TÜRK TİCARET KANUNUNDA NOTER ONAYINA BAĞLANAN HUKUKİ İŞLEMLER (Mali Hukuk Sayı: 176, Mart-Nisan 2015)

1. GİRİŞ

Hukuk devletinin olmazsa olmaz unsurlarından birisi“hukuki güvenlik”tir. Hukuki güvenliği, toplumsal alanda sağlama ve gerçekleştirmede en etkin işlev gören kurumlardan birisi de noterlik kurumudur. Noterlik; hukuki güvenliği sağlama, ticari ilişkilerle iş ilişkilerinde dürüstlüğü egemen kılma, hile, dolan ve sahteciliği önlemek suretiyle kamu düzeninin tesis edilmesinde ve devamlılığının gerçekleştirilmesinde hayati bir role sahiptir.[1] 1512 sayılı Noterlik Kanununun[2] 1. maddesinde de, noterliğin bir kamu hizmeti olduğu ve noterlerin hukuki güvenliği sağlamak ve anlaşmazlıkları önlemek için işlemleri belgelendirdiği ve kanunlarla verilen başka görevleri yapmakla görevli olduğu ifade edilmiştir. Noterce belgelendirilen işlemler resmi sayılır. Ayrıca noter tarafından düzenlenmiş/onaylanmış işlemler, durumun niteliğine göre sahteliği sabit oluncaya/aksi sabit oluncaya kadar geçerlidir.

Noterlerin bazı görevleri; yapılması kanunla başka bir makam, merci veya şahsa verilmemiş olan her nevi hukuki işlemleri düzenlemek, dışarıda yazılıp getirilen kağıtların üzerindeki imza, mühür veya herhangi bir işareti veya tarihi onaylamak, belgeleri bir dilden diğer dile veya bir yazıdan başka bir yazıya çevirmek, kanunen tescili gereken işlemleri tescil etmek, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu[3] (TTK) ve diğer kanunların ilgili hükümlerine göre tutulması gereken defterleri onaylamak şeklinde sıralanabilir.

2. TİCARET ŞİRKETLERİ İÇİN ORTAK HÜKÜMLER

2.1. Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar sadece noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılabilir (TTK md. 18/III). Bunların dışında yapılan ihbar veya ihtarlar muteber değildir.

2.2. Ticaret siciline tescil istemi dilekçe ile yapılır. Dilekçe sahibi kimliğini ispat etmek zorundadır. Dilekçedeki imza noterlikçe onaylanmışsa, ayrıca kimliğin ispatlanmasına gerek yoktur (TTK md. 29/I).

Öte yandan, ticaret şirketleri ile gerçek ve tüzel kişi diğer tacirler, TTK’nın zorunlu tuttuğu bütün işlemleri elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile yapabilir, bu işlemlerin dayanağı olan belgeleri de aynı usulle elektronik ortamda düzenleyebilir. TTK’da ve anılan Kanuna istinaden çıkartılan Ticaret Sicili Yönetmeliğinde[4] (Yönetmelik)noter onayı şartı aranan belgelerin, elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanması halinde ayrıca noter onayı aranmaz.

2.3. Her tacir, ticari işletmenin açıldığı günden itibaren 15 gün içinde, ticari işletmesini ve seçtiği ticaret unvanını, işletme merkezinin bulunduğu yer ticaret siciline tescil ve ilan ettirir. Yine her tacir, kullanacağı ticaret unvanını ve bunun altına atacağı imzayı notere onaylattırdıktan sonra sicil müdürlüğüne vermekle yükümlüdür. Tacir tüzel kişi (örneğin anonim veya limited şirket) ise, unvanla birlikte onun adına imzaya yetkili kimselerin imzaları da notere onaylattırılarak sicil müdürlüğüne verilir (TTK md. 40).

2.4. Bütün mahkemeler, memurlar, ticaret ve sanayi odaları, noterler ve Türk Patent Enstitüsü görevlerini yaparlarken bir ticaret unvanının tescil edilmediğini, kanun hükümlerine aykırı olarak tescil edildiğini veya kullanıldığını öğrenirlerse durumu yetkili makamlara bildirmek zorundadırlar (TTK md. 51/I).

2.5. Fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri ile pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onayları, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılır. Bu defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılır. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili sırasında defterlerin açılışı ticaret sicili müdürlükleri tarafından da onaylanabilir. Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hallerde noter, ticaret sicili tasdiknamesini aramak zorundadır. Yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar, yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar notere yaptırılır (TTK md. 64/III).

Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması halinde bu defterlerin açılışlarında ve yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanışında noter onayı aranmaz.

2.6. Ticaret sicili müdürlüğüne verilecek yabancı bir hukuka tabi olarak yabancı bir ülkede düzenlenmiş belgelerin Türk konsolosluğundan veya Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi hükümlerine göre tasdik ettirilmesi yanında ayrıca noter onaylı Türkçe çevirisi de yaptırılmalıdır (Yönetmelik md. 32/II).

2.7. Tüzel kişi tacirler tarafından açılacak olan şubelere ilişkin olarak; şube açılışına ilişkin yetkili organ kararının noter onaylı örneği ve şubeyi temsile yetkili kılınan kişilerin noter onaylı imza örnekleri; ayrıca merkezi yurtdışında bulunan şirketin Türkiye şubesinin faaliyetinin sona ermesi üzerine şube kaydının silinmesi için merkez veya Türkiye şubesi tarafından alınan sona erme kararının noter onaylı örneği ile kararın merkez tarafından alınması halinde Türkçe çevirisi, tasfiyenin tamamlanmasından sonra kayıt silme başvurusunda kapanış kararının noter onaylı örneği ve gerekiyorsa Türkçe çevirisi ticaret sicili müdürlüğüne verilir.

2.8. Birticari işletmeyi veya ticaret şirketini temsile yetkili kişilerin imza beyannamelerinin notere onaylatılması şarttır. Notere onaylattırılacak imzalar en az üç defa atılmış olmalıdır. Bu kapsamda;

• Ticari temsilcinin atanmasına ve temsil yetkisine ilişkin belgenin noter onaylı örneği ile ticari temsilcinin noter huzurunda düzenlenmiş, ticaret unvanı altına atılmış imza beyannamesi (Yönetmelik md. 47/I-a,b)

• Ticari işletme sahibi gerçek kişinin veya varsa temsile yetkili kılınan kişinin noter huzurunda düzenlenmiş ve ticaret unvanı altına atılmış imza beyannamesi (Yönetmelik md. 49/I-b).

• Derneklere ait işletmenin açılmasına ve tesciline ilişkin yetkili organ kararının noter onaylı örneği ile işletmeyi temsile yetkili kişilerin noter huzurunda düzenlenmiş ve ticaret unvanı altına atılmış imza beyannameleri (Yönetmelik md. 52/I-b,e)

• Vakıflara ait işletmenin açılmasına ve tesciline ilişkin yetkili organ kararının noter onaylı örneği ile işletmeyi temsile yetkili kişilerin noter huzurunda düzenlenmiş, ticaret unvanı altına atılmış imza beyannameleri (Yönetmelik md. 55/I-b,e)

• Devlet, il özel idaresi, belediye, köy ve diğer kamu tüzel kişileriyle kamuya yararlı dernekler ve gelirinin yarısından fazlasını kamu görevi niteliğindeki işlere harcayan vakıflarca ticari işletmenin kurulmasına ilişkin yetkili organ kararının noter onaylı örneği ile ticari işletmeyi temsile yetkili kişilerin noter huzurunda düzenlenmiş, ticaret unvanı altına atılmış imza beyannamesi (Yönetmelik md. 58/I-b,d).

• Donatma iştirakinde gemi müdürünün veya iştiraki temsile yetkili kişilerin donatma iştirakinin unvanı altına atılmış noter huzurunda düzenlenmiş imza beyannamesi (Yönetmelik md. 61/I-c).

• Kollektif şirketi temsil ve ilzama yetkili olanların şirket unvanı altında atacakları imzaların noter onaylı örneği (Yönetmelik md. 64/I-b)

• Anonim şirketi temsil ve ilzama yetkili kılınan kişilerin noter huzurunda düzenlenmiş, şirket unvanı altında atılmış imza beyannameleri (Yönetmelik md. 69/I-i).

• Limited şirket müdürlerinin noter huzurunda düzenlenmiş, ticaret unvanı altında atılmış imza beyannameleri (Yönetmelik md. 90/I-ğ).

• Kooperatifi temsil ve ilzama yetki verilen kişilerin noter huzurunda kooperatif unvanı altında atılmış imza beyannameleri (Yönetmelik md. 109/I-c).

• Anonim, limited ve kollektif şirketler ile bunların şubelerinde tasfiye memurlarının noter huzurunda düzenlenmiş, “Tasfiye halinde” ibaresi eklenmiş ve ticaret unvanı altında atılmış imza beyannamesi (Yönetmelik md. 66/I-c, 86/I-c, 104/I, 125/II-c).

tescil işlemi sırasında sicil müdürlüğüne ibraz edilir.

3. KOLLEKTİF ŞİRKETLER

3.1. Kollektif şirket sözleşmesi yazılı şekle tabidir; ayrıca, sözleşmedeki imzaların noterce onaylanması şarttır. Kollektif şirketi kuranların, şirket sözleşmesini noterliğe onaylatması ve noterlikçe onaylı bir suretini onay tarihinden itibaren onbeş gün içinde şirket merkezinin bulunduğu yerdeki ticaret siciline vererek şirketin tescilini istemesi zorundadır (TTK md. 212 ve 215).

3.2. Kollektif şirketlerin sona erme sebepleri; konkordato ile sonuçlanmış olsa bile şirketin iflası, kural olarak ortaklardan birinin iflası, şirketin diğer bir şirket ile birleşmesi, şirket sermayesinin tamamının veya üçte ikisinin kaybedilmesine rağmen sermayenin tamamlanmasına veya geri kalan sermaye ile yetinmeye karar verilmemiş olması şeklinde sıralanabilir. Ayrıca şirketi kuranların, şirket sözleşmesinin noterlikçe onaylı bir suretini onay tarihinden itibaren onbeş gün içinde şirket merkezinin bulunduğu yerdeki ticaret siciline vererek şirketin tescilinin istenmemesi veya sonra tescil ve ilan yapılmamışsa, aradan ne kadar süre geçmiş olursa olsun, ortaklardan herhangi birinin istemi üzerine ve bu ortağın noter aracılığıyla diğer ortaklara uygun bir süreyi içeren ihtar göndermiş olması şartıyla mahkemece feshe karar verilmesi halinde de kollektif şirket sona erer. Sona erme ortaklar kurulu kararına dayanıyorsa bu kararın noter onaylı örneği de tescil başvurusunda müdürlüğe ibraz edilir.

3.3. Sermaye koyma borcunun yerine getirilmemesinden dolayı fesih davası açabilmek için önce ortağa noter aracılığıyla uygun süreyi içeren bir ihbar gönderilir. İhbar, verilen süre içinde borcun yerine getirilmesi ihtarını da içerir (TTK md. 246).

3.4. Ortaklarca alınan şirketin süresinin uzatılmasına ilişkin karara, ortaklardan herhangi birinin kişisel alacaklısı itiraz edebilir. İtiraz edebilmek için alacaklının, mahkeme kararı veya o nitelikte belgeye ya da kesinleşmiş icra takibine dayanması ve uzatma kararının ilanı tarihinden itibaren onbeş gün içinde itirazın noter aracılığıyla tebliği için notere başvurması şarttır. Süresinde yapılmamışsa itiraz hakkı düşer (TTK md. 248).

3.5. Bir ortağın kendisinden kaynaklanan sebeplerden dolayı şirketin feshinin istenebileceği durumlarda, diğer ortakların tümü o ortağın şirketten çıkarılmasına ve şirketin devamına karar verebilir. Şirket sözleşmesinde bu kararın çoğunlukla alınması öngörülebilir. Çıkarılan ortak, bu kararın noter aracılığıyla tebliğinden itibaren üç aylık hak düşürücü süre içinde şirkete karşı çıkarılmanın iptali davasını açabilir (TTK md. 255).

4. ANONİM ŞİRKETLER

4.1. Anonim şirket, kurucuların, kanuna uygun olarak düzenlenmiş bulunan, sermayenin tamamını ödemeyi, şartsız taahhüt ettikleri, imzalarının noterce onaylandığı esas sözleşmede, anonim şirket kurma iradelerini açıklamalarıyla kurulur. (TTK md. 335). Kanunun bir başka maddesinde yine esas sözleşmenin yazılı şekilde yapılması ve bütün kurucuların imzalarının noterce onaylanmasının şart olduğu ifade edilmiştir.

Öte yandan, söz konusu noter onayı tarihinden itibaren üç ay içinde şirket, tüzel kişilik kazanamadığı takdirde, bu hususu doğrulayan bir sicil müdürlüğü yazısının sunulması üzerine, bir bankaya kurulmakta olan şirket adına açılan özel bir hesaba yatırılan nakdi sermaye karşılığı bedeller banka tarafından sahiplerine geri verilir.

4.2.Esas sözleşmede aksi öngörülmemiş veya yönetim kurulu tek kişiden oluşmuyorsa temsil yetkisi çift imza ile kullanılmak üzere yönetim kuruluna aittir. Yönetim kurulu, temsil yetkisini bir veya daha fazla murahhas üyeye veya müdür olarak üçüncü kişilere devredebilir. En az bir yönetim kurulu üyesinin temsil yetkisini haiz olması şarttır. Anonim şirket yönetim kurulu, temsile yetkili kişileri ve bunların temsil şekillerini gösterir kararının noterce onaylanmış suretini, tescil ve ilan edilmek üzere ticaret siciline verir (TTK md. 373/I).

Diğer taraftan, yönetim kurulunda bir tüzel kişinin bulunması halinde, tüzel kişi ile birlikte tüzel kişi adına, tüzel kişi tarafından belirlenen bir gerçek kişinin adı ve soyadı ve belirlemeye ilişkin yetkili organ kararının noter onaylı örneği de müdürlüğe ibraz edilir.

4.3. Anonim şirketlerde sermayenin en az onda birini, halka açık şirketlerde yirmide birini oluşturan pay sahipleri, yönetim kurulundan, yazılı olarak gerektirici sebepleri ve gündemi belirterek, genel kurulu toplantıya çağırmasını veya genel kurul zaten toplanacak ise, karara bağlanmasını istedikleri konuları gündeme koymasını isteyebilirler. Çağrı ve gündeme madde konulması istemi noter aracılığıyla yapılır. Yönetim kurulu çağrıyı kabul ettiği takdirde, genel kurul en geç kırkbeş gün içinde yapılacak şekilde toplantıya çağrılır; aksi halde çağrı istem sahiplerince yapılır (TTK md. 411).

4.4.Genel kurul toplantı tutanağı, pay sahiplerini veya temsilcilerini, bunların sahip oldukları payları, gruplarını, sayılarını, itibarî değerlerini, genel kurulda sorulan soruları, verilen cevapları, alınan kararları, her karar için kullanılan olumlu ve olumsuz oyların sayılarını içerir. Tutanak, toplantı başkanlığı ve Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanır; aksi halde geçersizdir. Yönetim kurulu, tutanağın noterce onaylanmış bir suretini derhal ticaret sicili müdürlüğüne vermek ve bu tutanakta yer alan tescil ve ilana tabi hususları tescil ve ilan ettirmekle yükümlüdür; tutanak ayrıca hemen varsa şirketin internet sitesine konulur (TTK md. 422). Yeri gelmişken belirtelim ki, TTK’da ve Yönetmelikte esas sözleşme değişikliği, sermaye artırımı ve azaltımı ile bölünme, tür değiştirme ve birleşmeye ilişkin genel kurul kararlarının tescil başvurusunda bu kararların noter onaylı olması hususu özel olarak ifade edilmiştir.

Bunun yanında genel kurulun esas sözleşmenin değiştirilmesine ilişkin kararı imtiyazlı pay sahiplerinin haklarını ihlal edici mahiyette ise genel kurul kararının imtiyazlı pay sahipleri özel kurulunca onaylandığına ilişkin karar da notere onaylatılır.

4.5. Tasfiye halindeki anonim şirketlerde alacaklı oldukları şirket defterlerinden veya diğer belgelerden anlaşılan ve yerleşim yerleri bilinen kişiler taahhütlü mektupla, diğer alacaklılar Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde ve şirketin internet sitesinde ve aynı zamanda esas sözleşmede öngörüldüğü şekilde, birer hafta arayla yapılacak üç ilanla şirketin sona ermiş bulunduğu konusunda bilgilendirilir ve alacaklarını tasfiye memurlarına bildirmeye çağrılır. Alacaklı oldukları bilinenler, bildirimde bulunmazlarsa alacaklarının tutarı Gümrük ve Ticaret Bakanlığınca belirlenecek bir bankaya depo edilir. Şirketin, henüz muaccel olmayan veya hakkında uyuşmazlık bulunan borçlarını karşılayacak tutarda para notere depo edilir. Bu gibi borçlar yeterli bir şekilde teminat altına alınmış veya şirket varlığının pay sahipleri arasında paylaşımı bu borçların ödenmesi şartına bağlanmış ise bu kural uygulanmaz (TTK md. 541).

5. SERMAYESİ PAYLARA BÖLÜNMÜŞ KOMANDİT ŞİRKETLER

5.1. Sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde esas sözleşme yazılı şekilde düzenlenir, kurucularla komandite ortakların tümü tarafından imzalanır; imzaların noterce onaylanması gerekir (TTK md. 566).

5.2. TTK’nın 565. maddesinde yapılan atıf dolayısıyla, bu çalışmanın 4.1, 4.3, 4.4 ve 4.5 maddelerinde belirtilen hususlar, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler hakkında da kıyas yoluyla uygulanacaktır.

6. LİMİTED ŞİRKETLER

6.1. Limited şirketlerde şirket sözleşmesinin yazılı şekilde yapılması ve kurucuların imzalarının noterce onaylanması şarttır (TTK md. 575). Bir başka ifadeyle, şirket, kurucuların, kanuna uygun olarak düzenlenmiş bulunan, sermayenin tamamını ödemeyi şartsız olarak taahhüt ettikleri, imzalarının noterce onaylandığı şirket sözleşmesinde limited şirket kurma iradelerini açıklamalarıyla kurulur.

6.2. Şirket sözleşmesinin tamamı, kurucuların imzalarının noterce onaylanmasını izleyen otuz gün içinde, şirketin merkezinin bulunduğu yer ticaret siciline tescil ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde ilan olunur (TTK md. 587/I).

Ayrıca kuruluşta şirket müdürlerinin noter huzurunda düzenlenmiş, ticaret unvanı altında atılmış imza beyannameleri de sicil müdürlüğüne ibraz edilir. Eğer ki, müdürün tüzel kişi olması veya müdürler kurulunda bir tüzel kişinin bulunması halinde, tüzel kişi ile birlikte tüzel kişi adına, tüzel kişi tarafından belirlenen bir gerçek kişinin adı ve soyadı ve belirlemeye ilişkin yetkili organ kararının noter onaylı örneği de müdürlüğe sunulur.

6.3. Esas sermaye payının devri ve devir borcunu doğuran işlemler yazılı şekilde yapılır ve tarafların imzaları noterce onanır. Ayrıca devir sözleşmesinde, ek ödeme ve yan edim yükümlülükleri; rekabet yasağı ağırlaştırılmış veya tüm ortakları kapsayacak biçimde genişletilmiş ise, bu husus, önerilmeye muhatap olma, önalım, geri alım ve alım hakları ile sözleşme cezasına ilişkin koşullara da belirtilir (TTK md. 595/I).

6.4. Şirket sözleşmesinde, bir ortağın genel kurul kararı ile şirketten çıkarılabileceği sebepler öngörülebilir. Çıkarma kararına karşı ortak, kararın noter aracılığıyla kendisine bildirilmesinden itibaren üç ay içinde iptal davası açabilir (TTK md. 640).

6.5. TTK’nın limited şirketlere ilişkin bölümlerinde yapılan atıflar dolayısıyla, bu çalışmanın 4.2, 4.3, 4.4 ve 4.5 maddelerinde belirtilen hususlar, limited şirketler hakkında da kıyas yoluyla uygulanacaktır.

7. SONUÇ

Hukuki güvenliği sağlamak ve anlaşmazlıkları en aza indirmek amacıyla6102 sayılı Türk Ticaret Kanununda ticaret şirketlerine ilişkin bazı iş ve işlemlerin noter tarafından veya noter huzurunda yapılması öngörülmüştür. TTK’da veya bu Kanun çerçevesinde yürürlüğe konulan başta Ticaret Sicili Yönetmeliği olmak üzere ilgili Yönetmelik ve Tebliğlerde noter tarafından yapılması öngörülen işlemlerde bu kurala uyulmaması halinde şekil bakımından eksiklik olacaktır. Bu durumda, şirket yöneticileri ve/veya ortakları ticaret sicilinde gerekli işlemleri yaptıramayacağı gibi daha sonradan ortaya çıkacak hukuki ihtilaflarda zor durumda kalabilecektir. İşte, söz konusu sonuçlarla karşılaşmamak için noter onayı gereken ya da noter huzurunda yapılması icap eden hususlarda hassasiyet gösterilmesi şirketler açısından önem arz etmektedir.

Son olarak belirtelim ki, TTK ve ikincil mevzuatta noter onayı şartı aranan belgelerin, elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanması halinde ayrıca noter onayı aranmayacaktır.

[1]Suha Tanrıver, Bir Hukuki Güvenlik Kurumu Olarak Noterlik ve Noterlerin Denetimi Üzerine Bazı Düşünceler, s.2599.

[2] 1512 sayılı Noterlik Kanunu, 05.02.1972 tarihli ve 14090 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır.

[3]6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu; 14.02.2011 tarihli, 27846 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmış ve 01.07.2012 tarihinde yürürlüğe girmiştir.

[4]Ticaret Sicili Yönetmeliği, 27.01.2013 tarihli ve 28541 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır.