1. Muayene ve Kabul Komisyonu Üyeleri

Hizmet alım ihalelerinin muayene ve kabul işlemleri en az üç kişilik muayene ve kabul komisyonu tarafından yerine getirilecektir. Kanunda en az üç kişi ifadesine yer verildiğinden dolayı, daha fazla kişide bu komisyonlarda görevlendirilebilecektir. Kanunda en az üç ifadesine yer verilmekle birlikte, yönetmelikte üzeri sayının tek olması şartı ilave olarak getirilmiştir. 4735 sayılı Kanun en az üç kişilik komisyon sayısının artması durumunda, yeni sayının tek veya çift olmasıyla ilgili olarak belirleme yapmamışken, yönetmelikle çift sayıda komisyon üyesi görevlendirmenin önünün kapandığı görülmektedir. 4734 sayılı Kanunun 6 ncı maddesinde yer alan “en az beş ve tek sayıda” hükmünden hareketle, ihale komisyonlarının muhakkak surette tek olacağı sonucuna varıyoruz; ancak, 4735 sayılı Kanunda bu yönde bir düzenleme bulunmamaktadır.

Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliğinin 5 inci maddesinde de Kanundaki hüküm yinelenmiş ve en az üç kişiden oluşan (Birisi başkan olmak üzere) yetkilendirilmiş kişi tarafından görevlendirilen komisyondan bahsedilmiştir.

Öncelikle, Kanunda idarelerce görevlendirilecek ifadesi yer almaktayken, yönetmelikte yetkilendirilmiş kişi ifadesine yer verilmiştir. İdarelerde imza yetkisi harcama yetkilileri tarafından kullanıldığından ve görevlendirmeler harcama yetkilileri tarafından yapıldığından, muayene ve kabul komisyonu üyelerinin harcama yetkilileri tarafından görevlendirilmesi gerekir. Yönetmelikte yer verilen yetkilendirilmiş kişi ve Kanunda geçen idarelerce kelimeleri harcama yetkililerine işaret etmektedir. Harcama yetkililiğinin usulüne göre devredildiği hallerde ise bu görevlendirme işlemi yetki devir yapılmış kişi tarafından gerçekleştirilecektir. Harcama yetkilileri kendi birimlerindeki kişileri öncelikle görevlendireceklerdir. Ancak, başka birimlerden komisyona görevlendirme yapılabilmesi de mümkün olup, böyle bir durumda üst yönetici veya üst yönetici yardımcılarından izin alınması gerekir.

Muayene ve Kabul Komisyonlarında görev alacak kişilerin mahiyetine yönelik olarak 4735 sayılı Kanunda düzenleme bulunmamaktayken, yönetmelikle bu kişilerin işin uzmanı olması şartı getirilmiştir. Ayrıca bu şart sadece üyelerin bir kısmına yönelik değil tamamına yönelik olarak getirilmiştir. Yani komisyon üyelerinin tamamı işin uzmanı olmak durumundadır. İdarelerde yeterli nitelik ve sayıda personel bulunmaması durumunda 4734 sayılı Kanuna tabi idarelerden personel temin edilebilme imkânı da getirilmiştir. Bu düzenleme gereği, idarelerin 4734 sayılı Kanuna tabi olmayan idarelerden personel görevlendirebilmesi mümkün gözükmemektedir.

Yapılacak görevlendirmelerde dikkat edilecek önemli hususlardan bir tanesi de, kontrol teşkilatının ve strateji geliştirme birimlerinde ön mali kontrol yapanların muayene kabul komisyonunda görev alamayacağıdır. Yönetmelikte işin denetiminde bulunan kontrol teşkilatı üyelerinin muayene ve kabul komisyonlarında üye olarak görev alamayacağı; ancak, kontrol teşkilatı üyelerinin muayene ve kabul komisyonu ile birlikte işyerinde, işyeri öngörülmeyen işlerde ise sözleşmesinde işin kabulü için belirlenen yerde hazır bulunması zorunluluğu düzenlenmiştir.

Yapılan düzenleme işin kontrolü ile muayene ve kabulünü yapan kişilerin aynı olmamasına, iç kontrol sisteminin riskten uzak olarak kurulmasını temine yönelik olmakla birlikte, Kanunda veya diğer mevzuatlarda bu konuya ilişkin herhangi bir sınırlayıcı düzenlemenin bulunmadığı da bilinmelidir. Yönetmeliğin 5 inci maddesinin son fıkrasında yer alan ve yukarıda izah edilen düzenlemede ifade edilen işyerinde muayene, işyeri öngörülmeyen işlerde ise sözleşmesinde işin kabulü için belirlenen yerde muayene kavramlarının netliğe kavuşturulması gerekir. İşyeri; mahiyet itibarıyla hizmet işlerinin gerçekleştirildiği mahal olarak ifade edilebilir. Belli bir bina olabileceği gibi, bir alan, yerleşke, cadde, şehir veya sanal ortam da olabilir. Bu sebeple, işin kabulünün yapılması, ihale konusu işin mahiyetinde bulunan hizmetlerin ihale dokümanı düzenlemelerine uygun olarak verilip verilmediğini tespit demektedir. Bu tespit nerede yapılabiliyorsa orası, kontrol teşkilatı ile muayene ve kabul komisyonu üyelerinin görevlerini yerine getireceği yerdir.

İlave olarak, kontrol teşkilatı ile muayene ve kabul komisyonlarının kabul sırasında bir arada bulunacağı ifade edilmekle birlikte, kabul tutanaklarına kontrol teşkilatlarının imza atacağına yönelik bir düzenleme bulunmamaktadır. Dolayısıyla, kontrol teşkilatı üyeleri kabul tutanaklarına imza atmamakla birlikte, kabul tutanaklarında kontrol teşkilatı üyelerinin de hazır bulunduğuna yönelik ifadelere yer verilmesi uygun olacaktır. Nitekim “Hizmet İşleri Kabul Tutanağı” standart formunda da buna yer verilmektedir.

Ancak, yukarıda yapmış olduğumuz açıklamaların süreklilik arz eden ve kontrol teşkilatı raporları üzerinden muayene ve kabul işlemlerinin gerçekleştirildiği ihalelerde uygulanabilmesi mümkün gözükmemektedir. Bağlı olarak, “Hizmet İşleri Kabul Tutanağı” standart formu da süreklilik arz eden hizmet alımlarının mahiyetine uygun bir belge değildir.

2. Muayene ve Kabul Komisyonları Ne Zaman Oluşturulur?

4735 sayılı Kanunda muayene ve kabul komisyonlarının ne zaman oluşturulacağına dair bir düzenleme bulunmamaktadır.

Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliğinin 8 inci maddesine göre;

“Sözleşme konusu iş tamamlandığında yüklenici yapılmış olan hizmet işinin kabulün yapılması için idareye yazılı olarak başvuruda bulunur. Bu başvuru üzerine, kontrol teşkilatınca yapılan ön inceleme sonucunda işin kabule uygun bulunması halinde durum, “Hizmet İşleri Kabul Teklif Belgesi” (standart form-KİK56.0/H) düzenlenmek suretiyle yetkili makama bildirilir. Hizmet İşleri Kabul Teklif Belgesinin yetkili makama sunulduğu tarihten itibaren on (10) günü geçmemek üzere idarece belirlenecek süre içinde yetkili makamca, Yönetmeliğin 5 inci maddesine göre, muayene ve kabul komisyonu oluşturulur ve durum yükleniciye yazılı olarak bildirilir.”

Buradan hareketle, muayene ve kabul komisyonlarının yüklenicinin yazılı başvurusu üzerine kontrol teşkilatı tarafından düzenlenecek “Hizmet İşleri Kabul Teklif Belgesi” üzerine, ihale yetkilisi (harcama yetkilisi) tarafından mezkûr kabul teklif belgesinin ihale yetkilisine sunulmasından sonra on gün içerisinde yapılması gerekmektedir. Bu süre idareleri bağlayıcı olduğu gibi yüklenicilerin de hak talep etmesi noktasında dikkate alınacak bir zaman dilimidir.

Ancak, söz konusu süre kabul komisyonu üyelerinin belirlenebileceği son süreyi gösterdiğinden dolayı, daha önce de bu komisyonun oluşturulmasından herhangi bir sakınca bulunmamaktadır. İlave olarak, idarelerce sene başından yapılacak bu yönde bir görevlendirmenin dahi mevzuat açısından herhangi bir sıkıntısının olmadığını düşünmekteyiz.

Tip sözleşmenin 20 inci maddesine göre teslim, muayene ve kabul işlemlerine ilişkin şartlar ise şu şekilde düzenlenmiştir:

“Madde 20- Teslim, muayene ve kabul işlemlerine ilişkin şartlar

20.1. (Bu bölüme ihalede kısmi kabul yapılıp yapılmadığı yazılacak ve kısmi kabul yapılması öngörülüyorsa kısımların hangi tarihlerde tamamlanacağı burada ifade edilecektir.)

20.2. Sözleşme konusu iş tamamlandığında Yüklenici, (işin/ilgili kısmın) teslim alınarak kabul işlemlerinin yapılması için bu talebini içeren bir dilekçe ile idareye başvuracaktır. Bunun üzerine (yapılan iş/ilgili kısım), her türlü masrafı Yükleniciye ait olmak üzere ... adresinde ve başvuru yazısının İdareye ulaştığı tarihten itibaren ... işgünü içinde teslim alınır. Yüklenici, işin teslimi için sözleşme ve ekleri uyarınca üzerine düşen yükümlülükleri yerine getirmemesi nedeniyle oluşan zarardan sorumludur. (İş süreklilik gösteren bir mahiyette ise maddeye “Kontrol Teşkilatı ile Yüklenicinin, işin yapılmasına ilişkin olarak hizmetin ifa edildiği dönemler itibariyle birlikte tutacakları kayıtlar, işin o dönem içerisinde yapılan kısmının teslimi anlamına gelir. Ancak Yüklenici kayıt tutmaktan ve/veya tutulan kayıtları imzalamaktan imtina ederse Kontrol Teşkilatının kayıtları esas alınır ve bu kayıtların doğruluğu Yüklenici tarafından kabul edilmiş sayılır” ibaresi eklenecektir.)

20.3. Teslim alınan işin muayene ve kabul işlemleri, “Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliği” ile Hizmet İşleri Genel Şartnamesinde yer alan hükümlere göre işin kabule elverişli şekilde teslim edildiği tarihten itibaren … iş günü içinde yapılarak kesin hesap raporu çıkarılır. (Eğer alınan hizmet ile ilgili bir garanti süresi öngörülüyorsa, işin kabulüne ilişkin özel düzenlemeler madde metnine eklenecektir.)”

Tip sözleşmede yer alan düzenlemeyle yönetmelikte yer alan düzenlemenin bir arada ele alınması ve olası zaman hatalarının önlenmesi gerekir. Çünkü yönetmelik hükümleri dikkate alınmadan burada yapılacak düzenlemeler hatalı sonuçlara sebebiyet verebilecektir.

Öncelikle, tip sözleşmede başvuru yazısının idareye ulaştığı tarihten itibaren kaç gün içerisinde hizmetin teslim alınacağı ifade edilmekte olup, yönetmelikte bu yönde bir süre bulunmamaktadır. Yönetmelikte kabul teklif belgesinin ihale yetkilisine ulaştığı tarihten itibaren 10 (on) gün içerisinde muayene ve kabul komisyonunun oluşturulacağı belirtilmektedir. Bu bağlamda; muayene ve kabul komisyonunun tahmini çalışma süresi belirlendikten sonra, bu süreye görevlendirme yazısı için geçecek sürenin (en fazla on gün), kontrol teşkilatı tarafından kabul teklif belgesinin düzenleneceği ve ihale yetkilisine sunulacağı sürenin de eklenmesi gerekir. Aksi durumda zaman noktasında sorunlar yaşanabilir. Çünkü teslim edilen hizmetin zamanında teslim alınmaması yüklenici açısından kazanılmış hak olarak değerlendirilebilecek ve bu tarihten sonra ortaya çıkabilecek eksikliklerden dolayı hak talebi mümkün olamayabilecektir.

3. Muayene ve Kabul Komisyonlarının Görevleri

Muayene ve kabul komisyonu yönetmeliğin 6 ncı maddesine göre; “Muayene ve kabul komisyonu, 8 inci maddede belirtilen hükümlere göre kurulduğu tarihten itibaren, on (10) günü geçmemek üzere idarece belirlenen süre içinde işyerine, işyeri öngörülmeyen işlerde ise sözleşmesinde işin kabulü için belirlenen yere giderek yüklenici tarafından gerçekleştirilen işleri Hizmet İşleri Genel Şartnamesinin 44 - 49 uncu maddelerine göre inceler, muayene eder ve işin niteliğinin ihtiyaç göstermesi halinde gerekli gördüğü kısımların incelemesini ve gerekli görürse işletme ve çalışma deneylerini yapar. Kabule engel bir durum bulunmadığı takdirde, işin kabulünü yapar.”

Kabul teklif belgesi ihale yetkilisine sunulduktan sonra, ihale yetkilisi tarafından on (10) gün içerisinde muayene ve kabul komisyonu oluşturulur. Oluşturulan bu muayene ve kabul komisyonu yönetmelik gereği on gün içerisinde işyerine gitmek ve kabulü yapmak zorundadır.

Bu düzenlemelerle, tip sözleşme düzenlemeleri bir arada ele alındığında, idarelerce tip sözleşmede yapılacak düzenlemenin muayene ve kabul komisyonlarının işyerine gitmesi için gereken süreyi ve işyerinde yapacağı çalışma zamanını da dikkate alacak şekilde belirlenmesi gerekir. Ancak, bu çalışmalar hariç, her hal ve şartta, muayene kabul komisyonunun görevlendirmeyi takip eden on gün içerisinde işyerine gitmesi gerekir.

Komisyonların kurulma ve çalışma süreleriyle ilgili düzenlemelerin yönetmeliklerle ortaya konulduğu böyle bir durumda, tip sözleşmelerde yapılacak düzenlemelerin bunlara uyumlu olması ve idarelerin de bunları dikkate alarak gerekli düzenlemeleri yapması uygun olacaktır.

Muayene ve kabul komisyonu yapılan hizmeti HİGŞ’nin ilgili hükümlerine göre inceleyecek, muayene edecek ve ihtiyaç bulunuyorsa gerekli teknik deneyleri yapacaktır. Teknik deneyler, istek halinde, yüklenici tarafından yapılır veya yaptırılır.

Ancak, burada ihale konusu hizmetin sürekli nitelikte olup olmadığının, yani bir defada teslim edilen bir hizmet olup olmadığının ortaya konulması ve muayene ve kabul işlemlerinin de bu bağlamda ele alınması gerekir.

Çünkü sürekli nitelikteki hizmetlerde muayene ve kabul komisyonu çalışmalarını kontrol teşkilatı tutanakları üzerinden yerine getirmektedir.

Kabul komisyonu tarafından, yüklenici veya vekili ile birlikte, yapılacak muayene ve incelemeden sonra, uygunsa kabul tutanağı düzenlenir. Bu tutanak yüklenici veya vekili tarafından da imzalanır. Muayene sırasında kontrol teşkilatı da hazır bulunur.

Kabul sırasında işin kabulüne engel kusur ve eksikliklerin tespit edilmesi durumunda, bu eksiklikleri gösterir bir liste düzenlenir ve yüklenici tarafından bunların giderilmesi için gerekli bir süre belirlenir.

Sayıştay Temyiz Kurulunun 12.06.2012 tarih ve 35216 nolu kararına göre, muayene kabul komisyonunun geç oluşturulmuş olması idarenin kusurudur ve bundan dolayı ceza kesintisi yapılamaz ayrıca verilen süre içerisinde eksiklikler yerine getirilmişse yine herhangi bir müeyyide uygulanamaz.

“İdare kabul heyetini 28.10.2005 tarih ve 2203 sayılı olur ile gerçekleştirmiştir. Oluşturulan heyet 08.11.2005 tarihinde tutanak düzenlemek sureti ile eksikleri tespit etmiş ve 18.11.2005’e kadar süre vermiştir. Bayındırlık İşleri Genel Şartnamesinin yukarıda belirtilen 41. maddesi hükmüne göre; işin bitimi ile kabul heyetinin oluşturulması arasında geçen süre idareden kaynaklanmaktadır ve yüklenicinin bir kusuru yoktur. Yine anılan hükümde geçici kabul heyeti varsa keşif artışı ile yaptırılan işler de dâhil olmak üzere, kusur ve eksiklikleri tutanağa geçirerek bunlar için ek süre vereceği, eksiklikler bu sürede tamamlanamaz ise ceza uygulanacağı belirtilmektedir.

Bu nedenle geçici kabul komisyonu tarafından eksikliklerin giderilmesi için belirlenen 18.11.2005 tarihine kadar eksiklerin tamamlandığı anlaşıldığından, dilekçi iddialarının kabulü ile 1236 sayılı ilamın 1’inci maddesiyle toplam 3.318,5 YTL’ye tazmin hükmünün KALDIRILMASINA”

Kabul komisyonu tarafından belirlenen eksiklikler, belirlenen sürede yüklenici tarafından yerine getirilmezse, geçen her gün için sözleşmede yazan gecikme cezasının belli bir oranı tutarında ceza uygulanır. Burada dikkat edilmesi gereken iki konu vardır. Öncelikle, idare tarafından eksikliklerin giderilmesi için verilen süre zarfında yükleniciden gecikme cezası kesintisi kanaatimizce yapılmayacaktır. İşin süresi bitmiş dahi olsa, verilen bu sürede herhangi bir ceza uygulaması yoluna gidilmeyecektir. İkinci olarak da, kabul komisyonu tarafından verilen sürenin bitiminden itibaren kesilecek cezanın, sözleşmesinde yazan cezanın belli bir oranı olması gerektiğinden dolayı, kabul komisyonu tarafından tutulan eksik listesine kanaatimizce bu ceza oranının da eklenmesi gerekir. Bu oran % 100 belirlenebileceği gibi, % 10 olarak da belirlenebilir. Burada bir takdir hakkı vardır. Ancak, bu takdir hakkının kabul komisyonu tarafından eksikliklerin mahiyetine ve bu eksikliklerin hizmetin aksamasına ve idareye olan zararlarına bakılmak suretiyle kullanılması daha yerinde olacaktır.

Burada, işin kabule elverişli olup olmadığının tespitinin iki makam tarafından yerine getirildiğinin ve bu makamların uygulama sonuçlarının farklılığının altının çizilmesi gerekir. Kontrol teşkilatı işin kabule elverişli olduğunu ifade ederse, kabul komisyonu devreye girmekte olup, kontrol teşkilatı tarafından kabul teklif belgesi düzenlenmeyen hizmet alım ihalelerinde ortaya çıkan gecikmelerden dolayı sözleşmede yer alan ceza uygulanacaktır. Kontrol teşkilatı tarafından uygun görülen; ancak, kabul komisyonu tarafından uygun görülmeyen hallerde ise komisyon tarafından öngörülen ceza uygulanacak olup, sözleşmede yazan cezanın uygulanması yoluna gidilmeyecektir.

Kabul komisyonu tarafından eksikliklerin tespiti durumunda kabul tarihi bu eksikliklerin giderildiği tarihe kadar ertelenecektir.

HİGŞ’de kabul komisyonu tarafından tespit edilen eksikliklerin sözleşme süresi içerisinde yapılamaması, yani sözleşmede belirtilen sürenin geçmesi halinde, tespit edilen eksiklerin üçüncü kişilere yaptırılabileceği de hüküm altına alınmıştır. Neticede, yüklenici tarafından yapılan eksik hizmetlerin üçüncü kişilere yaptırılabilmesinin ön şartı, sözleşmede öngörülen sürenin geçmiş olmasıdır. Ancak, bu hak takdire bağlı olup, idare üçüncü kişilere yaptırmak yerine, aynı yükleniciyle de devam edebilir. Yani bu eksikliklerin giderilmesi için aynı yükleniciden talep de bulunabilir. Bu takdirde eksikler tamamlanıncaya kadar ceza uygulaması devam eder ve kabul tarihi ertelenir.

Burada uygulanacak olan ceza, yine sözleşmede yazan ceza olmayıp, kabul komisyonu tarafından sözleşmedeki cezanın bir oranı şeklinde tespit edilen ceza tutarıdır.

Kabul komisyonu, işin kabule elverişli bir halde tamamlandığı tarihi kabul tarihi olarak tutanağa bağlar. Burada esas unsur yüklenicinin idareye başvuru tarihi olup, idarede komisyonların görevlendirilmesinden, çalışma sürelerinden, yapılacak olan deneylerden, kontrol teşkilatı yazışmalarından kaynaklı ortaya çıkacak süre gecikmeleri bu tarihi etkilemeyecektir. Kural olarak dilekçelerin idareye verilmesiyle süre durmakta, usulüne göre yükleniciye tekrar tebligat yapıldığında süre tekrar işlemeye başlamaktadır.

Garanti dönemi olan işlerde ise muayene ve kabul komisyonu tarafından yapılan bu işler ve düzenlenen tutanak ön kabul olarak kabul edilir ve garanti dönemi sonunda kabul yapılır.

Kabul işlemlerinin neticesinde, yüklenici tarafından yapılan işleri -birim fiyat ihalelerde teklif mektubu eki cetvelde öngörülen iş kalemlerini gösterecek, götürü bedel ihalelerde ise gerçekleştirilen iş gruplarını yansıtacak- gösteren bir kabul belgesi düzenlenecektir.