Dönen Varlık Grubunda Sıklıkla Yapılan Muhasebe Hataları ve Sayıştay Mali Denetimi

Mali Yönetim Mali Yönetim ve Kontrol
Dönen Varlık Grubunda Sıklıkla Yapılan Muhasebe Hataları ve Sayıştay Mali Denetimi
Özeti :

Kamu idarelerinin hesap ve işlemleri ile mali rapor ve tablolarının güvenilirliği ve doğruluğu hakkında görüş bildirilmesi ile mali yönetim ve iç kontrol sistemlerinin değerlendirilmesine ilişkin yürütülecek çalışmalar mali denetimi içermektedir. Belediyeler de yapılan mali denetimler sonucu tespit edilen dönen varlıklar hesap grubunda sıklıkla yapılan temel muhasebe hatalarından kısaca bahsedilecektir.

  İhale ve mali konularda DANIŞMANLIK ve EĞİTİM talepleriniz için iletişime geçmek üzere lütfen TIKLAYINIZ

MAHALLİ İDARELERDE DÖNEN VARLIKLAR HESAP GRUBUNDA SIKLIKLA YAPILAN MUHASEBE HATALARI

 

1. DÖNEN VARLIKLAR

Dönen varlıklar ana hesap grubu, nakit olarak veznede veya bankada tutulan değerler ile normal koşullarda en fazla bir yıl veya faaliyet dönemi içinde paraya çevrilmesi, tüketilmesi veya tahsil edilmesi öngörülen varlık ve alacak unsurlarını kapsar.

Dönen varlıklar ana hesap grubu; hazır değerler, menkul kıymet ve varlıklar, faaliyet alacakları, kurum alacakları, diğer alacaklar, stoklar, ön ödemeler, gelecek aylara ait giderler ve gelir tahakkukları ile diğer dönen varlıklar hesap gruplarından oluşur.

 

HAZIR DEĞERLER HESAP GRUBUNDA YAPILAN MUHASEBE HATALARI

1.1.1. Nakit tahsilatların 100- Kasa hesabı ve 108-Diğer Hazır Değerler Hesabı kullanılmadan doğrudan 102-Bankalar Hesabına kaydedilmesi

Kurumda nakit tahsilatı yapan vezneler olmasına rağmen, bu tahsilatların 100- Kasa Hesabı ve 108- Diğer Hazır Değerler Hesabı ile ilişkilendirilmeksizin doğrudan 102- Banka Hesabı’na kaydedildiği tespit edilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin; 100-Kasa Hesabının niteliğine ilişkin 49 uncu maddesinin 1 inci fıkrasında:

“Bu hesap, muhasebe birimleri veznelerince kanuni dolaşım niteliğine sahip ulusal paraların alınması, verilmesi ve saklanmasına ilişkin işlemlerin izlenmesi için kullanılır.” hükmü,

100-Kasa Hesabının işleyişine ilişkin 51 inci maddesinde kasa hesabına ilişkin borç ve alacak kayıtları ile ilgili olarak, “Kasaya yatırılan tutarlar bu hesaba borç, ilgili hesaplara  alacak kaydedilir.

Kasa varlığından bankaya yatırılmak üzere gönderilen tutarlar 108- Diğer Hazır Değerler Hesabına  borç, 100-Kasa Hesabına alacak kaydedilir.” hükmü,

108-Diğer hazır değerler hesabının işlemlerine ilişkin 71 inci maddesinin 2 nci fıkrasında:

“Kasa fazlası paraların veznedarla bankaya gönderilmesi ve bu tutarların bankaca tahsil edildiğini gösteren banka hesap özet cetvelinin alınması üzerine bu hesap kullanılır.” hükmü,

108 Diğer hazır değerler hesabının işleyişine ilişkin 72 nci maddesinde: Diğer hazır değerler hesabına ait borç ve alacak kayıtları ile ilgili olarak, “Kasa varlığından bankaya yatırılmak üzere gönderilen tutarlar bu hesaba borç, 100-Kasa Hesabına alacak kaydedilir.”

“Kasa varlığından bankaya yatırılmak üzere gönderilen tutarlardan, bankaya yatırıldığı anlaşılanlar bu hesaba alacak, 102-Banka Hesabına borç kaydedilir.” hükmü, yer almaktadır.

Buna göre, kurum veznelerince tahsil edilen tutarların 100-Kasa Hesabına borç, ilgili hesaplara alacak, bu tutarlardan bankaya yatırılmak üzere gönderilen tutarların 108 Diğer Hazır Değerler Hesabına borç 100-Kasa Hesabına alacak, bankaya yatırılan tutarların 102-Banka Hesabına borç ve 108-Diğer Hazır Değerler Hesabına alacak kaydedilmesi gerekirdi.

Ancak kurum veznelerinde tahsil edilen paralar için 100-Kasa Hesabı ve 108-Diğer Hazır Değer Hesabı hiç kullanılmamakta ve veznelere yatırılan paralar doğrudan 102-Banka Hesabına borç kaydedilmekte, 100- Kasa hesabı ve 108-Diğer Hazır Değerler Hesabı kullanılmamaktadır.

Kurum veznelerince tahsil edilip bankaya yatırılacak tutarların 100-Kasa Hesabına borç, ilgili hesaplara alacak, bu tutarlardan bankaya yatırılmak üzere gönderilen tutarların 108-Diğer Hazır Değerler Hesabına borç, 100-Kasa Hesabına alacak, bankaya yatırılan tutarların 102-Banka Hesabına borç, 108-Diğer Hazır Değerler Hesabına alacak kaydedilmesi önerilir.

1.1.2. Bazı banka hesaplarının muhasebe kayıtlarında yer almaması

Kurum adına açılan ve hesap hareketleri olan banka hesaplarının muhasebe kayıtlarında izlenmediği tespit edilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 102-Banka Hesabı’nın niteliğini düzenleyen 55’inci maddesinde, “(1) Bu hesap, kurum adına bankaya yatırılan paralar  ve bankaya takas için verilen çeklerden, takas işlemi tamamlananlar ile düzenlenen çek ve gönderme emirlerinden ilgililerine ödendiği veya gönderildiği bildirilen çek ve gönderme emri tutarlarının kaydı için kullanılır.”

105-Döviz Hesabı Hesabın niteliği düzenleyen 64 üncü maddesinde, “(1) Bu hesap, kurum veznelerince tahsil edilen veya her ne şekilde olursa olsun banka hesaplarına intikal eden konvertibl döviz tutarları ile bunlardan yapılan ödeme, iade ve göndermelerin izlenmesi için kullanılır.” hükümleri yer almaktadır.

Mevzuat hükümleri gereğince, Kurum adına bankaya yatırılan paralar 102-Banka Hesabı’nda ve Kurum adına bankaya yatırılan konvertibl döviz tutarları 105- Döviz Hesabı’nda muhasebeleştirilmesi gerekmektedir.

Kurum muhasebe kayıtlarında 102-Banka Hesabı ve 105-Döviz Hesabı kullanılmaması, kurum mali tablolarında söz konusu tutarlar kadar hataya neden olmakta ve hesapta yer alan tutarların takibini zorlaştırmaktadır.

Kurum adına açılan ve aktif olan banka hesap hareketlerinin kurum muhasebe kayıtlarında izlenmesi için 102-Banka Hesabı’na kayıtların yapılması, Kurum banka hesaplarında görünen konvertibl dövizleri için 105 Döviz Hesabı Kurum muhasebe sisteminde açılarak gerekli kayıtların yapılması önerilir.

1.1.3. Kurumun haczedilemeyen gelirlerinin ayrı banka hesabında izlenmemesi

Kurumun proje karşılığı borçlanma yoluyla elde ettiği gelirleri, şartlı bağışları, kamu hizmetinde fiilen kullanılan malları ve belediye tarafından tahsil edilen vergi, resim ve harç gelirleri olarak sayılan mevzuata haczedilemeyen unsurlar için ayrı bir hesapta tutulmadığı tespit edilmiştir.

5393 Sayılı Belediye Kanunu'nun 15/son maddesinde; "Belediyenin kamu hizmetinde fiilen kullanılan malları ile, belediye tarafından tahsil edilen vergi, resim, harç gelirleri haczedilemez." düzenlemesine yer verilmiştir.

Ayrıca, 5779 Sayılı İl Özel İdarelerine Ve Belediyelere Genel Bütçe Vergi Gelirlerinden Pay Verilmesi Hakkında Kanun'un 7. maddesinde; “bu Kanunda, belediyelere, genel bütçe vergi gelirleri tahsilâtından ayrılacak paylar ile diğer kanunlarda verilmesi öngörülen payların vergi hükmünde olduğu” düzenlenmiştir.

Kurumun proje karşılığı borçlanma yoluyla elde ettiği gelirleri, şartlı bağışları, kamu hizmetinde fiilen kullanılan malları ve belediye tarafından tahsil edilen vergi, resim ve harç gelirleri mevzuata haczedilemeyen unsurlardır ve bunların ayrı bir hesapta tutulması gerekmektedir. Buna mukabil, söz konusu unsurların kurumca ayrı bir hesapta incelenmediği anlaşılmıştır.

Kurumda ayrı hesabın kullanılmaması sonucu hesap bu hali ile havuz hesabı niteliğine dönüşecek ve Hesabın sürekli işlem görüyor olması ve sürekli yatan ve çekilen paraların bulunması karşısında kalan bakiyenin vergi, resim ve harç gelirinden mi, yoksa haczi kabil paralardan mı oluştuğunun belirlenmesine imkân kalmayacak ve olası bir haciz durumunda kurumun tüm paralara el konulabilecektir.

Kurumun haczedilemeyen gelirlerden elde ettiği paraların ayrı banka hesabında izlenmesi önerilir.

1.1.4. Özel bankalarda tutulan mevduatların yasal süresinde kamu bankalarına aktarılmaması

Kuruma ait bazı özel bankalarda açılmış olan hesaplarda toplanan mevduatların yasal süresi içinde kamu bankasındaki hesaplara aktarılmadığı tespit edilmiştir.

4749 sayılı Kamu Finansmanı ve Borç Yönetiminin Düzenlenmesi Hakkında Kanunun 12 ve 16 ncı maddelerine dayanılarak hazırlanmış Kamu Haznedarlığı Genel Tebliği (2015)’ nin uygulama ve kullanılacak araçlar başlıklı 5 inci maddesinde aynen:

“ (3) 18/6/2011 tarihli ve 27968 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Genel Bütçe Kapsamındaki Kamu İdarelerinin Ödeme ve Tahsilat İşlemlerinin Elektronik Ortamda Gerçekleştirilmesine İlişkin Usul ve Esaslar hükümleri saklı kalmak kaydı ile kurumlar; faaliyetleri kapsamında yaptıracakları tahsilat ve ödeme işlemleri için yurt içinde yerleşik diğer bankaları ve Posta ve Telgraf Teşkilatı A.Ş.’yi de kullanabilir. Gerçekleştirilen tahsilat tutarlarının, özel kanunların verdiği yetki kapsamında yapılan düzenlemelerde yer alan hükümler saklı kalmak kaydı ile takip eden işgünü içinde; yurtiçinde yerleşik bankalar aracılığıyla kredi kartları ile yapılan tahsilatın ise azami 20 gün içerisinde ilgili kurumun kamu sermayeli bankadaki hesabına aktarılması zorunludur..” Hükmü yer almaktadır.

Mevzuata hükmüne göre özel bankalarda açılmış olan hesaplarda toplanan mevduatların yasal süresi içinde kamu bankasındaki hesaplara aktarılması gerekmektedir.

Ancak kurumun özel bankalarda açılmış olan hesaplarında toplanan mevduatların tebliğde belirtilen takip eden iş günü içinde kamu bankasındaki hesaplara aktarılmadığı anlaşılmıştır.

Özel bankalarda tutulan mevduatların yasal süresinde kamu bankalarına aktarılması hususunda daha dikkatli davranılması önerilmektedir.

1.1.5. Vadeli mevduat hesabına işletilen faiz oranının, piyasada oluşan benzer vadedeki DİBS faiz oranından daha düşük olması

Kurumun vadeli hesabında yer alan tutar için uygulanan faiz oranı, benzer vadedeki DİBS faiz oranından daha düşük olduğu tespit edilmiştir.

Kamu kurum, kurul, üst kurul, kuruluş ve idarelerine, özel kanunların verdiği izne dayanılarak veya uygulamadan doğan zorunluluklar nedeniyle yurtiçinde yerleşik diğer bankalardan da bankacılık hizmeti alabilmelerine olanak sağlayan düzenleme, 4749 sayılı Kamu Finansmanı ve Borç Yönetiminin Düzenlenmesi Hakkında Kanunun 12 ve 16 ncı maddelerine dayanılarak hazırlanan Kamu Haznedarlığı Genel Tebliğleridir.

Kamu Haznedarlığı Genel Tebliği (2015) ’nin “Kaynakların değerlendirilmesi ve nemalandırma” başlıklı 6 inci maddesinde;                                                            

“(1) Kurumlar kısa vadeli kaynaklarını, vadesiz ve/veya vadeli mevduat, özel cari hesap ve/veya katılma hesabı ile repo/ters repo araçlarını kullanarak değerlendirir. Kısa vadeli kaynaklar için uygulanacak vadeli mevduat faiz oranı ve katılma hesabı getiri oranı, TCMB tarafından haftalık olarak en son açıklanan, bankalarca TL üzerinden 1 aya kadar vadeli olarak açılan mevduatlara uygulanan ağırlıklı ortalama faiz oranının;

a) Gecelik vade açılması halinde % 70’inden,

b) 7 güne kadar vade açılması halinde % 80’inden,

c) 8 günden 30 güne kadar vade açılması halinde % 90’ından,düşük olamaz.

(2) Kurumlar uzun vadeli kaynaklarını, vadeli mevduat, katılma hesabı ve 5 inci maddenin ikinci fıkrasının (c) ve (ç) bentlerindeki araçları kullanarak değerlendirir. Vadeli mevduat faiz oranı ve katılma hesabı getirileri piyasada oluşan benzer vadedeki DİBS faiz oranından daha düşük olamaz. Vadeli mevduat faiz oranı ve katılma hesabı getiri oranlarına ilişkin gösterge oranın hesaplama formülü Ek-1’de yer almaktadır.

(3) Vadeli mevduat faiz oranlarının ve katılma hesabı getiri oranlarının birinci ve ikinci fıkrada belirtilen oranlardan düşük olması halinde mali kaynaklar, 5 inci maddenin ikinci fıkrasının (c) ve (ç) bentleri kapsamında değerlendirilebilir.” Denilmektedir.

Bu Tebliğ kapsamında yer alan tüm kurum, kuruluş ve idarelerin yetkilileri ve muhasebe yetkilileri bu Tebliğ hükümlerini yerine getirmekle mükellef olup, Tebliğ hükümlerine aykırılık sebebi ile ortaya çıkabilecek zararlardan şahsen ve müteselsilen sorumludurlar. Vadeli mevduat için alınan faiz oranı, benzer vadedeki DİBS için piyasada oluşan faiz oranından daha düşük olamaz hükmü çerçevesinde kurumun vadeli hesabına işletilen faiz oranının DİBS için piyasada oluşan faiz oranından fazla olması gerekmektedir.

Kurum faiz kayıtlarına bakıldığında aylık vadeli mevduatın hesabına işletilen faiz oranın tebliğin ekinde yar alan ve hazine müsteşarlığının internet sitesinde yer alan benzer vadedeki DİBS için piyasada oluşan faiz oranından daha düşük olmuştur. Bu durum faiz gelirinin daha az elde edilmesine neden olduğu anlaşılmıştır.

Kurum yetkililerinin, kurumun vadeli hesabında yer alan tutar için uygulanan faiz oranının mevzuatta öngörülen orandan daha düşük olmaması konusunda dikkat etmesi önerilir.

1.1.6. 102-Banka Hesabından, 103-Verilen Çekler Ve Gönderme Emirleri Hesabı çalıştırılmadan çıkış yapılması

Kurumda 102-Banka Hesabına, 103-Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı borçlandırılmadan alacak kaydı yapıldığı tespit edilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 55, 56 ve 57 inci maddelerinde 102-Bankalar Hesabının niteliği, hesaba ilişkin işlemler ve hesabın işleyişi, 58, 59 ve 60 ıncı maddelerinde ise 103-Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabının niteliği, hesaba ilişkin işlemler ve hesabın işleyişi düzenlenmiştir.

Adı geçen yönetmeliğin “Hesabın işleyişi” başlıklı 60’ıncı maddesinde:

Verilen çekler ve gönderme emirleri hesabına ilişkin alacak ve borç kayıtları aşağıda gösterilmiştir.

a) Alacak

1- Bankadan yaptırılacak ödeme veya göndermeler için düzenlenen çek veya gönderme emri tutarları bu hesaba alacak, ilgili hesap veya hesaplara borç kaydedilir.

2- Kasa ihtiyacı için veznedar adına düzenlenen çek tutarları bu hesaba alacak, 108-Diğer Hazır Değerler Hesabına borç kaydedilir.

b) Borç

Düzenlenen çek ve gönderme emirlerinden, muhasebe birimlerine gönderilen banka hesap özet cetvelleriyle, bankaca hak sahiplerine ödendiği veya ilgili yerlere gönderildiği bildirilen paralar bu hesaba borç, 102-Banka Hesabına alacak kaydedilir.” Hükümleri yer almaktadır.

Bu maddeler doğrultusunda, kurumda 102-Banka hesabından bir çıkış olabilmesi için ilgili muhasebe birimince çek veya gönderme emri düzenlenmesi gerekmektedir. Bir başka ifadeyle 102- Banka hesabına yapılacak alacak kaydına eşit tutarda 103- Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı borçlandırılmalıdır. Bunun doğal sonucu olarak da 102- Banka Hesabının alacak bakiyesi 103-Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabının borç bakiyesine her zaman eşit olmalıdır.

Ancak kurumda 102-Banka Hesabına, 103-Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı borçlandırılmadan alacak kaydı yapılması sonucu, 102-Banka Hesabının alacak bakiyesi 103-Gönderme Emirleri Hesabının borç bakiyesinden fazla olduğu anlaşılmıştır.

Bankadan yapılacak tüm çıkışlar için çek veya gönderme emri düzenlenmesi, muhasebe kaydında 103-Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri hesabının kullanılması önerilmektedir.

1.1.7. 104-Proje Özel Hesabının kullanılmaması

Kurumda, proje karşılığı dış finansman kaynağından alınan tutarların izlendiği 410-Dış Mali Borçlar Hesabının kullanılmasına karşın, 104-Proje Kredileri Hesabının kullanılmadığı tespit edilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 61, 62 ve 63 üncü maddelerinde 104-Dış Proje Kredileri Hesabının niteliği, hesaba ilişkin işlemler ve hesabın işleyişi düzenlenmiştir.

Bu maddelere göre; 104- Dış Proje Özel Hesabı, dış finansman kaynağından dış proje kredisi olarak, kurum adına T.C. Merkez Bankası veya uygun görülen diğer bankalar nezdinde açılan özel hesaplara aktarılan tutarlar, bu tutarlardan yapılan giderler, verilen avanslar, açtırılan akreditifler ile avans ve akreditiflerden nakden geri alınanların ve hesap bakiyesinin değerlemesi sonucu ortaya çıkan kur farklarının izlenmesi için kullanılır.

Kanunların verdiği yetkiye dayanılarak kurumun herhangi bir dış finansman kaynağından, belirli bir geri ödeme planına göre geri ödenmek üzere sağlanan dış borç anaparaları ile ana paraya eklenen kur farklarının izlenmesi için kullanılan 410- Dış Mali Borçlar hesabı mizanda var iken ve dış proje kredileri bu hesapta kayıtlı iken 104- Dış Proje Özel Hesabının kullanılmaması Yönetmeliğe aykırıdır.

Yukarıda da belirtildiği üzere dış proje kredilerinin, 104- Proje özel hesabında kayıt altına alınarak izlenmesi gerekmektedir. Fakat kurumda bu kredilerin doğrudan banka hesabında izlendiği görülmüştür.

Kurumun, proje karşılığı alınan finansmanın izlenmesi ve hesabın kullanılmaması sonucu kurum mali tablolarında hataya sebep olunmaması için, 104-Proje Kredileri Hesabının da kullanılması önerilir.

1.1.8. 109- Banka Kredi Kartlarından Alacaklar Hesabının kullanılmaması

Kurumun, kredi kartları ile tahsilât yapmasına rağmen 109-Banka Kredi Kartlarından Alacaklar Hesabının kullanmadığı tespit edilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'nin "109 Banka Kredi Kartlarından Alacaklar Hesabı" başlığı altında yer alan, "Hesabın Niteliği" alt başlıklı 73 üncü maddesinin birinci fıkrasında;

"Bu hesap, banka kredi kartlarıyla yapılan tahsilat ve bunlara ilişkin olarak yapılan

mahsup ve iade işlemlerinin izlenmesi için kullanılır." hükmü, aynı Yönetmeliğin aynı başlığı altında yer alan "Hesabın İşleyişi" alt başlıklı 74 üncü maddesinde; "(1) Banka kredi kartlarından alacaklar hesabına ait borç ve alacak kayıtları aşağıda gösterilmiştir.

a) Borç

Banka kredi kartıyla yapılan tahsilatlar bir taraftan bu hesaba borç, 600- Gelirler Hesabı veya ilgili diğer hesaplara alacak; diğer taraftan gelir kaydedilen tutarlar 805- Gelir Yansıtma Hesabına borç, 800-Bütçe Gelirleri Hesabına alacak kaydedilir.

b) Alacak

1 - Banka kredi kartıyla yapılan tahsilatlar nedeniyle kurumun banka hesabına aktarılan tutarlar bu hesaba alacak, 102-Banka Hesabına borç kaydedilir.

2 - Banka kredi kartıyla yapılan tahsilatlardan iptal edilenlere ilişkin tutarlar bu hesaba alacak, ilgili hesaplara borç kaydedilir." hükmü yer almaktadır.

Madde hükümlerine göre; kredi kartı ile yapılan tahsilatların önce 109 no’lu hesaba borç ve diğer ilgili hesaplara alacak; banka kredi kartıyla yapılan tahsilatların kurumun banka hesabına aktarılması sırasında da ilgili tutarlar bu hesaba alacak, 102-Banka Hesabına borç kaydedilmelidir.

Ancak kurumda çeşitli vergi, harçlar ve diğer ödemelerin tahsili için mükellefe kredi kartı ile ödeme imkanı sağlanmış ancak yapılan tahsilatlar yönetmelikte belitilen maddelere uygun bir şekilde ilgili hesapta kullanılmamıştır.

Kredi kartlarından yapılan tahsilâtların tamamının, 109- Banka Kredi Kartlarından Alacaklar Hesabına kaydedilerek mali tablolara yansıtılması önerilir.

 

FAALİYET ALACAKLARI HESAP GRUBUNDA YAPILAN MUHASEBE HATALARI

1.2.1. Vadesi bir yılın altına inen alacakların 120-Gelirlerden Alacaklar Hesabına aktarılmaması

Kurumda vadesi bir yılın altına inen alacakların, dönem sonunda 220-Gelirlerden Alacaklar Hesabından 120-Gelirlerden Alacaklar Hesabına aktarılmadığı tespit edilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “120 Gelirlerden Alacaklar Hesabı” başlıklı 82’ nci maddesinde aynen;

“(1) Bu hesap, mevzuatı gereğince tahakkuk ettirilen faaliyet  alacakları ile duran varlıklar ana hesap grubu içerisindeki gelirlerden alacaklar hesabında kayıtlı tutarlardan dönem sonunda vadesi bir yılın altına inenler ve  bunlardan yapılan tahsilat ve terkinlerin izlenmesi için kullanılır.” denilmektedir.

Aynı Yönetmeliğin 220 Gelirlerden Alacaklar Hesabının işleyişini düzenleyen 149’uncu maddesinde aynen:

“ b) Alacak

1 - Bu hesapta kayıtlı tutarlardan dönem sonunda vadesi bir yılın altına inenler bu hesaba alacak 120-Gelirlerden Alacaklar Hesabı Hesabına borç kaydedilir.” denilmektedir.

Mevzuat uyarınca, 220- Gelirlerden Alacaklar Hesabında kayıtlı tutarlardan dönem sonunda vadesi bir yılın altına inenlerin, bu hesaba alacak ve 120-Gelirlerden Alacaklar Hesabı Hesabına borç kaydedilmesi gerekmektedir.

Ancak kurumda, vadesi bir yılın altına düşen alacakların dönem sonunda, 220- Gelirlerden Alacaklar Hesabından, 120- Gelirlerden Alacaklar Hesabına aktarılmadığı anlaşılmıştır.

Vadesi bir yılın altına düşen alacakların dönem sonunda 220- Gelirlerden Alacaklar Hesabından, 120- Gelirlerden Alacaklar Hesabına aktarılması önerilir.

1.2.2. Tahsil edilmeyen alacakların 121-Gelirlerden Takipli Alacaklar Hesabına aktarılmaması

Kurumda mali yıl sonuna kadar tahsil edilmeyen alacakların, 120-Gelirlerden Alacaklar Hesabından 121-Gelirlerden Takipli Alacaklar Hesabına aktarılmadığı tespit edilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “120 Gelirlerden Alacaklar Hesabına” ilişkin 82-84 arasındaki maddeleri ile “121 Gelirlerden Takipli Alacaklar Hesabına” ilişkin 85-87 arasındaki maddeleri uyarınca, “ilgili servislerden yıl içerisinde takibat servisine devredilen gelirlerden alacaklar 120 Gelirlerden Alacaklar Hesabına alacak, 121-Gelirlerden Takipli Alacaklar Hesabına borç, 120 Gelirlerden Alacaklar Hesabında kayıtlı tutarlardan mali yıl sonuna kadar tahsili gerekenlerden tahsil edilemeyen tutarların, mali yıl sonunda takibat servisine devredilerek bu hesaba alacak, 121-Gelirlerden Takipli Alacaklar Hesabına borç” kaydedilmesi gerekmektedir.

Ancak kurumda ilgili birimlerden yıl içerisinde takibat servisine devredilen veya devredilmesi gereken gelirlerden alacaklar ile 120-Gelirlerden Alacaklar Hesabında kayıtlı tutarlardan mali yıl sonuna kadar tahsili gerekenlerden tahsil edilemeyen tutarların bir kısmının 121-Gelirlerden Takipli Alacaklar Hesabına aktarılmadığı anlaşılmıştır.

Vadesinde ödenmeyerek gerekli takibat başlatılan tahakkuklu alacakların ilgili birimler tarafından bildirilmesi ve bu tip alacakların 120-Gelirlerden Alacaklar Hesabından 121-Gelirlerden Takipli Alacaklar Hesabına aktarılması önerilir.

1.2.3. Af kanunları kanun kapsamındaki alacakların 122/222 Gelirlerden Tecilli Ve Tehirli Alacaklar Hesabında izlenmemesi

Kurumda 6111 sayılı kanun kapsamındaki alacakların olmasına rağmen bu alacakların, 122-Gelirlerden Tecilli Ve Tehirli Alacaklar hesabı veya 222-Gelirlerden Tecilli Ve Tehirli Alacaklar Hesaplarında izlenmediği tespit edilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 122-Gelirlerden Tecilli ve Tehirli Alacaklar Hesabı başlıklı 88’ inci maddesinde aynen:

“(1) Bu hesap, mevzuatı gereğince gelirlerden alacaklar hesabı veya gelirlerden takipli alacaklar hesabında kayıtlı tutarlardan içinde bulunulan mali yıl sonunu geçmeyen bir süre ile tecil veya tehir edilen tutarlar ile duran varlıklar ana hesap grubundaki gelirlerden tecilli ve tehirli alacaklar hesabında kayıtlı tutarlardan dönem sonunda tecil ve tehir süresi bir yılın altına inen tutarlar ile bunlardan tahsil edilen veya takibe alınan tutarların izlenmesi için kullanılır .” denilmektedir.

Aynı Yönetmeliğin Hesabın İşleyişi başlıklı 90’ ıncı maddesinde aynen: “(1) Gelirlerden tecilli ve tehirli alacaklar hesabına ilişkin borç ve alacak kayıtları aşağıda gösterilmiştir.

a) Borç

1 - Gelirlerden alacaklar hesabı veya gelirlerden takipli alacak hesabında kayıtlı tutarlardan içinde bulunulan mali yıl sonunu geçmeyen bir süre ile tecil ve tehir edilen tutarlar bu hesaba borç, ilgisine göre 120-Gelirlerden Alacaklar Hesabı veya 121-Gelirlerden Takipli Alacaklar Hesabına alacak kaydedilir.

2 - Duran varlıklar ana hesap grubu içindeki gelirlerden tecilli ve tehirli alacaklar hesabında kayıtlı tutarlardan dönem sonunda tecil süresi bir yılın altına inenler bu hesaba borç, duran varlıklar ana hesap grubu içindeki 222-Gelirlerden Tecilli ve Tehirli Alacaklar Hesabına alacak kaydedilir.

b) Alacak

1 - Bu hesapta kayıtlı alacaklardan, nakden veya mahsuben yapılan tahsilat bir taraftan bu hesaba alacak, ilgili hesaplara borç; diğer taraftan 800- Bütçe Gelirleri Hesabına alacak 805-Gelir Yansıtma Hesabına borç kaydedilir

2 - Bu hesapta kayıtlı alacaklardan, tecil ve tehiri kaldırılanlar bu hesaba alacak, ilgisine göre 120-Gelirlerden Alacaklar Hesabı veya 121-Gelirlerden Takipli Alacaklar Hesabına borç kaydedilir.” denilmektedir.

Kurumun 6111 sayılı Bazı Alacakların Yeniden Yapılandırılması Hakkında Kanun kapsamında tecil ettiği alacakları, ödeme zamanına göre; 122-Gelirlerden Tecilli ve Tehirli Alacaklar hesabı veya 222-Gelirlerden Tecilli ve Tehirli Alacaklar Hesaplarında izlenmesi gerektiği halde, 120- Gelirlerden Alacaklar hesabında izlenerek mevzuata aykırılık işlem tesis edildiği anlaşılmıştır.

6111 Sayılı Kanun kapsamındaki alacakların, ödeme dönemine göre 122- Gelirlerden Tecilli ve Tehirli Alacaklar Hesabı ve/veya 222- Gelirlerden Tecilli ve Tehirli Alacaklar Hesaplarında izlenmesi önerilir.

1.2.4. 126-Verilen Depozito ve Teminatlar Hesabının kullanılmaması

Kurumda ödenen güvence bedelleri ve depozitoların 126-Verilen Depozito ve Teminatlar Hesabında izlenmediği tespit edilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin hesabın niteliği başlıklı 91’inci maddesinde, “126-Verilen Depozito ve Teminatlar Hesabı, kurumca bir işin yapılmasının üstlenilmesi veya bir sözleşmenin ya da diğer işlemlerin karşılığı olarak geri alınmak üzere diğer kamu idareleri veya kişilere verilen depozito ve teminat niteliğindeki değerlerin izlenmesi için kullanılır” olarak ifade edilmiştir. Yönetmeliğin hesabın işleyişi başlıklı 92’inci maddesine göre de borç alacak kayıtları yapılması gerekmektedir.

Mevzuat hükmünden anlaşılacağı üzere kurumca bir işin yapılmasının üstlenilmesi veya bir sözleşmenin ya da diğer işlemlerin karşılığı olarak geri alınmak üzere diğer kamu idareleri veya kişilere verilen depozito ve teminat niteliğindeki değerlerin 126 Verilen Depozito ve Teminatlar Hesabında izlenmesi gerekmektedir.

Ancak kurumda ödenen güvence bedelleri ve depozitoların izlenmesi için kullanılan 126-Verilen Depozito ve Teminatlar Hesabının hiç kullanılmadığı anlaşılmıştır.

Kurumda ödenen güvence bedelleri ve depozitoların 126-Verilen Depozito ve Teminatlar Hesabında izlenmesi önerilir.

1.2.5. 127-Diğer Faaliyet Alacakları Hesabının kullanılmaması

Kurumda satılan arsalardan bedeli taksitler halinde yılı içinde tahsil edilecek alacaklar olmasına rağmen 127-Diğer Faaliyet Alacakları Hesabında izlenmediği tespit edilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 127-Diğer Faaliyet Alacakları Hesabı başlıklı 92/A maddesinde aynen;

“Diğer faaliyet alacakları hesabı, mahalli idarelere ait maddi duran varlıkların taksitli satılması durumunda ortaya çıkan alacaklar ile yukarıdaki hesapların kapsamına girmeyen diğer çeşitli faaliyet alacaklarının izlenmesi için kullanılır. ’’ denilmektedir.

Aynı yönetmeliğin hesaba ilişkin işlemler başlıklı 92/B maddesinde5 aynen;

“(1) Maddi duran varlıkların taksitli satılması durumunda ortaya çıkan alacaklar ile diğer faaliyet alacaklarından faaliyet dönemi içinde tahsili gereken tutarlar bu hesaba, içinde bulunulan dönemi takip eden dönemlerde tahsili gereken tutarlar ise duran varlıklar ana hesap grubunda yer alan diğer faaliyet alacakları hesabına kaydedilerek izlenir.

(2) Duran varlıklar ana hesap grubunda yer alan diğer faaliyet alacakları hesabında kayıtlı tutarlardan, dönem sonlarında vadesi bir yılın altına inenler bu hesaba aktarılır.’’ Denilmektedir.

Bu bağlamda yapılan incelemede, satılan arsalardan bedeli taksitler halinde yılı içinde tahsil edilecek alacaklar olmasına rağmen, 127-Diğer Faaliyet Alacakları Hesabının kullanılmadığı anlaşılmıştır.

Maddi duran varlıkların taksitli satılması durumunda ortaya çıkan ve faaliyet döneminde tahsil edilecek olan tutarlar 127-Diğer Faaliyet Alacakları Hesabına kaydedilmesi önerilir.

 

DİĞER ALACAKLAR HESAP GRUBUNDA YAPILAN MUHASEBE HATALARI

1.3.1. Kişilerden Alacaklar Hesabında yer alan tutarlar için faiz işletilmemesi

Kurumda 140-Kişilerden Alacaklar Hesabı’na kayıtlı tutarlar, Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre takip ve tahsil edilmemiştir.

Mahalli İdareler Bütçe Ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Hesaba ilişkin işlemler” başlıklı 100 üncü maddesinde 140 Kişilerden Alacaklar Hesabına kayıtlı alacakların faizine ilişkin işlemler yer almaktadır.

Buna göre; kurum Kişilerde Alacaklar hesabında yer alan tutarların nevine göre yönetmeliğin ilgili maddesinde belirtilen faiz ve başlangıç ile ilgili hükümleri uygulanması gerekmektedir.

Kurum’da 140-Kişilerden Alacaklar Hesabı mevzuatta tanımlandığı şekliyle kullanılmamakta, takip ve tahsil usullerine uyulmamakta, hesaba alınan tutarlar için “gecikme faizi” hesaplanmamaktadır.

140-Kişilerden Alacaklar Hesabı’na ait faiz işlemlerinin yapılmaması, eksik gelir tahsilatına oluşturmakla birlikte, mali tablolarının doğruluğu ve güvenilirliğini olumsuz yönde etkilemekte ve mali tabloların gerçek durum hakkında hatalı bilgiler üretmesine sebep olmaktadır.

Kişilerden Alacaklar Hesabı’na kayıtlı tutarlar için ilgili yönetmelik hükümlerine göre faiz işletilmesi önerilir.

 

STOKLAR HESAP GRUBUNDA YAPILAN MUHASEBE HATALARI

1.4.1. İlk Madde Ve Malzeme Hesabının kullanılmaması

Kurumda 150- İlk Madde Ve Malzeme Hesabının kullanılmadığı tespit edilmiştir.

5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 44 üncü maddesine istinaden, 28.12.2006 tarih ve 2006/11545 sayılı Bakanlar Kurulu kararı ile yürürlüğe giren Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 15 inci maddesinde “Satın Alınan Taşınırların Giriş İşlemleri” ayrıntılı bir şekilde düzenlenmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe Ve Muhasebe Yönetmeliğinin 102, 103, 104 ve 105 maddelerinde ise 15-Stoklar Hesabı ile 150- İlk Madde ve Malzeme Hesabının işleyişi ve niteliği ayrıntılı olarak düzenlenmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği gereği, taşınır işlem fişlerinin muhasebe birimine gönderilmesi, muhasebe birimlerince de ilgili hesaplara kaydedilmesi gerekmektedir.

Satın alma suretiyle elde edilen stokların giriş işlemleri için düzenlenen Taşınır İşlem Fişlerinin bir nüshası ödeme ekin de olmalıdır. Bu çerçevede 15- Stoklar Hesap grubundaki hesapları kullanılmalıdır. Faaliyet gösteren bir idarenin, stoklarında bulunmasa bile, en azından kırtasiye malzemesi kullanması gerektiği dikkate alınırsa, bu grupta yer alan 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabının da faal olan her idarede mutlaka kullanılması gerekmektedir.

Kurumda 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabı’na kaydedilmesi gereken Mal ve malzeme satın alınıp tüketilmesine rağmen, bu satın alma ve tüketim muhasebe kayıtlarına alınmamakta, satın alınan mal ve malzemenin giriş kaydı ve kullanılması sonucu tüketim (çıkış) kaydı yapılmamaktadır.

Bu durumun tabii sonucu olarak, 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabı hiç kullanılmaması, bu hesap yerine Mal ve malzeme satın alındığı sırada henüz kullanılmadan direkt gider yapılarak 630-Gider Hesabına kaydedilmesi, mali tablolarının doğruluğu ve güvenilirliğini olumsuz yönde etkilemekte, mali tabloların gerçek durum hakkında hatalı bilgiler üretmesine sebep olmaktadır.

1.4.2. 150-İlk madde ve malzemeler hesabına yapılan taşınır kayıtlarında maliyet bedellerinin esas alınmaması

Kurumda, 150-İlk madde ve malzemeler hesabına yapılan taşınır kayıtlarında İlk madde ve malzemelerin maliyet bedelleri esas alınmadığı tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Kayıt zamanı, kayıt değeri ve değer tespit komisyonu” başlıklı 13’üncü maddesinin 2/a no’lu bendinde; “Satın alma suretiyle edinilen taşınırların maliyet bedeli ile kaydedileceği”, 4 no’lu bendinde ise, “Satın alma suretiyle edinilen taşınırların maliyet bedelinin tespitinde, GYMY’nin ilgili hükümlerinin uygulanacağı” açıkça belirtilmiştir.

Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde ise, Maliyet bedeli; “Bir varlığın satın alınması, üretilmesi veya değerinin artırılması için yapılan harcamalar veya verilen kıymetlerin toplamı” olarak tanımlanmıştır.

Aynı Yönetmeliğin “Mali olmayan varlıklar ve sınıflandırılması” başlıklı 23’üncü maddesinin 2’nci fıkrasında;

Stoklar, maliyet bedeliyle ilgili stok hesaplarına kaydedilir. Maliyet bedeli, stokların depolanacağı yere kadar getirilmesi için yapılan bütün giderleri kapsar. Kullanıldıklarında veya tüketildiklerinde gider hesabına, satıldıklarında ise ilgili varlık hesaplarına kaydedilerek stok hesaplarından düşülür.” hükümleri yer almaktadır.

Yukarıda yer alan yönetmelik hükümlerinden de anlaşılacağı üzere 150 İlk Madde ve Malzeme alımlarında, malzemelerin giriş taşınır kaydı maliyet bedelleri üzerinden yapılmalıdır. Maliyet bedeli ise malzemelerin depolanacağı yere kadar getirilmesi için yapılan sigorta, nakliye, vergi, resim, harç vb. bütün doğrudan giderleri kapsar. Dolayısıyla söz konusu malzemeler satın alınırken ödenen KDV’de maliyet bedeline dahil edilmeli, ilgili taşınırların kaydı bu bedel üzerinden yapılmalıdır. Bunun istisnası ise Kurumun KDV mükellefi olduğu hizmet alanlarıdır. Bu hizmet alanlarında yapılan alımlarda, KDV maliyet bedeline dahil edilmeyecek, böylece tahsil edilen KDV indirime tabi tutulabilecektir.

Kurumun yıl içinde yapılan tüm tüketim malzemeleri alımlarında (KDV mükellefi olduğu hizmet alanı olsun veya olmasın), tüketim malzemelerinin taşınır kayıtları KDV dahil edilmeksizin gerçekleştirilmiş, yönetmelik hükümlerine aykırı davranılmıştır.

1.4.3. Tüketilen ilk madde ve malzemelere ilişkin muhasebe kayıtlarının süresi içinde yapılmaması

Kurumda 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabında izlenen tüketim malzemelerinden kullanılmış olanların muhasebe kayıtlarından çıkışlarının yılsonunda topluca yapıldığı tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi ” başlıklı 30 uncu maddesinde aynen;

“150-İlk Madde ve Malzeme Hesabında izlenen tüketim malzemelerinden kullanılmış olanların, muhasebeleştirme işlemleri kullanıma ilişkin taşınır işlem fişleri yerine genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerde üç aylık dönemler itibarıyla, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede taşınır işlem fişlerindeki çıkışları gösteren onaylı bir liste ile en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebeleştirilmesi zorunludur” hükmüne yer verilmiştir.

150-İlk Madde ve Malzeme Hesabında izlenen tüketim malzemelerinden kullanılmış olanların muhasebe işlemleri, kullanımına ilişkin taşınır işlem fişleri 3 aylık dönemler itibariyle taşınır işlem fişlerindeki çıkışları gösteren onaylı liste en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebeleştirilmesi gerekirken, süre şartları dikkate alınmaksızın hesaptan yılsonunda toplu halde çıkışlar yapılmıştır.

Kurumda yıl içinde mal ve malzemesi tüketilmesine rağmen, bu tüketim muhasebe kayıtlarına alınmamakta, tüketim (çıkış) kaydı sadece yılsonunda yapılmaktadır. Bu durumun tabii sonucu olarak, yılın herhangi bir gününde; gerçekte depoda / ambarda tüketim mal ve malzemesi olmamasına rağmen, 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabı kayıtlarında, tüketime hazır mal ve malzeme görünmektedir.

1.4.4. 157-Diğer Stoklar Hesabının kullanılmaması

Kurumda mal ve mazlzemelerin hurdaya ayrılması aşamasında ve/veya hurdaya ayrılmış olanların satılması aşamalarında 157–Diğer Stoklar Hesabının kullanılmadığı tespit edilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 157-Diğer Stoklar Hesabına ait işlemlerin anlatılmış olduğu “Hesabın Niteliği” başlıklı 108 inci ve “Hesabın İşleyişi” başlıklı 109 uncu maddeleri gereği; “mal ve malzemelerin hurdaya ayrılması ve satışı aşamalarında 157-Diğer Stoklar hesabının ilgisine göre borç ve alacak olarak çalıştırılması” gerekmektedir.

Bu durum da, hurdaya ayrılmasına karar verilen mal ve malzeme değeri 157- Diğer Stoklar Hesabına borç, 150- İlk Madde ve Malzeme hesabına alacak yazılmalıdır.

Ancak kurumda mal ve mazlzemelerin hurdaya ayrılması aşamasında ve/veya hurdaya ayrılmış olanların satılması aşamalarında 157–Diğer Stoklar Hesabının hiç kullanılmadığı anlaşılmıştır.

 

ÖN ÖDEMELER HESAP GRUBUNDA YAPILAN MUHASEBE HATALARI

1.5.1. Ön ödeme artığının son harcama tarihini takip eden 3 iş günü içerisinde iade edilmemesi

Kurumda verilen iş avanslarında iş tamamlandıktan sonra, son harcama tarihini takip eden 3 iş günü içerisinde ön ödeme artığının iade edilmediği tespit edilmiştir.

Ön ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin “Ön ödemelerde mahsup süresi ve sorumluluk” başlıklı 11 inci maddesinde aynen; “Her mutemet ön ödemelerden harcadığı tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri, ilgili kanunlarında ayrıca belirtilmemiş olması halinde avanslarda bir ay, kredilerde ise üç ay içinde muhasebe yetkilisine vermek ve artan tutarı iade ederek hesabını kapatmakla yükümlüdür.

Mutemet, işin tamamlanmasından sonra, yukarıdaki bir ve üç aylık sürelerin bitimini beklemeden, son harcama tarihini takip eden üç iş günü içinde ön ödeme artığını iade etmek ve süresinde mahsubunu yaparak hesabını kapatmak zorundadır.” denilmektedir.

Kurumda iş tamamlandıktan sonra, verilen avansdan kalan söz konusu ödeme artıklarının mevzuatta belirtilen sürede iade edilmeyerek avansın kapatılması için 1 aylık mahsup süresinin beklendiği anlaşılmıştır.

1.5.2. Bazı iş avanslarının süresi içinde kapatılmaması

Kurumda mevzuatı gereğince bütçedeki ödeneğine dayanılarak verilen bazı iş avansları mevzuatın öngördüğü sürede mahsup edilmemiş- kapatılmamıştır.

5018 sayılı Kamu Mali ve Kontrol Kanunun “Ön Ödeme” başlıklı 35 inci maddesinde; “Harcama yetkilisinin uygun görmesi ve karşılığı ödeneğin saklı tutulması kaydıyla, ilgili kanunlarda öngörülen haller ile gerçekleştirme işlemlerinin tamamlanması beklenilemeyecek ivedi veya zorunlu giderler için avans vermek veya kredi açmak suretiyle ön ödeme yapılabilir. Verilecek avansın üst sınırları merkezî yönetim bütçe kanununda gösterilir.

Her mutemet ön ödemelerden harcadığı tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri, ilgili kanunlarında belirtilmemiş olması halinde avanslarda bir ay, kredilerde üç ay içinde muhasebe yetkilisine vermek ve artan tutarı iade etmekle yükümlüdür. Süresi içerisinde mahsup edilmeyen avanslar hakkında 21/07/1953 tarihli ve 6183 sayılı Kanun hükümleri uygulanır.” denilmektedir.

Ön ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin “Ön ödemelerde mahsup süresi ve sorumluluk” başlıklı maddesinde de avans mahsubu ile ilgili işlemlerden bahsedilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 160- İş Avans ve Krediler Hesabına ilişkin işlemleri düzenleyen 112-3 nci maddesinde; “Avansların mahsubunu;

“Her mutemet aldığı avanstan harcadığı tutarlara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri avansın verildiği tarihten itibaren en çok bir ay içinde vermek ve artan parayı iade etmekle yükümlüdür. Mutemet işin tamamlanmasından sonra bir aylık sürenin bitimini beklemeksizin avans artığını iade etmek ve hesabını kapatmak zorundadır.” Şeklinde düzenlemiştir.

Mevzuata göre alınan iş avansının bir ay içerisinde kapatılması gerekmektedir. Fakat kurumda verilen iş avanslarının incelenmesinde bazı avanslarının 1 ayı aşan tarihlerde kapatıldığı anlaşılmıştır. mahsup süresinde kapatılmayan avanslar için 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun hükümlerinin uygulanmalı, bir taraftan bu hesaba alacak kaydedilirken, diğer taraftan da sorumlular adına 140-Kişilerden Alacaklar Hesabına borç kaydilmelidir.

1.5.3. 4.1.3. 162-Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabının kullanılmaması

Kurumda aralık ayının 15’ine ait maaş ve ücret ödemelerinin muhasebe kaydı yapılırken 162-Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabının kullanılması zorunlu olmasına rağmen bu hesabın kullanılmadığı tespit edilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 162-Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabının işleyişini düzenleyen 119 uncu maddesinde;

“(1) Bütçe dışı avans ve krediler hesabına ilişkin borç ve alacak kayıtları aşağıda gösterilmiştir.

a) Borç

2 - Aralık ayının 15 inde yapılan maaş ve ücret ödemelerinin ertesi yıl 01-14 Ocak dönemine karşılık gelen tutarları bu hesaba borç, ilgili hesaplara alacak kaydedilir.

b) Alacak

2 - Aralık ayının 15 inde yapılan maaş ve ücret ödemelerinden 01-14 Ocak dönemine karşılık gelen tutarlar, yeni yılın başında düzenlenecek ödeme emri ile bir taraftan bu hesaba alacak, 630- Giderler Hesabına borç, diğer taraftan 830-Bütçe Giderleri Hesabına borç, 835- Gider Yansıtma Hesabına alacak kaydedilir.” denilmektedir.

Mevzuat hükmüne göre, Aralık ayının 15 inde yapılan maaş ve ücret ödemelerinin ertesi yıl 01-14 Ocak dönemine karşılık gelen tutarlarının kaydı yapılırken 162-Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabının kullanılması zorunlu olmaktadır.

162-Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabının kullanılmamasının tabii sonucu olarak, 630- Gider Hesabına yapılan hatalı kayıt, mali tablolarının doğruluğu ve güvenilirliğini olumsuz yönde etkilemekte, mali tabloların gerçek durum hakkında hatalı bilgiler üretmesine sebep olmaktadır.

Aralık ayının 15 inde yapılan maaş ve ücret ödemelerinin ertesi yıl 01-14 Ocak dönemine karşılık gelen tutarlarının 162 Bütçe Dışı Avanslar Hesabında izlenmesi önerilmektedir.

1.5.4. 165-Mahsup Dönemine Aktarılan Avans ve Krediler Hesabının kullanılmaması

Kurumda mali yıl içerisinde mahsubu yapılamayan avans ve kredi tutarları, saklı tutulan aynı miktardaki ödenekleri ile birlikte mahsup dönemine aktarılmadığı tespit edilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 165-Mahsup Dönemine Aktarılan Avans ve Krediler Hesabı başlıklı 123 üncü maddesinde aynen:

“(1) Bu hesap, bütçedeki ödeneğine dayanılarak  verilen avans ve kredilerden mahsup dönemine aktarılan tutarların izlenmesi için kullanılır.” denilmektedir.

Söz konusu Yönetmeliğin “Hesaba İlişkin İşlemler” başlıklı 124 üncü maddesinde:

“(1) Mahsup dönemine aktarılan avans ve krediler hesabına ilişkin işlemler aşağıda gösterilmiştir.

a) Mahsup dönemine aktarılan iş avans ve kredileri 

Mali yıl içerisinde iş avans ve kredileri hesabına borç kaydedilerek verilen avans veya açılan kredilerden, harcandığı halde belgeleri muhasebe birimine verilemeyenlerin dairesinin bildirmesi üzerine veya belgeleri verildiği halde mali yılsonuna kadar incelenememesi nedeniyle mahsubu yapılamayan avans ve kredi tutarları saklı tutulan aynı miktardaki ödenekleri ile birlikte mahsup dönemine aktarılır. Mahsup dönemine aktarılan avans ve kredilere ilişkin harcama belgeleri, mahsup dönemi içinde verildiğinde geçen yıl bütçe mahsupları hesabına borç kaydı yapılarak mahsup işlemi yapılır ve saklı tutulan ödenekler kapatılır. Mahsuba ilişkin harcama belgelerinin, avans veya kredinin verildiği veya açıldığı tarih ile en geç ait olduğu bütçe yılının son günü arasındaki bir tarihi taşıması gerekir. Mahsup dönemi sonuna kadar nakden veya mahsuben kapatılmayan avans tutarları ilgili mutemet adına kişilerden alacaklar hesabına alınarak avans hesabı kapatılır ve buna ait ödenek tenkis edilir.” denilmektedir.

“Hesabın İşleyişi” başlıklı 125 inci maddesinde: “(1) Mahsup dönemine aktarılan avans ve krediler hesabına ilişkin borç ve alacak kayıtları aşağıda gösterilmiştir.

b) Alacak

1 - Mahsup dönemine aktarılan avans ve kredilerle ilgili harcama belgeleri muhasebe birimine geldiğinde, tutarı bir taraftan bu hesaba alacak, 630-Giderler Hesabına ya da varlığa dönüştürülecek bir harcama unsuru ise ilgili varlık hesabına borç; diğer taraftan 834-Geçen Yıl Bütçe Mahsupları Hesabına borç,  835-Gider Yansıtma Hesabına alacak kaydedilir.

2 - Bu hesapta kayıtlı tutarlardan nakden yapılan tahsilat bu hesaba alacak, 100-Kasa Hesabı veya 102-Banka Hesabına borç kaydedilir.

3 - Bu hesapta kayıtlı tutarlardan süresi içerisinde kapatılmayanlar bu hesaba alacak, 140-Kişilerden Alacaklar Hesabına borç kaydedilir.” hükmü yer almaktadır.

Bu hesap yasal mevzuatı gereği mahsup dönemi içerisinde kullanılması gerekirken kullanılmadığı, dolayısıyla geçici ve kesin mizana da alınmadığı anlaşılmıştır. Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 123, 124 ve 125. maddelerinde yıl sonunda iş avans ve kredileri hesabı ile personel avansları hesabının borç bakiye tutarlarının 165-Mahsup Dönemine Aktarılan Avans ve Krediler Hesaba borç kaydedilerek kapatılması gerekmektedir. Ancak kurumda, mali yıl içerisinde iş avans ve kredileri hesabına borç kaydedilerek verilen avans veya açılan kredilerden, harcandığı halde belgeleri muhasebe birimine verilemeyenlerin veya belgeleri verildiği halde mali yılsonuna kadar incelenememesi nedeniyle mahsubu yapılamayan avans ve kredi tutarları olmasına karşın 165-Mahsup Dönemine Aktarılan Avans ve Krediler Hesabının hiç kullanılmadığı görülmüştür. Bunun sonucu olarak da bu hesapla birlikte çalışması gereken, 834-Geçen Yıl Bütçe Mahsupları Hesabı, 906-Mahsup Dönemine Aktarılan Kullanılacak Ödenekler Hesabı ile 907-Mahsup Dönemine Aktarılan Ödenekler Hesabı da kullanılmamıştır.

 

GELECEK AYLARA AİT GİDERLER VE GELİR TAHAKKUKLARI HESAP GRUBUNDA YAPILAN MUHASEBE HATALARI

1.6.1. Peşin ödenen kiraların 180-Gelecek Aylara Ait Giderler Hesabına kaydedilmemesi

Kurumda peşin ödenen kiraların olmasına rağmen 180 Gelecek Aylara Ait Giderler Hesabı kullanılmayarak doğrudan gider yapıldığı tespit edilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin “Hesabın niteliği” başlıklı 131 inci maddesinde; “180 Gelecek Aylara Ait Giderler Hesabı, içinde bulunulan dönemde ortaya çıkan ancak, gelecek aylara ait olan peşin ödenmiş giderler ile duran varlıklar ana hesap grubundaki gelecek yıllara ait giderler hesabında kayıtlı tutarlardan tahakkuk zamanına bir yıldan az süre kalanların izlenmesi için kullanılır.” denilmektedir.

İçinde bulunulan ayı takip eden aylarda tahakkuk ettirilmesi gereken peşin ödenmiş giderler 180-Gelecek Aylara Ait Giderler Hesabına borç yazılarak kaydedilmesi, ilgili kira döneminde de bu hesaba alacak, 630-Giderler Hesabına borç yazılarak kaydedilmesi önerilmektedir.

 

DİĞER DÖNEN VARLIKLAR HESAP GRUBUNDA YAPILAN MUHASEBE HATALARI

1.7.1. 191-İndirilecek KDV Hesabının usulüne uygun kullanılmaması

Kurumun Katma Değer Vergisi tahsilâtı yaptığı faaliyetleri ile ilgili olmayan mal ve hizmet alımlarına ilişkin Katma Değer Vergisinin, 191-İndirilecek KDV Hesabında kaydedilmek suretiyle indirim konusu yapıldığı tespit edilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin; 135 ve 136’ıncı maddelerinde; “Bir dönemde indirilemeyen ve izleyen döneme devreden katma değer vergisinin 190 Devreden Katma Değer Vergisi hesabında izleneceği ve indirilinceye kadar da bu hesapta bekletileceği; Ay sonlarında ise, devreden katma değer vergisi hesabı ile indirilecek katma değer vergisi hesabının borç bakiyeleri toplamı, hesaplanan katma değer vergisi hesabının alacak bakiyesinden fazla ise, sonraki döneme devreden katma değer vergisi tutarının 190 Devreden KDV Hesabına borç kaydedileceği; Ay sonlarında hesaplanan katma değer vergisi hesabının alacak kalanı, devreden katma değer vergisi hesabı ile indirilecek katma değer vergisi hesabının borç kalanları toplamından fazla olması durumunda ise, söz konusu farkın 360- Ödenecek Vergi ve Fonlar Hesabına kaydedileceği”,

137 ve 138’inci maddelerinde; “191 İndirilecek KDV Hesabına; mal ve hizmetin satın alınması sırasında satıcılara ödenen veya borçlanılan ve kurum açısından indirim hakkı doğuran katma değer vergisinin izlenmesi için kullanılacağı, indirim hakkı doğuran KDV nin ise, yapılan giderin kurumların katma değer vergisi tahsilatı yaptıkları faaliyetleri ile ilgili mal ve hizmet alımlarından kaynaklanması gerektiği” ifade edilmiştir.

Aynı Yönetmeliği’nin 137 ve 138’inci maddelerinde; “191 nolu İndirilecek KDV Hesabınının mal ve hizmetin satın alınması sırasında satıcılara ödenen veya borçlanılan ve kurum açısından indirim hakkı doğuran katma değer vergisinin izlenmesi için kullanılacağı, indirim hakkı doğuran KDV nin ise, yapılan giderin kurumların katma değer vergisi tahsilatı yaptıkları faaliyetleri ile ilgili mal ve hizmet alımlarından kaynaklanması gerektiği” belirtilmiştir.

Ancak Kurumun KDV tahsilatı yaptığı faaliyetleri ile ilgili olmayan mal ve hizmet alımlarının önemli bir kısmında da satıcılara ödenen veya borçlanılan giderin KDV’sinin 191 no’lu hesaba kaydedilerek indirim konusu yapıldığı anlaşılmıştır.

Ay sonlarında 190 ve 191 no’lu hesapların borç kalanları toplamı ile 391 no’lu hesabın alacak kalanı karşılaştırılarak ödenecek KDV hesaplandığından 191 no’lu hesaba olması gereken tutardan daha fazla kayıt yapılması kurumun vergi dairesine verdiği KDV beyannamesinde ödenecek verginin azalmasına veya sonraki döneme devreden KDV tutarının artmasına neden olmaktadır.

Ayrıca tüm edinilen varlıklarının KDV sinin ayrı muhasebeleştirilmesi sebebiyle hem edinilen varlıkların maliyet bedeli olması gerekenden düşük görünmekte, hem de bu varlıklar için ayrılacak amortisman tutarı da eksik hesaplanmaktadır.

Kurumun sadece katma değer vergisi tahsilatı yaptığı faaliyetleri ile ilgili mal ve hizmet alımlarına ilişkin KDV indirim konusu yapılmalı (191 no’lu hesaba kaydedilmeli), diğer mal ve hizmet alımlarına ilişkin KDV tutarları malın veya hizmetin maliyetine eklenmesi önerilir.

1.7.2. KDV Hesaplarının Ay Sonlarında Kapatılmaması

Kurumda 191-İndirilecek KDV ve 391-Hesaplanan KDV hesaplarının ay sonlarında karşılaştırılarak kapatılması gerekirken, bu işlemlerin yapılmadığı tespit edilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 135 ve 136’ıncı maddelerinde; “Bir dönemde indirilemeyen ve izleyen döneme devreden katma değer vergisinin 190-Devreden Katma Değer Vergisi hesabında izleneceği ve indirilinceye kadar da bu hesapta bekletileceği; ay sonlarında ise, devreden katma değer vergisi hesabı ile indirilecek katma değer vergisi hesabının borç bakiyeleri toplamı, hesaplanan katma değer vergisi hesabının alacak bakiyesinden fazla ise, sonraki döneme devreden katma değer vergisi tutarının 190-Devreden KDV Hesabına borç kaydedileceği; Ay sonlarında hesaplanan katma değer vergisi hesabının alacak kalanı, devreden katma değer vergisi hesabı ile indirilecek katma değer vergisi hesabının borç kalanları toplamından fazla olması durumunda ise, söz konusu farkın 360- Ödenecek Vergi ve Fonlar Hesabına kaydedileceği”,

Aynı yönetmeliğin 260 ve 261’inci maddelerinde; “391-Hesaplanan Katma Değer Vergisi hesabının teslim edilen mal veya ifa edilen hizmetler üzerinden hesaplanan katma değer vergisi tutarları ile bu tutarlardan mahsup edilen ve ödenen tutarların izlenmesi için kullanılacağı ve Kurumun sattığı mal ve hizmet karşılığı olarak tahsil ettiği katma değer vergisi tutarının bu hesapta izleneceği, Ayrıca; Ay sonlarında, hesaplanan katma değer vergisi hesabının alacak bakiyesi, devreden katma değer vergisi hesabı ile indirilecek katma değer vergisi hesabının borç bakiyeleri toplamından fazla ise, söz konusu farkın 360- Ödenecek Vergi ve Fonlar Hesabına alacak kaydedileceği” ifade edilmiştir.

Yönetmeliğe göre; ay sonlarında 191-İndirilecek KDV Hesabı ile 391-Hesaplanan KDV Hesabı karşılaştırılacak, duruma göre oluşan fark 360-Ödenecek Vergi ve Fonlar Hesabına ya da 190-Devreden KDV Hesabına aktarılacaktır. Dolayısıyla, gerek 191 nolu gerekse 391 nolu hesaplar ay sonlarında hiçbir şekilde bakiye vermeyecektir.

Ancak Kurumda söz konusu hesapların mahsup işlemi ay sonlarında yapılmayıp yılsonunda topluca yapılmış ve bakiye 190- Devreden KDV Hesabına aktarıldığı anlaşılmıştır.

190-Devreden KDV, 191-İndirilecek KDV ve 391-Hesaplanan KDV hesaplarının her ayın sonunda karşılaştırılması ve neticesinde 191 ve 391 no'lu hesapların kapatılarak bakiyenin ilgisine göre 360-Ödenecek Vergi ve Fonlar veya 190-Devreden KDV Hesabına aktarılması önerilmektedir.

1.7.3. 197- Sayım Noksanları Hesabının kullanılmaması

Kurumda yılsonu yapılan sayım sonucu tespit edilen noksanlıklar olmasına karşın 197- Sayım Noksanları Hesabının hiç kullanılmadığı görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 150- İlk Madde ve Malzeme Hesabının işleyişi ile ilgili 105 inci maddesinde İlk madde ve malzeme hesabına ilişkin borç ve alacak kayıtlarına ilişkin olarak; “İlk madde ve malzemelerin sayımı sonucunda ortaya çıkan noksanlıklar bu hesaba alacak, noksanlığın nedeninin araştırılıp sonuçlandırılmasına kadar 197- Sayım Noksanları Hesabına borç kaydedilir” hükmü yer almaktadır.

Bu durumda, kişisel kusurlar dışında meydana gelen ve sayım sonucu tespit edilen noksan varsa muhasebe kaydı 150- İlk Madde ve Malzeme hesabına borç, 197- Sayım Noksanları Hesabının kullanılması gerekmektedir.