Şantiye Defteri Nedir, Şantiye Defterlerinin Savunma ve Sorumlulukta Kanıt Değeri

Yapım İşleri Sorumluluk / Ceza Hukuku
Şantiye Defteri Nedir, Şantiye Defterlerinin Savunma ve Sorumlulukta Kanıt Değeri
Özeti :

Kamu yönetimimizde hakim olan hukuki düzenlemelere göre idarenin işleyişinde idari iş ve eylemlere ilişkin süreçlerin yazılı olması kuralı hakimdir. İhale mevzuatımızda kontrol teşkilatına verilen görevlerin yerine getirilmesi ile ilgili düzenlenmesi gereken pek çok belgenin varlığında iş ve işlemlerin kayıt altına alınarak ödemelerde veya müeyyidelerde yazılı dayanak olması amaçlanmıştır. Yapım işlerinde kontrol teşkilatı tarafından düzenlenmesi gereken belgelerden birisi de içerikleri itibariyle yapım işi ve süreçlerine ilişkin pek çok bilgiyi barındırması zorunlu olan şantiye defteridir. Kamu zararında 5018 sayılı yasa ile hakim olan kusurlu sorumluluk anlayışı zarar ve kusur arasında illiyet bağının kurulması ile bu bağın kanıtlanmasını da zorunlu kılmaktadır. Bu husus Sayıştay yargılamasında da son dönemde sorumluluğa ilişkin verilen kararlarda ayrıca vurgulanmaktadır. Buradan hareketle yapım işlerinde düzenlenmesi zorunlu belgelerden birisi olan ve yüklenici ile kontrol teşkilatının karşılıklı mutabakatını da içeren şantiye defterlerinin kanıtlayıcı belge olması, bu defterlerin önemini daha da ortaya çıkarmaktadır.

  İhale ve mali konularda DANIŞMANLIK ve EĞİTİM talepleriniz için iletişime geçmek üzere lütfen TIKLAYINIZ

YAPIM İŞLERİNDE ŞANTİYE DEFTERLERİNİN SAVUNMA ve SORUMLULUKTA KANIT DEĞERİ

 

GİRİŞ

Şantiye Defterleri kamu kurumlarının yapım işlerinde; hava durumunu, işlerin ilerleme süreçlerini, işlerin önüne çıkan engelleri, ihrazat ve fiyat farkına esas gereçlerin çeşit ve miktarlarını, sözleşmesi gereğince yüklenicinin iş başından bulundurması gereken teknik personelin devamlılık durumunu, yapılan önemli görüşme ve sonuçlarını, işte kullanılan işçi, makine ve teçhizatın miktarını, üst kademeden gelenlerin ziyaretlerini ve konuşularak karar verilen hususları idare ile yüklenicinin karşılıklı imzası ile kayıt altına alan bir nevi inşaat işinin kara kutusudur. Buradan hareketle şantiye defterleri her iki tarafın da imzasını taşıması nedeniyle muhtemel ihtilaf halinde denetim ve yargı mercilerine kanıt niteliği taşıyan bir belgedir. Makalemizin konusu şantiye defterlerinin taşıması gereken zorunlu unsurlarla birlikte denetim görevlileri ile kontrol teşkilatı açısından sorumluluk ve savunma cihetleri yönüyle öneminin ele alınması olacaktır.

 

I- ŞANTİYE DEFTERİNE İLİŞKİN MEVZUAT ve AÇIKLAMALAR

Bayındırlık İşleri Kontrol Yönetmeliği’nin[1] kapsamının belirtildiği 1 inci maddesinde; “Madde 1 -Devlet ve kuruluşları, Katma Bütçeli Daireler, İl Özel İdareleri, Belediyeler ve Kamu İktisadi Kuruluşları ve tüm Kamu Kuruluşlarınca Yaptırılan her türlü yapı, tesis, onarım, bakım, imalat, ameliyat, etüt ve proje işlerinin kontrolü bu Yönetmelik hükümlerine göre yapılır. ” Denilmiştir. Yönetmelik eski tarihli bir Yönetmelik olup kapsam maddesinin 5018 Sayılı Yasa ile karşılaştırıldığında Yönetmelik kapsamına genel itibariyle Genel Yönetim kapsamındaki kamu kurumları ile 5018 dışında bulunan kurumlar olarak KİT’ler dahildir. Bu yönüyle kapsamı oldukça geniş bir yönetmeliktir.

Kontrol Yönetmeliği’nin “Şantiye defteri” başlıklı 10.18.1. Maddesinde; “ Şantiye defterine her gün, hava durumundan başlayarak işin ilerleyişini, gelişmesini, çıkan engelleri, şantiyeye göre ihzarat bedeli ödenecek gereçler ile fiyat farkına tabi gereçlerin çeşit ve miktarlarını fatura, tarih ve No’ su ile, sözleşmesi gereğince müteahhidin iş başından bulundurması şart koşulan teknik elemanların o gün iş başında bulunup bulunmadığını, müteahhitle yapılan önemli görüşme ve sonuçlarını işte kullanılan işçi, makine ve teçhizatın miktarını, üst kademeden gelenlerin ziyaretlerini ve konuşularak karar verilen hususları, ile birlikte imza eder. (Şantiye defteri, çift yapraklı ve biri zımbalı olarak düzenlenecektir. Zımbalı kopya imzadan sonra müteahhide verilir.) ” Hükümleri mevcuttur.

Buna göre şantiye defterlerinde;

-Günlük hava durumu,

-İşlerin ilerleme süreçleri,

-İşlerin önüne çıkan engelleri,

-İhrazat ve fiyat farkına esas gereçlerin çeşit ve miktarlarını,

-Sözleşmesi gereğince yüklenicinin iş başından bulundurması gereken teknik personelin devamlılık durumu,

-İşte kullanılacak/kullanılan işçi, makine ve teçhizatın miktarı,

-Yapılan önemli görüşme ve sonuçları,

-Üst kademeden gelenlerin ziyaretleri,

-Konuşularak karar verilen hususları

İçerecek verilerin kaydı zorunludur.

Yapım İşleri Genel Şartnamesinin 28 inci maddesinde ise; (1) İşyerlerinde, yapılan işlerin bütün ayrıntılarını günü gününe kayıt altına almak için, örneklerine göre şantiye günlük defteri, röleve ve ataşman defterleri, bunlarla ilgili belgeler yüklenici ile birlikte yapı denetim görevlisi tarafından tutulur. Yüklenici bu defterleri ve ilgili belgeleri imzalamak zorundadır. Bunlardan imzalı birer kopya yükleniciye verilir.

(2) Yüklenici ataşmanlar ve ilgili diğer defter ve belgeleri imzalamış olmakla içindekileri ve yapılan hesapların doğruluğunu kabul etmiş olur. İmzalamaz ise veya ihtirazi kayıtlar altında imzalarsa karşı görüşlerini yazılı olarak bildirmesi için, defter ve belgelerin kendisine gösterildiği tarihten başlamak üzere, on gün süre verilir. Bu süre içinde karşı görüşlerini yazı ile bildirmezse belgelerin ve defterlerin içinde kayıtlı hususları kabul ve imza etmiş sayılır. Bu durumu tespit eden bir tutanak düzenlenerek ataşmana eklenir. Ataşman defterinde, mürekkep veya sabit kalem kullanılacak ve yazı, rakam, resim, kroki ve kesitler özenle, açık ve noksansız olacak, kazıntı ve silinti olmayacaktır. Herhangi bir yanlışlık yapıldığı veya görüldüğü takdirde ilk rakam ve yazı okunacak şekilde üzeri kırmızı mürekkeple çizilip, doğrusu yazılarak aynı renkli mürekkeple imza edilir.” hükmü yer almaktadır.

 

II- ŞANTİYE DEFTERİNİN TUTULMASINDA SORUMLULUK

Yönetmeliğin “Kontrol, Amiri ve Yetki Sorumlulukları” başlıklı 8 inci maddesinin 8.1. ve 8.2. alt bentlerinde;

“ 8.1. Yönetim ve denetimi kendisine verilen işlerin, sözleşme ve eklerine, şartnamelere, fen ve sanat kurallarına uygun olarak ve iş programı gereğince iyi bir biçimde yapılıp süresinde bitirilmesini sağlamakla görevli ve sonuçlarından sorumludur.”

“8.2. Kontrol mühendisliğince düzenlenecek, röleve, ataşman defteri, plankote, proje, hesap, tutanak, şantiye defteri ve işin yürütülmesi için gerekli diğer evrakın zamanında ve usulüne uygun olarak hazırlanmasını ve kontrollük hizmetinde çalışanların görevlerini eksiksiz olarak yapmalarını titizlikle izler. Bu evrakı kontrol ettiği tarihleri yazarak imzalar.denilmektedir. Buna göre şantiye defterinin zamanında ve usulüne uygun olarak hazırlanması noktasında sorumluluk kontrol teşkilatı başkanlarındadır.

Yönetmeliğin “Kontrol Mühendisi Görev, Yetki ve Sorumluluğu” başlıklı 10 uncu maddesinde; “Kontrol mühendisi, kendisine verilen işleri, sözleşme ve eklerine, şartnamelere, uygulama projelerine, fen ve sanat kurallarına ve iş programına uygun olarak yürütülüp süresinde bitirilmesini sağlamak için (aşağıda belirtilen işleri) kendisi çalışarak, işin büyüklük ve önemine göre emrine verilen kontrol yardımcıları, sürveyanlar ile diğer personelin hizmetlerinden de yararlanarak yapmakla görevli ve sorumludur.” Hükmü yer almaktadır. Aynı Yönetmeliğin 10.18 alt bendinde; “ 10.18. Şantiye, röleve ve ataşman defterleri ile tutanakların düzenlenmesi için her türdeki kayıtları tutar, tutturur ve denetleyerek her kısım için başlangıç ve bitim tarihlerini saptar.” Denilmektedir.

Özetle şantiye defterinin usulüne uygun tutulmasında sorumluluk başta kontrol teşkilatı başkanı olmak üzere kontrol teşkilatına dahil üyelerin tamamını bu şekilde kapsamaktadır. Zira şantiye defterinde kullanılacak her teknik ifade o teknik işe özel görevli kontrol teşkilatı üyesinin uzmanlık alanı ile ilgili olup sorumluluk da bu teknik personele ait olması normaldir. Aşağıda Sayıştay Kararlarında da vurgulayacağımız üzere kusur sorumluluğu da bunu gerektirir.

 

III – ŞANTİYE DEFTERİNİN İÇERİK YÖNÜYLE KONTROL TEŞKİLATININ ETKİNLİĞİNE KATKISI

Yukarıda da belirtildiği üzere şantiye defterlerinde yazılması zorunlu olan unsurlar aslında bir yapım işinin gerek statik gerekse çevresel durumu ile ilgili tüm süreçler hakkında kayıt taşıması nedeniyle hem bir bilgi bankası hem de verilerin kayıt altına alınması zorunluluğu nedeniyle yüklenici ve idare personelinin işin yürütülmesindeki ciddiyetine katkı yapan bir belgedir. Örneğin şantiye defterlerinde yüklenici tarafından iş başında bulundurulması gereken teknik personel ile iş makinalarının nitelik ve nicelik verileri zorunlu olarak yer almalıdır. Diğer taraftan yapım işlerine ait sözleşmelerde yüklenici tarafından söz konusu işle ilgili teknik personel olarak kimlerin çalıştırılacağı ve teknik personelin işyerinde devamlı bulundurulmaması durumunda ne gibi cezai müeyyidelerin uygulanacağı, aynı şekilde bulundurulması gerekli iş makinaları ile bunların bulundurulmaması halinde uygulanacak cezai müeyyideler hüküm altına alınmaktadır. İşin başlangıç aşamasında kimlerin teknik personel olarak çalışacağı yüklenici tarafından idareye bir taahhütname ile bildirilmektedir. Buna göre kamu kurumu tarafından ihalesi yapılan yapım işlerinde şantiye defterinin usulüne göre düzenlenmesi ve bu arada iş başında bulunan teknik personele ilişkin bilgilerin şantiye defterlerinde yer alması hem yukarıdaki ilgili mevzuat çerçevesinde bir zorunluluk, hem de yapım işlerine ait sözleşmelerin uygulanmasında teknik personelin devamlılığının sağlanıp sağlanmadığına ilişkin yapılacak kontrollerde kontrol teşkilatının etkin çalışması ve bunun denetimi açısından bir gerekliliktir.

Bir diğer örnek de yapım işinde iş programında yaşanabilecek gecikmelerin izahı noktasında kendisini göstermektedir. Malum şantiye defterlerinde hava durumundan, işin akış sürecine, işe ilişkin engellerden, çalışılamayan günlere kadar pek çok kayıt bu belgede yer almaktadır. Yüklenicinin iş programına göre önemli gecikmeler yaşaması halinde idarenin gecikmeye ilişkin cezai müeyyide uygulama safhasında genelde yükleniciler söz konusu gecikmenin idareden veya hava şartları veya 3. kişiler gibi dış etkenlerden kaynaklandığını ileri sürebilecektir. Mesela inşaatta kullanılacak ithal malzemeyle ilgili gümrükte çıkan bir sorunun işin gecikmesine sebep olduğu, yoğun kar/yağmur yağışı gibi dışsal nedenlerin işin gecikmesine sebep olduğu veya özellikle milli eğitim ve üniversiteler için sınav vb. idareden kaynaklı nedenlerle işin geciktiği ileri sürülebilecektir. İşte tüm bu iddiaların dayanağı anlamında şantiye defterleri en sağlam kanıtlayıcı vesika durumundadır. Bu kanıtlayıcı durum yüklenici açısından cezai müeyyideden kurtulma şeklinde de olabileceği gibi, idare açısından cezai müeyyidenin uygulanabilirliği yönüyle de olabilecektir.

 

IV- KONTROL TEŞKİLATINDA BİREYSEL SORUMLULUĞA İLİŞKİN SAYIŞTAY KARARLARI

Sorumlulara, kamu zararının doğmasında kusurlu bulunmaları halinde sorumluluk yüklenebilmektedir. Ancak borçlar hukukunda kusur ağır kusur ve hafif kusur olarak ayırıma tabi tutulmuş olduğu halde, 5018 sayılı Yasada sorumluların hangi eylemlerinin ağır kusur ve hangi eylemlerinin de hafif kusur sayılacağı konusunda bir ayırım yapılmamıştır. Yasa koyucu böyle bir ayırıma gerek görmediğine göre, sorumluluk yüklemede kusurun derecesine bakılmadan sorumluların sorumluluğuna gidilmesi gerekir. [2] Ancak her durumda yasanın öngördüğü sorumluluk anlayışında bir şekilde kusurun varlığı esastır. 5018 Sayılı Yasa ile kusursuz sorumluluk yani “Blok sorumluluk sistemi”nden kusura dayanan sorumluluk yani “bireysel sorumluluk sistemine” geçiş ön görülmüştü. Şantiye defterlerinin yapım işlerinde yüklenicinin de mutabakatını taşıyan bir nevi kara kutu niteliğinde olması, bu işlere ilişkin yaşanacak sorunların çözümünde doğrudan kanıt olması özelliğini de ön plana çıkarmaktadır. Sayıştay yargılamasında son zamanlarda verilen kararlarda ısrarla vurgulanan sorumlularda kusurlu sorumluluk arayışı yapım işlerinde şantiye defterlerinin sorumluluk açısından kanıtlayıcı belge olmasını daha önemli hale getirecektir. Şimdi çalışmamızda yapım işlerinde özellikle iş ve ödeme süreçlerinde görev alanların bireysel sorumluluğuna vurgu yapılan kararlara yer verelim:

...

Buna göre tüm ilgili kararlardan da anlaşıldığı üzere Sayıştay yargılamasında kusur sorumluluğu gün geçtikçe daha fazla vurgulanmaya başlamış olup yapım işlerinde yapım işinin sürecine ilişkin pek çok bilginin yer aldığı/yer alması gerektiği şantiye defterleri bu anlamda kusur sorumluluğunun ortaya çıkarılmasında ve kanıtlanmasında ya da sorumlular açısından ise ilgili kamu zararından sorumluluğun bulunmadığına ilişkin savunmalarda ayrıca özel bir öneme sahip olacaktır.

 

SONUÇ

Yapım işleri ihale mevzuatı çerçevesinde düzenlenmesi zorunlu olan şantiye defterlerinin usulüne uygun olarak düzenlenmesi görüldüğü üzere ihalenin uygulama safhasında görev alan kontrol teşkilatının etkinliğinin arttırılmasında önemlidir. Bu anlamda, yapım işlerinin sözleşme ve şartnamelere uygun ilerlemesi, iş programına sadık kalınması, iş yerinde bulundurma zorunluluğu getirilen teknik personel ile iş makinalarının mevcudiyetinde devamlılığının sağlanması adına üstlendiği denetim rolü yanında,  şantiye defterleri içerdiği yapım işi ve sürecine ilişkin tüm konular itibariyle de karşılıklı mutabakat içeren kayıtlarının kanıt değeri tartışılmazdır. Bu açıdan şantiye defterlerinin usule uygun tutulmasının hem bir mevzuat zorunluluğu olduğu hem de tevsik edici belge olma açısından önemli olduğu unutulmamalıdır.

 

[1] 05.09.1979 tarih ve 16745 sayılı R.G.’de yayımlanmıştır.

[2] AŞCI, Turgut “Kamu Zararının Doğmasında Kusura Dayalı Sorumluluk" http://www.turkhukuksitesi.com/makale_1800.htm (Erişim Tarihi 02.07.2016)

[3] ÇENDEK, Akif  “Sayıştay Kararları Çerçevesinde Değişen Sorumluluk Anlayışı” Mahalli İdareler Dergisi Haziran/2016 Sayısı.