri, sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamaları esas alır.[13]

 

6- YAKLAŞIK MALİYET UYGULAMALARI VE KARŞILAŞILAN BAZI PROBLEMLERE İLİŞKİN DEĞERLENDİRMELER

6.1- Yaklaşık Maliyetin Dayanaklarıyla Birlikte Hesap Cetvelinde Gösterilmemesi

İhale yetkilisinden ihale için onay alınırken, ihale onay belgesinin ekinde yaklaşık maliyetin nasıl belirlendiğini gösteren hesap cetvelinin ve dayanaklarının bulunmaması çok önemli bir eksiklik ve yanlış uygulamadır. Çünkü hem ihale yetkilisi yaklaşık maliyetin nasıl tespit edildiği hususunda bilgi sahibi olamamakta hem de yaklaşık maliyetin objektif verilerle belirlenmemesi gibi bir durum ortaya çıkmaktadır.

İdarelerce belirlenen yaklaşık maliyetin belirli bir hesap cetvelinde dayanaklarıyla birlikte gösterilmesi gerekmektedir. Aksi halde yaklaşık maliyetin, hangi yöntem ve tekniklerle ve neye dayanarak hesaplandığı belli olmayacak ve sadece “belirli bir parasal tutar” ifade etmekten başka bir anlam içermeyecektir. İhalenin yapılıp yapılmaması, yöntemi ve sonucuna kadar birçok konuda belirleyici olan yaklaşık maliyetin, mevzuatta belirtilen esas ve ilkelere uygun şekilde belirlenmemesi, birçok açıdan sakıncalar yaratacaktır.

Bu tür “keyfi”, “subjektif” veya “kişiye bağlı” uygulamaların önüne geçmek için uygulama yönetmeliklerinin tamamında; “İhale konusu işe ilişkin yaklaşık maliyet hesap cetveli, şartnameler, sözleşme tasarısı, teknik şartname ve diğer doküman ihale onay belgesine eklenir ve bu belge ihale yetkilisinin onayına sunulur. Ön ilan yapılması durumunda bu ilandan önce ihale onay belgesi ihale yetkilisinin onayına sunulur. Bu belgeye sadece yaklaşık maliyet hesap cetvelinin eklenmesi yeterlidir.” düzenlemesi yer almaktadır.[14]

Görüleceği üzere ihale onay belgesinin ekinde diğer ihale dokümanlarının yanı sıra yaklaşık maliyet hesap cetvelinin mutlaka yer alması gerekmektedir. Diğer bir ifadeyle ihale onay belgesinin ekinde yalnızca işin ne kadara mal olacağını gösteren yaklaşık maliyet tutarı değil aynı zamanda bu tutarın nasıl hesaplandığını gösteren bir dayanak belge olan yaklaşık maliyet hesap cetvelinin de bulunması gerekmektedir.

Bu hususun ihale onay belgesini hazırlamak ve ön mali kontrolünü yapmakla görevli olan gerçekleştirme görevlileri ile ihalenin yapılmasına izin verecek olan ihale yetkilileri tarafından, hem imza hem de onay aşamasında kontrol edilmesinin, bu tür hatalı uygulamaların önüne geçme açısından, çok önemli bir kontrol faaliyeti olacağı değerlendirilmektedir.

 

6.2- Yaklaşık Maliyetin Kim Tarafından ve Nasıl Belirleneceği

Kamu ihale mevzuatı incelendiğinde, yaklaşık maliyetin belirlenmesi görevinin idarelere verildiği görülmektedir. Ancak, mevzuatta yaklaşık maliyeti belirleme işleminin idarenin hangi organları vasıtasıyla ya da görevlilerince yapılacağına ilişkin bir düzenleme yapılmamış ve bu konu idarenin tasarrufuna bırakılmıştır.

İdareler tarafında yaklaşık maliyet belirleme görevi yerine getirilirken, yaklaşık maliyetin bazen sadece idari bir husus bazen de sadece teknik şartnameyle, diğer bir ifadeyle, alınacak mal veya hizmet ile yaptırılacak yapım işinin özelliği ile ilgili olduğu şeklinde değerlendirmeler yapılmaktadır. Buna bağlı olarak, yaklaşık maliyet ya satın alma birimlerindeki ihaleye ilişkin idari dokümanları hazırlayan görevlilerce ya da teknik şartnameyi hazırlayan görevliler tarafından belirlenmektedir.

Her ne kadar mevzuatta, her iki yöntemin de uygulanmasının uygun olmadığına ilişkin açık bir hüküm olmamakla birlikte, gerek Kanunun temel ilkeleri açısından gerekse yaklaşık maliyetin tüm maliyet unsurları değerlendirilerek gerçekçi olarak belirlenebilmesi açısından her iki yöntemin de ciddi eksiklikleri olduğu düşünülmektedir. Çünkü yaklaşık maliyet hem işin veya malın teknik özelliklerine hem de idari dokümanlarda belirtilen garanti, nakliye, sigorta, teslim süresi ve teslim şartları, ödeme şartları, cezai hükümler gibi hususlara bağlı olan bir değişkendir.

Yaklaşık maliyetin sadece idari personel tarafından hazırlandığı durumlarda teknik şartnamedeki maliyeti değiştirecek unsurların gözden kaçırılması riski varken, sadece teknik şartnameyi hazırlayanlarca yaklaşık maliyet belirlenmesi durumunda da burada bahsettiğimiz maliyeti etkileyecek idari hususların değerlendirilmemesi riski vardır. Her iki durumda da yaklaşık maliyet gerçekçi ve doğru olarak belirlenemeyecek ve ihale süreci başından sonuna kadar yanlış yürütülecektir.

Örneğin bu konuda, Kamu İhale Kurulunun 16.02.2009 tarih ve 2009/UH.III-799 sayılı kararı hakkında Ankara 6. İdare Mahkemesince verilen yürütmenin durdurulması kararında;

…Bu durumda Kamu İhale Genel Tebliğinde önemli bir bileşen olarak kabul edilen giyim bedelinin ve mali sorumluluk sigortası giderinin, "yaklaşık maliyet" hesabına dahil edilmesi gerekirken bu yola gidilmediği, "yaklaşık maliyet"in yanlış hesaplandığı, dolayısıyla ihaleye teklif edilecek bedellerin de buna göre değişiklik göstereceği anlaşılmakla, dava konusu işlemde hukuka ve mevzuata uyarlık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.” gerekçesi yer almaktadır.[15]

Bu nedenle, yaklaşık maliyet belirleme işleminin teknik ve idari işlemleri yapan personelden oluşturulacak ortak bir komisyon marifetiyle belirlenmesinin, bu sürecin iyi bir şekilde yürütülmesi açısından önemli olduğu değerlendirilmektedir. Ayrıca, idarenin iç kontrol sisteminin işleyişi ve etkin bir risk yönetimi bakımından da, ortak bir komisyon marifetiyle işlemleri gerçekleştirmenin, iyi bir kontrol faaliyeti tasarımı ve uygulaması olacağı düşünülmektedir.

 

6.3- İhale Onay Belgesinin Yaklaşık Maliyet Belirlenmeden Hazırlanması ve Onaylanması

Yaklaşık maliyetin belirlenmesi, alımın yöntemini belirleyecek ve alım için gereken ödeneğin var olup olmadığının tespit edilmesini sağlayacak önemli bir aşamadır ve 4734 sayılı Kanun ve 5018 sayılı Kanun gereğince, ihale onay belgesinin ihale yetkilisince onaylanmasından önce yaklaşık maliyetin usulüne uygun şekilde belirlenerek ihale onay belgesi ekinde ihale yetkilisinin bilgi ve görüşüne sunulması gerekmektedir.

Ancak, ihale onay belgesinin yaklaşık maliyet belirlenmeden hazırlanarak onaylanması ve ihale onay belgesinin onay tarihinden sonraki bir tarihte yaklaşık maliyet belirlenmesi, alım yönteminin yanlış seçilmesi ve uygulanması, ihtiyacın en uygun şartlarla karşılanamaması, mevzuata uygun olmayan şekilde alım yapılması ve buna bağlı olarak yasal yaptırımlarla ve cezai işlemlerle karşılaşılması riskini taşımaktadır.

Bu nedenle, bu süreçteki riskleri yönetmek için idarelerin etkin kontrol faaliyetleri tasarlamaları ve uygulamalarında fayda vardır. Örneğin, yapılan işlemlerin süreçteki farklı görevlilerce, görevler ayrılığı ilkesine de uygun olarak, kontrol edilmesinin sağlanabileceği değerlendirilmektedir.

 

6.4- Yaklaşık Maliyet Belgelerinin Hazırlanış Tarihi ile Hazırlayanların Belli Olmaması

Her belge için olduğu gibi, yaklaşık maliyet belgesinin de hazırlandığı tarihi ve hazırlayanları gösteren bilgileri içermesi gerekir. Aksi takdirde, hem ihale sürecinde yaklaşık maliyet belirleme aşaması belirsizleşecek hem de yaklaşık maliyetin kim veya kimler tarafından hazırlandığı belli olmayacaktır.

İdarelerin iç kontrol sistemi açısından, yaklaşık maliyetin bu iş için resmi olarak görevlendirilmiş kişilerce belirlenmesi, hazırlandığı tarih ile hazırlayanların isim ve imzalarının belge üzerinde bulunmasının sağlanmasına yönelik kontrol faaliyetleri tasarlanması ve uygulanmasında fayda vardır.

 

6.5- Daha Önce Yapılan İhaleye Verilen Tekliflerin Bir Sonraki İhalede Yaklaşık Maliyet Belirlemek İçin Kullanılıp Kullanılamayacağı

İdareler tarafından zaman zaman uygulanan yaklaşık maliyet belirleme yöntemlerinden birisi de, daha önce yapılan gerçekleşmiş veya iptal edilmiş benzer bir ihaleye ilişkin yaklaşık maliyetin veya verilen tekliflerin kullanılmasıdır.

Bu uygulama genellikle daha önce yapılan benzer alımların bir sonraki alımla aynı teknik şartları taşıyacağı ön kabulünden kaynaklanmaktadır. Ancak, bazen teknik veya idari şartnamedeki çok küçük bir değişiklik bile yaklaşık maliyeti çok büyük oranda değiştirebilmektedir. Örneğin, bir kamu idaresinin daha önce yaptığı bir alıma ilişkin yaklaşık 150 sayfalık bir teknik şartnamesinde, bir sonraki alımda alınacak malın özelliklerine ilişkin sadece tek bir kelime değişikliğinin yaklaşık maliyeti %25 oranında artırdığı gerçekleşmiş bir durumdur. Bu nedenle, her ihalenin kendine özel şartları olacağı göz önünde tutularak, tüm işlemlerinin o ihaleye göre ve özenle yapılması gerektiği açıktır.

Ayrıca, bu işlem her ne kadar piyasada fiyat araştırması yaparak istekli olabileceklerden teklif almak veya proforma fatura istemek suretiyle yaklaşık maliyet belirleme yöntemine benzer gözükse de, Ankara 15. İdare Mahkemesince verilen 16.06.2011 tarih ve E:2011/826 sayılı kararda, bu tür tekliflerin yaklaşık maliyet belirlemek için kullanılamayacağına hükmedilmiştir.[16] Bu yargı kararında da ifade edildiği üzere, daha önceki bir ihaleye verilen tekliflerin kullanılması yerine, piyasada yeniden fiyat araştırması yaparak yaklaşık maliyetin belirlenmesi gerekmektedir.

Aynı şekilde, Ankara 1. İdare Mahkemesince verilen 17.12.2009 tarih ve E:2009/1797 sayılı kararda 2006 yılında belirlenmiş olan yaklaşık maliyetin herhangi bir güncelleme yapılmadan 2008 yılında yapılan bir ihalede kullanılmasının uygun olmadığına ilişkin tespitlerde bulunmuştur.[17]

 

6.6- İptal Edilen İhalede Yaklaşık Maliyetin İsteklilere Açıklanmış Olması Göz Önünde Tutularak Yaklaşık Maliyetin Yeniden Değerlendirilmesi ve Güncellenmesi

İhale günü tekliflerin açılışı aşamasında yaklaşık maliyet isteklilere açıklandıktan sonra ihalenin iptal edilmesi ve yeniden ihaleye çıkılması durumunda, idareler iptal edilen ihale için belirlenen yaklaşık maliyeti kullanarak yeni ihale için işlemleri yapmaktadırlar. Bu durum, hem yaklaşık maliyetin gizliliği kavramını zedelemekte hem de rekabet şartlarını olumsuz etkileyebilmektedir.

Bu nedenle, yeni ihale için, iptal edilen ihalenin iptal gerekçeleri, varsa ihale dokümanlarında yapılan değişiklikler gibi hususlar göz önünde tutularak, yaklaşık maliyetin yeniden belirlenmesi gerektiği düşünülmektedir. Bu işlem de yine bir kontrol faaliyeti olarak düşünülmelidir.

 

6.7- Yaklaşık Maliyetin KDV Dahil Hesaplanması

İdareler tarafından zaman zaman yapılan yanlışlardan birisi de katma değer vergisi (KDV) hariç olarak belirlenmesi gereken yaklaşık maliyetin, KDV dahil olarak belirlenmesidir. Böyle bir uygulama 4734 sayılı Kanun ve ilgili uygulama yönetmeliklerindeki hükümlere açıkça aykırıdır.

Nitekim bu durum, Kanunun 9’uncu maddesinde yer alan “mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesi yapılmadan önce idarece, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir…” açık hükmüne aykırı bir uygulama teşkil etmektedir. Dolayısıyla ihale yetkilisine onaylanmak üzere sunulacak ihale onay belgesindeki ilgili bölüme KDV hariç olarak belirlenmiş yaklaşık maliyet tutarının yazılması ve yanında (“KDV Hariç”) ibaresinin yer almasının bu tür sakıncaları ortadan kaldıracağı düşünülmektedir.

 

6.8- Yaklaşık Maliyetin Doğru ve Gerçekçi Belirlenmemesi

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 60’ıncı maddesinde yer alan düzenlemede, yaklaşık maliyetin tespit edilmesinde görev alan kamu görevlilerinin, diğer işlemlerde olduğu gibi, yaklaşık maliyetin tespit edilmesinde de titiz ve ayrıntılı çalışmaları gerektiği konusunda sorumlulukları belirlenmiştir. Yaklaşık maliyetin hatalı tespit edilmesi nedeniyle taraflardan birisinin (idare veya yüklenici) zarara uğraması halinde, zarara yol açan işlemi yapan görevliler hakkında idari soruşturma açılabilecek, cezai kovuşturma yapılabilecek ve ortaya çıkan zarar kendilerine tazmin ettirilebilecektir.[18]

Yaklaşık maliyetin hatalı tespit edildiği ihalenin tamamlanmasından sonra tespit edilmesi halinde yüklenici firmanın yaklaşık maliyet ile ilgili herhangi bir bağlantısı olmadığından sorumlu tutulması mümkün olmamakla birlikte eğer kamu zararı oluşmuş ise söz konusu zararın ihale sürecinde görev alanlardan müteselsilen tahsili yoluna gidilebilinecektir.[19]

İdari ve cezai yaptırımların öngörülmesinin yanı sıra idare bütçelerinin programlanması ve kullanımında, ihale ilan sürelerinin, ihaleye katılımda yeterlilik kurallarının, ihalenin yabancı isteklilerin katılımına açık olup olmadığının belirlenmesinde, ihaleye verilen tekliflerin değerlendirilmesinde, ihale konusu işin ekonomik açıdan en avantajlı fiyatla temin edilmesinde, kısacası ihalenin sağlıklı bir şekilde yürütülüp sonuçlandırılabilmesinde yaklaşık maliyetin doğru ve gerçekçi olarak belirlenmesinin büyük önemi bulunmaktadır.

İhale komisyonlarının önemli görevlerinden birisi de, yaklaşık maliyetin doğru ve gerçekçi olarak belirlenip belirlenmediğini araştırmaları ve gerekirse yaklaşık maliyet güncellemesi yapmalarıdır.

 

6.9- Kamu Kaynaklarının Etkili, Ekonomik ve Verimli Kullanılmasına Etkisi

Kamu harcama yönetiminin temel ilkesi kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılmasıdır. Dolayısıyla burada esas olan harcama yapılması değil, yapılan harcamanın fayda-maliyet prensibi doğrultusunda kısıtlı bütçe imkanlarının kullanılarak azami fayda elde etmeye yönelik bir harcama yönetiminin sergilenmesidir. Kamu harcamalarının önemli bir bölümünü kamu alımlarının oluşturması nedeniyle kaynakların etkili, ekonomik, verimli kullanılması bu alanda da önem arz etmektedir.

Bu kapsamda idarelerce ihtiyaç duyulan malların en uygun fiyatla temin edilebilmesi, tedarik edilecek malın bedelinin doğru tahmin edilmesindeki isabet derecesine bağlıdır.[20] Bu isabet derecesi de yaklaşık maliyet belirleme sürecinin hassas, gerçekçi ve doğru bir şekilde yürütülmesine bağlı bulunmaktadır. Yaklaşık maliyet belirleme sürecinde gösterilecek bu hassasiyet, kamu kaynaklarının kullanımında da etkinliği beraberinde getirecektir.

 

7- SONUÇ

Yukarıdaki açıklamalar ve değerlendirmeler ışığında, yaklaşık maliyetin ihale sürecinin son derece önemli ve belirleyici bir bileşeni olduğu görülmektedir. Ancak, çoğu zaman yaklaşık maliyetin formalite icabı veya prosedürü tamamlamamak için yapılması gereken ve ihale sürecini ve sonucunu fazla etkilemeyen bir işlem olarak yanlış bir şekilde algılanması ve değerlendirilmesi nedeniyle, bu süreçte yapılacak işlemlere gereken özenin gösterilmemesi sonucu, yaklaşık maliyetin ya çok yüksek ya da çok düşük belirlenmesi gibi durumlar ortaya çıkabilmektedir. Benzer şekilde, yaklaşık maliyetin bazen sadece teknik bir husus bazen de sadece idari bir husus olarak görülmesi nedeniyle maliyeti etkileyen tüm unsurlar değerlendirilmeden, ya çok yüksek ya da çok düşük olarak yaklaşık maliyet hesaplanabilmektedir.

Ayrıca, yaklaşık maliyetin önemi göz önünde tutularak gizlilik konusunda önem verilmeli, ihale süreciyle ilişkisi olmayan kişilerin yaklaşık maliyeti öğrenmelerine sebep olabilecek ihmal veya suiistimallere karşı kontrol faaliyetleri tasarlanmalı ve uygulanmalıdır.

Yaklaşık maliyetin doğru ve gerçekçi hesaplanamaması; ihale sürecinin yanlış yürütülmesi, mevzuata uygun olmayan işlemler yapılması ve rekabeti engelleyici durumlar oluşması, ihtiyacın uygun şekilde temin edilememesi sonucu İdarenin maddi zararlarının yanı sıra, yasal yaptırımlarla karşılaşılması ve itibar kaybına yol açılması risklerini taşımaktadır.

Kamu idarelerinde satın alma işlemini yapan birimlerle ihtiyacın karşılanmasını talep eden birimlerin farklı birimler olması durumunda da, yaklaşık maliyet süreci iyi yönetilememektedir. Bu nedenle, satın alma birimleri ile ihtiyacın karşılanmasını talep eden birimler arasında etkin bir işbirliği sağlanması yönünde idarelerin gerekli tedbirleri alması gerekmektedir.

Yapılan işlemlerin açıkça mevzuata aykırılığı söz konusu olmasa bile, sadece mevzuata uygunluk yeterli olarak görülmemeli, yaklaşık maliyet belirleme sürecinde olduğu gibi, mevzuatta açık olarak nasıl uygulanacağı belirsiz olan ve idarelerin inisiyatifine bırakılan hususlara ilişkin süreçlerin, Kanunun temel ilkeleri ve risk unsurları da göz önünde tutularak, iyi bir şekilde ve kamu yararına uygun olarak yürütülebilmesi için, idareler tarafından etkin kontrol faaliyetlerinin tasarlanması ve uygulanması gerektiği düşünülmektedir.

Kamu ihale mevzuatının kısa aralıklarla değişikliğe uğraması ve güncellenmesinin başlı başına ve önemli bir risk olduğunu göz önünde bulundurarak, satın alma sürecinde görev alan personele ihale mevzuatı konusunda sürekli eğitim verilmesinin ve güncel ihale mevzuatının sürekli takibinin yapılmasının yaklaşık maliyet de dahil tüm süreçlere ilişkin önemli ve etkin bir kontrol faaliyeti olacağı değerlendirilmektedir.

 

KAYNAKÇA

1- 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu.

2- Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği.

3- Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği.

4- Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği.

5- Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği.

6- ÇOLAK, H.Bayram, “Ödeneği Olmayan İşler İçin İhaleye Çıkılıp Çıkılmayacağı”, http://hacibayramcolak.net/ makaleler/60-makale04.html.

7- ÇOLAK, H.Bayram, “Asgari Oranın Üzerinde Verilen Geçici Teminatların Gelir Kaydedilmesi Gerektiğinde Hangi Oran Üzerinden Gelir Kaydedileceği”, http://www.hacibayramcolak.net/makaleler/116-makale08.html.

8- Kamu İhale Genel Tebliği, 22.08.2009 tarihli ve 27327 sayılı Resmi Gazete.

9- ARSLAN, Ahmet, “Mal Alımlarında Yaklaşık Maliyetin Tespiti Sorunu”, Yaklaşım, Ağustos 2004, Sayı: 140.

10- CABUR, Kadir, “Yaklaşık Maliyeti Yanlış Tespit Edilen İhalelerde Hatalı İşlemin Sözleşme İmzalandıktan Sonra Anlaşılması Halinde Yüklenici Firmanın Durumu”, www.malikilavuz.com/index.php?lang=tur&page=30&pluginAnonym_v2_catID_2=0&pluginAnonym_v2_itemID_2=169&pluginAnonym_v2_itemPage_2=1.

11- http://www2.tbmm.gov.tr.

12- http://vatandas.ihale.gov.tr.

13- http://www.medikalforum.net.

 

[1] http://www2.tbmm.gov.tr/d21/1/1-0930.pdf, Erişim Tarihi: 25.08.2011.

[2] 4734 sayılı Kanun, Md. 9; Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Md. 3; Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Md. 3; Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Md. 3; Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Md. 3.

[3] http://www.medikalforum.net/showthread.php?t=3547, Erişim Tarihi: 05.09.2011.

[4] H. Bayram ÇOLAK, “Asgari Oranın Üzerinde Verilen Geçici Teminatların Gelir Kaydedilmesi Gerektiğinde Hangi Oran Üzerinden Gelir Kaydedileceği”, http://www.hacibayramcolak.net/makaleler/116-makale08.html, Erişim Tarihi: 13.10.2011.

[5] Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Md. 7, 8; Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Md. 7, 8, 9; Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Md. 9, 10, 11; Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Md. 8, 9, 10, 11.

[6] 4734 sayılı Kanun, Md. 20.

[7] 4734 sayılı Kanun, Md. 21(f).

[8] 4734 sayılı Kanun, Md. 22(d).

[9] ÇOLAK, H.Bayram, “Ödeneği Olmayan İşler İçin İhaleye Çıkılıp Çıkılmayacağı”, http://hacibayramcolak.net/ makaleler/60-makale04.html, Erişim Tarihi: 06.09.2011.

[10] ÇOLAK, Hacı Bayram, a.g.e.

[11] Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Md. 16; Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Md. 18; Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Md. 18; Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Md. 19.

[12] Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Md. 27(1)(b), 27(1)(c) ve 27(2).

[13] Söz konusu esaslar, 22.08.2009 tarihli ve 27327 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kamu İhale Genel Tebliği’nin 45’inci maddesinde detaylı olarak belirlenmiştir.

[14] Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Md. 16; Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Md. 18; Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Md. 18; Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Md. 19.

[15] http://vatandas.ihale.gov.tr/karargostermk.asp?k=26436&metin=yaklaşık maliyet, Erişim Tarihi: 23.09.2011.

[16] http://vatandas.ihale.gov.tr/karargostermk.asp?k=29071&metin=yaklaşık maliyet, Erişim Tarihi: 23.09.2011.

[17] http://vatandas.ihale.gov.tr/karargostermk.asp?k=25991&metin=yaklaşık maliyet, Erişim Tarihi: 23.09.2011.

[18] ARSLAN, Ahmet, “Mal Alımlarında Yaklaşık Maliyetin Tespiti Sorunu”, Yaklaşım, Ağustos 2004, Sayı: 140.

[19] CABUR, Kadir, “Yaklaşık Maliyeti Yanlış Tespit Edilen İhalelerde Hatalı İşlemin Sözleşme İmzalandıktan Sonra Anlaşılması Halinde Yüklenici Firmanın Durumu”, www.malikilavuz.com/index.php?lang=tur&page=30 &pluginAnonym_v2_catID_2=0&pluginAnonym_v2_itemID_2=169&pluginAnonym_v2_itemPage_2=1, Erişim Tarihi: 08.09.2011.

[20] CABUR, Kadir, a.g.e., www.malikilavuz.com.