Bilgi Eksikliği Nedir, İhalelerde Bilgi ve Belge Eksikliği Kavramı

İhale (Ortak-Diğer) Tekliflerin Değerlendirilmesi
Bilgi Eksikliği Nedir, İhalelerde Bilgi ve Belge Eksikliği Kavramı
Özeti :

Kamu İhale Kanunu bilgi eksikliklerinin tamamlanmasına izin verirken belge eksiklerinin sonradan tamamlanmasına katiyetle izin vermemektedir. Bu yazımızda belge ve bilgi eksikliği ayrımı irdelenip özellikle önemi nedeniyle iş deneyim belgelerinde bilgi eksikliklerinin tamamlanması konusu irdelenmeye çalışılacaktır.

  İhale ve mali konularda DANIŞMANLIK ve EĞİTİM talepleriniz için iletişime geçmek üzere lütfen TIKLAYINIZ

İHALE TEKLİFLERİNDE BİLGİ EKSİKLİKLERİNİN GİDERİLMESİ (Mali Hukuk Sayı: 175, Ocak-Şubat 2015)

 

Giriş

İhale hukuku bir usül hukukudur. Bir başka deyişle bir idari usül uygulamasıdır. Teklifleri verilmesi, iş deneyimlerinin sunulması birçok formaliteye bağlanmıştır. Kimi zaman konunun esasını değiştirmeyen bilgi eksiklikleri her zaman çıkabilir bunların hangilerinin ihale dışı bırakma nedeni olup olmayacağı aşağıda bazı karar örnekleri verilerek incelenmeğe çalışılacaktır.

 

1- Bilgi Eksikliği Belge Eksikliği Ayrımı

Kamu İhale kanunun 37 nci maddesinin 5812 sayılı kanunla değişik ikinci fıkrasında;

"Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk otu­rumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına ka­rar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, bel­gelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgile­ri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir" denildiğine göre hiçbir belge eksikliğinin tamamlatılması cihetine gi­dilemez.[1]

 Ancak belgedeki bilgi eksiklikleri tamamlatılabilir. Bu belge eksikliğinin sonradan tamamlatılamayacağı anlamına gelir.

İhalede hazır bulunanlar önünde yapılan ilk oturumda, sunulan zarflardan uy­gun olanların açılması ve belge kontrolünün yapılması aşamasında, aday ve isteklilerce sunulan belgeler tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğu, stan­dart forma uygun olarak düzenlenen Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterilir. Ayrıca ihale usu­lüne göre ilgili oturumda istekliler ve teklif ettikleri fiyatlar ile işin yaklaşık mali­yetini gösteren başka bir tutanak daha düzenlenir. Bu tutanakların onaylanmış su­retleri, isteyenlere imza karşılığı verilmek suretiyle oturum kapatılır.

Başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgeler­le ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin sunulmamış olması halinde bu eksik belgeler hiçbir surette idarelerce tamamlatılamaz.Bu durum özellikle iş deneyim belgeleri açısından önem kazanmaktadır. Çünkü; İş deneyim belgeleri, kamuda taahhütlere katılmak için ihale konusu işle ilgili olarak isteklinin başarılı çalışmalar yaptığını gösteren, konusu, kapsamı, biçimi kurallarla belirlenmiş olan referanslardır. Bu, bir başkasının yanında çalışmak isteyenlerin sunduğu bonservislere de benzetilebilir.[2]

İhaleye katılabilmek için isteklinin sunduğu bu referansların alınma koşulları, ihaleye katılırken sunulma usul ve esasları önemi dolayısıyla özel kurallarla düzenlenmiştir. Bu bağlamda söz konusu belgeleri verebilecek merciler bir devlet yapısı içerisinde güven verecek şekilde seçilmek zorundadır.

İş deneyim belgeleri işin büyüklüğünü belirlemekte esas olacağı gibi iş bitirme belgelerinin koşulları ve miktarları da isteklinin katılabileceği işin konusu ve niteliğini belirlemeye de esas olur.[3]

Başvuru veya teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan, sunulan belge­lerdeki bilgi eksikliği varsa idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamam­latılması yazılı olarak istenir. Bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgele­rin niteliği dikkate alınarak, idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların başvu­ru ve teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.

 

2-Bazı Örnek Kamu İhale Kurulu Kararları

İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin son başvuru veya ihale tarihin­den sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgelerin aday veya isteklinin son başvuru veya ihale tarihi itibariyle ihaleye katılma şartlarını sağladığını gös­termesi gereklidir.

Yasa metninden anlaşılacağı gibi belge eksikliklerini sonradan giderilmesi mümkün olmakla beraber belge eksikliklerin sonradan tamamlatılması mümkün değildir. Belge ve bilgi ayrımı konusu ancak yargı kararlarıyla somutlaştırılarak anlatılabilir. Aşağıda bu konuda bazı kamu ihale kurulu kararları sunulmuştur.

Örnek Kamu İhale Kurumu Uyuşmazlık Kararlarına aşağıda yer verilmiştir. Bu tür örnekler işin esasını etkilemeyen bilgi eksiklikleridir. Örneğin,  Kamu İhale Kurulunun 03.08.2009 tarih, 2009/UH-III-2036 sayılı kararıyla isteklilerce, belgelerin aslının veya aslına uygunlu­ğu noterce onaylanmış örneklerinin sunulması gerekirken, başvuru sahibi tara­fından sunulan banka referans mektubu örneğinin aslına uygunluğunun noter ye­rine ilgili bankanın bir şubesi tarafından onaylandığı tespit edilmesi halinde Kamu İhale kurulu Kararlarıyla, başvu­ru sahibinin değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata aykırılık olmadığı so­nucuna ulaşılmıştır.[4]

Başvuru sahibinin teklif mektubunun incelenmesinde; şikayete konu ka­lemin Ulusal Bilgi Barkod Numarasının 0885074394589 olarak belirtildiği, teklif mektubu içerisinde başvuru sahibi tarafından sunulan İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankası internet çıktısında 0885074394589 barkod numaralı ürünün "esop­hageal motility catheter"e ait olduğu görülmüştür.

 Diğer taraftan,11.06.2009 tarih, 2009/UM-I-1666 sayılı Kamu İhale Kurulu kararında “..bahse konu ihale­de başvuru sahibi tarafından teklif mektubu eki birim fiyat teklif cetvelinde teklif edilen ürünü tanımlayıcı barkod numarasının belirtildiği, bu barkod numarasının başka bir ürüne ait olduğu, barkod numarasının yazımındaki hatanın teklif edilen ürünü değiştirdiği, dolayısıyla teklifin esasını değiştirdiği dikkate alındığında söz konusu hatanın anılan Kanun hükmü uyarınca bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilemeyeceği açıktır”  denilmiştir..

 Kamu İhale Kurulunun 03.08.2009 tarih, 2009/UM-I-2026 sayılı ka­rarında, İsteklinin İngilizce proforma fatura sunmakla birlikte Türkçelerini sun­madığı, burada asıl belgenin İngilizce belge olduğu, Türkçe belge sunulmaması-mn teklifin esasını değiştirecek bir husus olmadığı bu nedenle bilgi eksikliği kap­samında değerlendirilebileceği kararı verilmiştir.

Özü : Yapılan incelemede, katılım ve yeterliliğe ilişkin olarak istenilen bel­gelerin idari şartnamede düzenlenmesi gerektiği, başvuruya konu ihalede teknik şartnamede istenilen keşif belgesinin katılım ve yeterlik kriteri olarak düzenlen­diği, ancak bu hususta ihale dokümanına herhangi bir itirazen şikayet başvuru­sunda bulunulmadığından dokümanın kesinleştiği, idarece kesinleşmiş dokuma na uygun tesis edilen işlemle başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bı­rakıldığı anlaşılmıştır.

 Bundan başka isteklinin iş deneyim belgeleri incelendiğin­de söz konusu belgelerde tanımlanan işlerde İdari Şartnamede benzer iş olarak ta­nımlanan iş kapsamında istenilen bordür-tretuvar işine ilişkin herhangi bir tanım­lama bulunmadığı halde idarece söz konusu belgelerin geçerli kabul edildiği, bu işlemin de 4734 sayılı Kanunun 5 inci maddesine aykırı olduğu,

Bu bağlamda ihale komisyonunca tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında yapılan işlemlerin, Kanunun 5 inci maddesindeki saydamlık, güvenirlik ve eşit muamele ilkelerine aykırı olması ve ihalenin sağlıklı şekilde sonuçlanmasını im­kansız hale getirmesi nedenleriyle geçersiz sayılması gerektiği sonucuna ulaşıl­mıştır. (03.10.2005 tarih, 2005/UYZ-1858 sayılı karar)

Bir başka kararda ise “İdarece ihale dokümanında makine, teçhizat ve diğer ekipmanın aday veya isteklinin kendi malı olmasının yeterlik kriteri ola­rak açıkça istenildiği durumda ise aday veya istekliler tarafından ekipmanın ken­di malı olduğunun anılan Yönetmelik hükmünün 3 ve 4 üncü fıkrasında belirtil­diği şekilde belgelendirilmesi ve söz konusu belgelerin başvuru veya teklif kap­samında sunulması gerekmektedir.

Başvuruya konu ihalede, ihale ilanının 4.3.3 maddesinde makine ve ekipma­nın cinsi ve sayısına ilişkin düzenleme yapıldığı, idari şartnamenin 7.5.3 madde­sinde de makine ve ekipmanın cinsi ve sayısına ilişkin düzenleme yapılarak deva­mında isteklilerin kendi malı olan tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipmana iliş­kin olarak aday veya istekliler tarafından sunulması gereken belgelere ilişkin ge­nel bir düzenlemeye yer verildiği, ancak maddede belirtilen makine ve ekipman­ların isteklinin kendi malı olması gerektiğine dair açık bir düzenlemeye yer ve­rilmediği görülmüştür. Buna göre, ihale ilanında ve idari şartname belirtilen ma­kine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin olarak yalnızca kendi malı olması duru­munda buna ilişkin belgelerin istenildiği, kendi malını teklif etmeyen isteklilerin ise herhangi bir belge sunmasına gerek bulunmadığı anlaşılmaktadır.

Bu çerçevede, başvuru sahibinin teklifinin idari şartnamenin 7.5.3 maddesinde belirtilen ruhsat, demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair no­ter tespit tutanağı veya yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali mü­şavir raporu ile belgelendirmediği gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmasının anılan Yönetmelik hükmüne aykırı olduğu sonucuna varılmıştır. (03.08.2009 tarih, 2009/UY-III-2028 sayılı karar)

Teknik personele ilişkin diplomanın aslı veya aslına uygun olduğuna dair onaylı örneğinin, sözleşme tasarısının 23.3 maddesinde yer alan düzenleme uya­rınca, teklif değerlendirmesinden sonra ihale üzerinde bırakılan istekli ile sözleş­me imzalandıktan sonra yükleniciye iş yeri teslimi yapıldıktan sonraki beş gün içinde verilebileceği anlaşıldığından, başvuru sahibinin diplomasının aslını sun­maması nedeniyle değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata aykırı olduğu an­laşılmıştır. (27.07.2009 tarih, 2009/UY-II-1949 sayılı karar)

Bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re'sen istenebileceği gibi söz konusu belgelerin aday veya istekliler tarafından tamamlatılması da istenebilir.

Eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere 2 iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilecektir. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin belgelerin idare tarafından   yazılı   olarak   istenilmesi;   aday   ve   istekliler tarafından ise bir dilekçe ekinde sunulması gerekmektedir.

İdarece belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayan aday ve isteklilerin başvuruları veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir.

Kamu İhale Kurulu'nun 2009/UY. 1-1484 sayılı Kararıyla İş deneyim belgesindeki tasdikle ilgili mührün olmamasının bilgi eksikliği kapsamında tamamlatılabileceği şeklinde bir karar verilmiştir.[5]

Kamu İhale Kurulu'nun 2012/UM.11-2049 sayılı Kararında iş bitirme belgesinde de kesin kabul tarihinin yazılmamış olmasının bilgi eksikliği kapsamında tamamlatılabileceği şeklinde bir karar verilmiştir.

Kamu İhale Kurulu'nun 2012/UM. 11-1453 sayılı Kararıyla iş deneyim belgesinde sayı ve tarih kısmının bulunmaması hususunun bilgi eksikliği kapsamında tamamlatılabileceği şeklinde bir karar verilmiştir.

 

Sonuç ve Değerlendirme

Teklifi etkileyecek şekilde bir belge veya bilgi eksikliği sonradan tamamlatılamaz. Ancak teklifi etkilemeyecek şekilde bir bilgi eksikliği sonradan tamamlatılabilir. Eğer bilgi eksikliği bir kamu kurumundan kaynaklanan belgedeki bilgiden kaynaklanıyorsa bunun tamamlatılması nispeten kolaydır. Çünkü ihaleye yapan idare farklı bir idari birim olsa bile idare aslında bir bütündür. İdarenin verdiği belgedeki mühür, imza, tarih eksiklikleri gerek idarenin istemi gerekse isteklinin başvurusu üzerine tamamlatılabilmektedir. Bununla beraber böylesi durumlarla çok ender karşılaşılabilmektedir.

 

[1] Atilla İNAN,,Ders notları.sf.112

[2] ( Atilla İnan , İhale hukuku Ders notları Ankara,,2015,sf 117)

[3] Atilla İNAN Ve Arkadaşları,Soru  Ve Cevaplarla Açıklamaları İhale Hukuku,2009,Ankara,Sf 109

[4] Atilla İNAN Ve Arkadaşları sf.110

[5] Salim Demirel Ve Arkadaşı,İş deneyim Belgeleri, Bekat Yayınları,20134.sf 11