Teklif Zarflarının İdareye Kargoyla Gönderilmesi ve Uygulamada Yaşanan Sorunlar

İhale (Ortak-Diğer) Tekliflerin Değerlendirilmesi
TEKLİF ZARFLARININ İDAREYE KARGOYLA GÖNDERİLMESİ VE UYGULAMADA YAŞANAN SORUNLAR
Özeti :

Uygulamada teklif zarflarının usulüne uygun sunulmamasından dolayı birçok istekli ihale dışı bırakıldığı gibi, esasa etkili olmayan hatalardan dolayı idarelerce yapılan yanlış değerlendirmeler sonucu da birçok istekli yine ihale dışı bırakılmaktadır. Bu yazıda teklif zarflarının idareye sunulması ve değerlendirilmesi konusunda uygulamada yaşanan tereddütler üzerinde durulacaktır.

  İhale ve mali konularda DANIŞMANLIK ve EĞİTİM talepleriniz için iletişime geçmek üzere lütfen TIKLAYINIZ

TEKLİF ZARFLARININ İDAREYE KARGOYLA GÖNDERİLMESİ VE UYGULAMADA YAŞANAN SORUNLAR

4734 sayılı Kanunun “Tekliflerin Hazırlanması ve Sunulması” başlıklı 30. maddesinde, “Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir.

….

Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında idareye verilir. Bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir. Teklifler iadeli taahhütlü olarak da gönderilebilir. Posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir.

…..” hükmü yer almaktadır.

Bu çerçevede teklifler idareye elden verilebileceği gibi iadeli taahhütlü posta yoluyla da gönderilebilir. Kişisel kanaatimize göre teklif zarflarının normal posta veya kargo yoluyla da gönderilmesi mümkündür. KİK kararları da teklif zarflarının normal posta veya kargo yoluyla gönderilebileceği noktasındadır.

Tekliflerin kargoyla verilmesinin 7201 sayılı Tebligat Kanunu’na aykırı olduğu iddiasıyla birçok itiraz söz konusu olmaktadır.

KİK’e göre, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun yukarıda yer verilen hükümlerine göre teklif zarflarının idareye elden verilmesi veya posta yoluyla gönderilmesi mümkün olmakla birlikte, esas olanın usule uygun olarak hazırlanmış olan teklif zarfının ihale dokümanında belirtilen ihale tarih ve saatine kadar idareye verilmesidir.

4734 sayılı Kanun’da veya ilgili mevzuatta isteklilerin teklif zarflarının idarenin adresine özel bir kargo şirketi aracılığı ile ulaştırılmasını engelleyen bir hüküm bulunmamaktadır. Dolayısıyla, bu şekilde gelen teklif zarflarının iadesi gerekmez.

Öte yandan; teklif zarflarının idareye özel bir kargo şirketi aracılığı ile gönderilmesinin 7201 sayılı Tebligat Kanunu’na ve ilgili mevzuata aykırı olduğu iddiası da, sözü edilen hukuki düzenlemelerin resmî makamlarca (kamu kurum ve kuruluşlarınca) yapılacak tebligatlara ilişkin olmasından ve 4734 sayılı Kanun kapsamındaki ihaleler için verilecek olan teklif zarflarının teslim şekline kısıtlama getiren özel bir hüküm bulunmamasından dolayı doğru değildir.[1]

Teklif zarflarının kargo ile gönderildiği durumlarda;

  • Kargo poşetinin içinde ayrı bir teklif zarfı olup da, söz konusu zarfta teklif zarfında aranılan bilgilerin bulunması ve zarfın yapıştırılan yerinin istekli tarafından imzalanıp kaşelenmesi durumunda zarf geçerli kabul edilmelidir.
  • Kargo poşetinin içinde ayrı bir teklif zarfı olup da, teklif zarfında aranılan bilgilerin bulunması ve buna karşılık zarfın yapıştırılan yerinin istekli tarafından imzalanıp kaşelenmemesi durumda zarf geçerli kabul edilmemelidir.
  • Kargo poşetinin içinde ayrı bir teklif zarfı olup da, söz konusu zarfta teklif zarfında aranılan bilgilerin bulunmaması ve buna karşılık zarfın yapıştırılan yerinin istekli tarafından imzalanıp kaşelenmesi durumda da zarf geçerli kabul edilmemelidir.
  • Kişisel kanaatimize göre kargo poşeti üzerinde teklif zarfında aranılan bilgilerin bulunması ve poşetin yapıştırılan yerinin istekli tarafından imzalanıp kaşelenmesi durumunda, poşet içiresinde yer alan zarfta gerekli bilgiler bulunmasa ve zarf imzalanıp kaşelenmese bile teklif geçerli kabul edilmelidir.
  • Yine yeterlilik belgelerinin doğrudan kargo poşetinin içerisine konulması ve poşette teklif zarfında aranılan bilgilerin bulunması ve poşetin yapıştırılan yerinin istekli tarafından imzalanıp kaşelenmesi durumunda da teklif geçerli kabul edilmelidir.

 

[1] Kamu İhale Kurulunun 04.02.2015 tarih ve 2015/UH.I-372 sayılı kararı.