Pazarlık Usulü İhale Nedir, Pazarlık Usulü ile Gerçekleştirilen İhalede Son Yazılı Fiyat Teklif Mektubunun Usule Aykırı Olması Durumunda Yapılacak İşlem

I-Giriş

İhale yöntemi, ihaleye konu mal, hizmet ve yapım işinin tahsisinin alıcı olan idare ile satıcı olan istekliler arasındaki fiyat rekabetine göre yapıldığı bir sistemdir. Bu bağlamda, fiyatlama modeli ve kamu kaynakların etkin dağıtım mekanizmalarından[1] biri olarak kabul edilen kamu alımlarında uygulanacak ihale usulleri, 4734 sayılı Kanunun[2] 18 inci maddesinde açık ihale, belli istekliler arasında ihale ve pazarlık usulü şeklinde sayılmış ve takip eden maddelerinde açıklanmıştır.

Sayılan bu usullerden uygun olanı idare tarafından belirlenmektedir. Bu belirleme yapılırken öncelik açık ihale usulüne verilir. Ancak, yapılacak işin türü, niteliği, uzmanlık ve/veya yüksek teknoloji gerektirmesi, yaklaşık maliyeti ve ivediliği gibi kriterler esas alınarak, Kanunda belirtilen hallerde belli istekliler arasında ihale usulü veya ihale sürecinin iki aşamalı olarak gerçekleştirildiği ve idarenin ihale konusu işin teknik detayları ile gerçekleştirme yöntemlerini ve belli hallerde fiyatı isteklilerle görüştüğü pazarlık usulü ile de ihale yapılabilir. Ancak, pazarlık usulü, Kanunda belirtilen özel hallerde kullanılabilir.

Yazımızda, pazarlık usulü ile ihale edilen işlerde ihale kararına esas teşkil eden son yazılı fiyat teklif mektubunun usulüne uygun olmadığı durumlarda idarelerce ne tür bir işlem tesis edilmesi gerektiği hususuna açıklık getirilmeye çalışılmıştır.

II-İhalesi Pazarlık Usulü ile Yapılabilen İşler

Pazarlık Usulü ile yapılacak ihaleler, Kanunun 21 inci maddesinde sayılan madde başlıkları ile aşağıda açıklanmıştır;

a)Açık ihale usulü veya belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılan ihale sonucunda teklif çıkmaması.

Bu bende göre alımın pazarlık usulü ile karşılanabilmesi için, açık ihale usulü veya belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılan ihalelerde yeterli sayıda teklif çıkmaması nedeniyle ihalenin sonuçlandırılamamış olması gerekmektedir.

Açık ihale usulünde ihalenin sonuçlandırılabilmesi için herhangi bir asgari teklif sayısı öngörülmemiştir. İhaleye bir adet teklif verilmiş olsa dahi komisyonun uygun görmesi durumunda ihale bu istekli üzerine bırakılabilecektir. Bu durumda pazarlık usulünün uygulanabilmesi için açık ihale usulünde hiç teklif çıkmaması gerekmektedir.

Belli istekliler arasında ihale usulünde ise, ihaleye davet edilecek aday sayısının beşten az olması veya teklif veren istekli sayısının üçten az olması halinde ihale iptal edilecektir. Bu nedenlerle ihale iptal edilmişse, pazarlık usulü ile ihaleye çıkılabilecektir.

b)Doğal afetler, salgın hastalıklar, can veya mal kaybı tehlikesi gibi ani ve beklenmeyen veya idare tarafından önceden öngörülemeyen olayların ortaya çıkması üzerine ihalenin ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması.

c)Savunma ve güvenlikle ilgili özel durumların ortaya çıkması üzerine ihalenin ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması.

Bu bende örnek verirsek; ani bir operasyona katılacak askerlerin ihtiyacı olarak bazı gıda maddelerinin ivedi olarak alımı gerekiyorsa pazarlık usulü ile ihaleye çıkılabilecektir.

d)İhalenin, araştırma ve geliştirme sürecine ihtiyaç gösteren ve seri üretime konu olmayan nitelikte olması.

Bu bendin uygulanabilmesi için, ihtiyaç duyulan şeyin araştırma ve geliştirme sürecine ihtiyaç gösterir nitelikte olması gerekmektedir. Henüz piyasada mevcut olmamalı ve üretim şekli de bilinmemelidir. Dolayısıyla bu ihtiyaç için özel bir AR-GE çalışmasının yapılması gereklidir. Ayrıca, ihtiyaç konusunun seri üretime de konu olmaması gerekmektedir. Dolayısıyla bu iş için yapılacak AR-GE çalışmaları sadece bu iş için kullanılacaktır.

e)İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin özgün nitelikte ve karmaşık olması nedeniyle teknik ve mali özelliklerinin gerekli olan netlikte belirlenememesi.

Bu bentte de birbiriyle ilişkili iki şart ileri sürülmüştür;

- İhale konusu mal veya hizmet alımı ile yapım işi özgün nitelikte ve karmaşık olmalı,

-İhale konusu mal veya hizmet alımı ile yapım işinin teknik ve mali özelliklerinin gerekli olan netlikte belirlenememiş olmalıdır.

Örneğin; yapılacak bir ihalede teknik şartnameyi idare ya kendisi hazırlayacak ya da kendisinin hazırlamasının mümkün olmadığı hallerde ihale yetkilisinin onayı ile Kanun hükümlerine göre danışmanlık hizmet sunucularına hazırlatabilecektir veya pazarlıkla ihtiyacı karşılayabilecektir.

f)İdarelerin yaklaşık maliyeti, her yıl belirlenen parasal limite (Türk Lirası) kadar olan mamul mal, malzeme veya hizmet alımları.

Yaklaşık maliyeti bu limitin altında olsa bile yapım işleri bu bende göre pazarlıkla ihale edilemeyecektir. Ayrıca bu bende göre yapılacak harcamaların yıllık toplamı, idarelerin bütçelerine bu amaçla konulacak ödeneklerin %10 unu Kamu İhale Kurulunun uygun görüşü olmadıkça aşamayacaktır.

Yukarıda yer alan (b), (c) ve (f) numaralı bentlerde belirtilen hallerde ilan yapılması zorunlu değildir. İlan yapılmayan hallerde en az üç istekli davet edilerek, yeterlik belgelerini ve fiyat tekliflerini birlikte vermeleri istenir.

(a), (d) ve (e) numaralı bentlere göre yapılacak ihalelerde ise ihale dokümanında belirtilen değerlendirme kriterlerine göre yeterliği tespit edilen istekliler, öncelikle ihale konusu işin teknik detayları ve gerçekleştirme yöntemleri gibi hususlarda fiyatı içermeyen ilk tekliflerini sunar. İdarenin ihtiyaçlarını en uygun şekilde karşılayacak yöntem ve çözümler üzerinde ihale komisyonu her bir istekli ile görüşür. Teknik görüşmeler sonucunda şartların netleşmesi üzerine bu şartları karşılayabilecek isteklilerden, gözden geçirilerek şartları netleştirilmiş teknik şartnameye dayalı olarak fiyat tekliflerini de içerecek şekilde tekliflerini vermeleri istenir.

Pazarlık usulü ile yapılacak ihalelerde, ilk fiyat tekliflerini aşmamak üzere isteklilerden ihale kararına esas olacak son yazılı fiyat teklifleri alınarak ihale sonuçlandırılır.

Kanunun 21 inci maddesinin (b), (c) ve (f) numaralı bentleri kapsamında yapılan mal alımlarında, malın sözleşme yapma süresi içinde teslim edilmesi ve bunun idarece uygun bulunması halinde, sözleşme yapılması ve kesin teminat alınması zorunlu değildir.

İdareler yukarıda sayılan şartlardan herhangi birinin gerçekleşmesi durumunda pazarlık usulü ile ihtiyacını karşılayabilir. İdareye verilen bu seçimlik hak mutlak ve sınırsız değildir. İdare söz konusu takdir hakkını kullanırken hizmetin gereklerine göre hareket etmek zorundadır. Bu usul ihtiyacın karşılanmasında idareye hızlı hareket edebilme ve sonuç alabilme imkanı sağlamaktadır.

III- Pazarlık Usulü İle İhale Edilen İşlerde İhale Süreci

Kamu idareleri, Kanunun 21 inci maddesinde sayılan hallerin varlığı halinde ihtiyaçlarını, anılan madde hükmü, Uygulama Yönetmeliklerinin ilgili madde hükümleri ve pazarlık usulü ile yapılacak ihalelerde uygulanacak tip idari şartname düzenlemelerine göre karşılamaktadırlar. Anılan hükümler çerçevesinde pazarlık usulünde ihale süreci Kanunun 21 inci maddesinin ( a), (d) ve (e ) bentleri dikkate alınarak kısaca aşağıda açıklanmıştır. 21 inci maddenin diğer bentlerine göre ihale süreci de benzer nitelik taşımaktadır.

A- Yeterlik Değerlendirmesi ve Teknik Görüşmeler

Kanunun 21 inci maddesinin ( a), (d) ve (e ) bentlerine göre pazarlık usulü ile ihale edilen işlerde ihale sürecinde tip idari şartnameye göre aşağıdaki işlem sıralamasına göre hareket edilmektedir;

a) Yeterlik değerlendirmesi,

b) Fiyat içermeyen ilk tekliflerin alınması,

c) İlk teklifler üzerinden teknik görüşmenin yapılması,

ç) Teknik şartnamenin netleştirilmesi,

d) Teknik şartnameyi karşılayabilecek isteklilerin belirlenmesi,

e) Fiyat tekliflerinin alınması,

f) Son yazılı fiyat tekliflerinin alınması,

g) Tekliflerin değerlendirilerek ihalenin sonuçlandırılması,

Bu tür ihalelerde de verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamamaktadır.

1.Yeterlik başvurularının alınması ve açılması

İhale komisyonu tarafından ihale (son başvuru) tarih ve saatinde yeterlik değerlendirmesine başlanır. Bu saate kadar yapılan başvurular bir tutanakla tespit edilir ve hazır bulunanlara duyurulur.

İhale komisyonu başvuru zarflarını alınış sırasına göre inceler. Bu incelemede, zarfın üzerinde isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, başvurunun hangi işe ait olduğu, ihaleyi yapan İdarenin açık adresi ve zarfın yapıştırılan yerinin istekli tarafından imzalanıp mühürlenmesi veya kaşelenmesi hususlarına bakılır. Bu hususlara uygun olmayan başvuru zarfları, bir tutanakla belirlenerek değerlendirmeye alınmaz.

Başvuru zarfları isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır. İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı kontrol edilir ve bu işleme ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Söz konusu tutanağın ihale komisyon başkanı tarafından onaylanmış bir sureti imza karşılığı talep eden isteklilere verilir.

Bu aşamada hiçbir başvurunun reddine veya kabulüne karar verilmez. İstekliler tarafından sunulan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Başvurular değerlendirilmek üzere ilk oturum kapatılır.

2.Yeterlik başvurularının değerlendirilmesi

Başvuruların değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu ilk oturumda tespit edilen isteklilerin başvurularının değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Başvuruların esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların başvuruları değerlendirme dışı bırakılır. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak, verilen süre içinde isteklilerce sunulan belgelerin başvuru tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, isteklinin yeterlik tarihinde yeterlik şartlarını sağladığını tevsik etmesi durumunda kabul edilecektir.

Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri tam olan isteklilerin başvurularının ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen asgari yeterlik kriterlerine ve ihale dokümanında belirtilen şartlara sahip olup olmadığı incelenir.  Yapılan değerlendirme sonucunda istenen yeterlik kriterlerini sağlayan istekliler yeterli kabul edilir. Yeterlik kriterlerini taşımadıkları tespit edilen istekliler ise yeterli kabul edilmez.

Yeterliği tespit edilen isteklilerden ihale konusu işin teknik detayları ve gerçekleştirme yöntemleri gibi hususlarda fiyatı içermeyen ilk tekliflerini sunmaları istenir.

3.Fiyatı içermeyen ilk tekliflerin sunulması ve teknik görüşmeler

İhale komisyonunun belirlediği süre içinde istekliler, ihale konusu işin teknik detayları ve gerçekleştirme yöntemleri gibi hususlarda fiyatı içermeyen ilk tekliflerini sunarlar. Bu aşamada, ihale komisyonu tarafından fiyatı içermeyen ilk tekliflerini sunan her bir istekli ile idarenin ihtiyaçlarını en uygun şekilde karşılayacak yöntem ve çözümler üzerinde görüşme yapılır.

Yapılan teknik görüşmeler sonucunda, teknik şartnamenin şartları netleştirilir. Teknik görüşmeler sonucunda; şartları karşılayabilecek isteklilerden şartları netleştirilmiş teknik şartnameye dayalı olarak fiyat tekliflerini de içerecek şekilde, ihale komisyonu tarafından belirlenen tarih ve saate kadar tekliflerini vermeleri istenir.

4.Tekliflerin sunulma şekli

Teklif mektubu ve geçici teminat mektubu ile fiyat içeren ilk teklifle birlikte sunulması istenilen diğer tüm bilgi ve belgeler idareye sunulur. Yeterlik başvurusu ile fiyatı içeren tekliflerin farklı kişiler tarafından imzalanması halinde, fiyatı içeren teklifleri imzalayan kişinin teklif vermeye yetkili olduğuna ilişkin belgelerin teklif mektubuna eklenmesi zorunludur.

5.Teklif mektubunun şekli ve içeriği

Teklif mektupları, standart forma uygun şekilde yazılı ve imzalı olarak sunulur.

Teklif mektubunda;

a) İhale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi,

b)Teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması,

c)Kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması,

ç) Türk vatandaşı gerçek kişilerin Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarasının, Türkiye’de faaliyet gösteren tüzel kişilerin ise vergi kimlik numarasının belirtilmesi,

d)Teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce   imzalanmış olması zorunludur.

İş ortaklığı olarak teklif veren isteklilerin teklif mektuplarının, ortakların tamamı tarafından veya teklif vermeye yetki verdikleri kişiler tarafından imzalanması gerekir.

B-Fiyatı İçeren İlk ve Son Tekliflerin Değerlendirilmesi

1.Tekliflerin alınması ve açılması

Fiyatı içeren ilk teklifler, ihale komisyonu tarafından belirlenen ve isteklilere bildirilen tarih ve saate kadar idareye (tekliflerin sunulacağı yere) verilir. İhale komisyonu tarafından belirlenen tarih ve saatte ihaleye başlanır ve bu saate kadar kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur.

İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. Bu incelemede, zarfın üzerinde isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu, ihaleyi yapan İdarenin açık adresi ve zarfın yapıştırılan yerinin istekli tarafından imzalanıp, mühürlenmesi veya kaşelenmesi hususlarına bakılır. Bu hususlara uygun olmayan zarflar bir tutanakla belirlenerek değerlendirmeye alınmaz.

Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır. İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik olan veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ve teklif bedelleri açıklanarak tutanağa bağlanır. Düzenlenen bu tutanaklar ihale komisyonunca imzalanır ve ihale komisyon başkanı tarafından onaylanmış bir sureti isteyenlere imza karşılığı verilir.

Bu aşamada hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez. Teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler değerlendirilmek üzere ilk oturum kapatılır.

2.Tekliflerin değerlendirilmesi

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde İdarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak İdare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.

Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak, verilen süre içinde isteklilerce sunulan belgelerin, fiyatı içeren ilk tekliflerin son verilme tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler isteklinin ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını tevsik etmesi durumunda kabul edilecektir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir.

Bu aşamada, tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen teklifler ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.

3.Son tekliflerin alınması

İhale komisyonu tarafından yapılan değerlendirme sonucunda isteklilerden, ilk fiyat tekliflerini aşmamak ve ihale kararına esas olmak üzere son yazılı fiyat tekliflerini vermeleri istenir. İstekliler, kendilerine bildirilen tarih ve saatte tekliflerini ihale komisyonuna sunar. İhale komisyonu son teklifleri bir tutanakla isteklilerden teslim alır ve son teklif fiyatları ile işin yaklaşık maliyeti hazır bulunanlara açıklanır. Son yazılı fiyat teklifini sunmayan isteklilerin ilk teklifi, son teklifleri olarak kabul edilir.

4734 sayılı Kanunun 36 ncı maddesinin ikinci fıkrası ile İhale Uygulama Yönetmeliklerinin “Yaklaşık maliyete ilişkin ilkeler” başlıklı maddeleri uyarınca, ihale komisyonu tarafından yaklaşık maliyetin, pazarlık usulü ile yapılan ihalede son yazılı fiyat teklifleri ile birlikte açıklanması gerekmektedir. Bu çerçevede, ihale komisyonu tarafından Kanunun 36 ncı maddesinin birinci fıkrası uyarınca teklif zarflarının incelenmesinin ardından, teklif zarfları açılmadan önce yaklaşık maliyet açıklanacaktır. Ancak, isteklilerce sunulan teklif zarflarının hiçbirinin Kanunun 30 uncu maddesinin birinci fıkrasına uygun olmadığının anlaşılması halinde yaklaşık maliyet açıklanmayacaktır.

Netice itibariyle, Kanunun 21 inci maddesi kapsamında yapılacak ihalelerde, ilk fiyat tekliflerini aşmamak üzere isteklilerden ihale kararına esas olacak son yazılı fiyat teklifleri alındıktan sonra verilen bu teklifler değerlendirilerek ihale ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi istekli üzerine bırakılır.

4.İhalenin Karara Bağlanması ve Sözleşmeye Davet

Yapılan değerlendirme sonucunda ihale komisyonu tarafından ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren istekli üzerinde bırakılır. İhale komisyonu, yapacağı değerlendirme sonucunda gerekçeli bir karar alarak ihale yetkilisinin onayına sunar.

İhale kararı ihale yetkilisince onaylanmadan önce, ihale üzerinde bırakılan istekli ile varsa ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığı Kurumdan teyit edilerek buna ilişkin belge ihale kararına eklenir. Yapılan teyit işlemi sonucunda, her iki isteklinin de yasaklı çıkması durumunda ihale iptal edilir.

İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç beş iş günü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder. İhale; kararın ihale yetkilisince onaylanması halinde geçerli, iptal edilmesi halinde ise hükümsüz sayılır.

Kesinleşen ihale kararı, ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç üç gün içinde, ihale üzerinde bırakılan dahil, ihaleye teklif veren bütün isteklilere, ihale komisyonu kararı ile birlikte bildirilir. İhale kararının ihale yetkilisi tarafından iptal edilmesi durumunda da isteklilere gerekçeleri belirtilmek suretiyle bildirim yapılır.

İhale sonucunun bütün isteklilere bildiriminden itibaren on gün geçmedikçe sözleşme imzalanmayacaktır.

Kanunun 21 inci maddesinin (b), (c) ve (f ) bentlerine göre pazarlık usulü ile ihale edilen işlerde de tip idari şartnameye göre yukarıda açıklandığı gibi benzer ihale süreci gerçekleşmektedir.

IV-Pazarlık Usulü İhalede Son Teklif Mektubunun Usulüne Uygun Olmaması

İhale mevzuatında, pazarlık usulü ile yapılan bir ihalede son teklif mektubunun usulüne uygun olmaması, son fiyat teklifinin ilk fiyattan yüksek tutarlı olması ya da İlk fiyat teklifi ile son yazılı fiyat teklifinin farklı kişiler tarafından imzalanması halinde durumunda idarelerce nasıl işlem tesis edileceği hususunda herhangi bir kurala yer verilmemiştir.

Sadece ilk fiyat teklifi ile son yazılı fiyat teklifinin farklı kişiler tarafından imzalanması halinde, son yazılı fiyat teklifini imzalayan kişinin temsile yetkili olduğuna ilişkin belgelerin de teklif mektubuna eklenmesinin zorunlu olduğu hususu pazarlık usulü ile ihale edilecek işlere uygulanacak tip idari şartnamelerde belirtilmiştir.

4734 sayılı Kanunun 30 uncu maddesinde ve yukarıda ayrıntısı verildiği üzere pazarlık usulünde ihale edilecek işlere uygulanacak tip idari şartnamelerde, teklif mektuplarının yazılı ve imzalı olarak sunulması, teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması gerektiği hükme bağlanarak isteklinin irade beyanı niteliğinde olan teklif mektubunun taşıması gereken özellikler belirtilmiştir. Anılan maddenin devamında mal alımı ihalelerinde, ihale dokümanında alternatif teklif verilebileceğine dair hüküm bulunması halinde, alternatif tekliflerin de aynı şekilde hazırlanılarak sunulacağı; verilen tekliflerin, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamayacağı ve değiştirilemeyeceği belirtilmiş, aynı Kanunun 36 ncı maddesinde, ihalenin ilk oturumunda isteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığının ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığının kontrol edileceği, belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan isteklilerin tutanakla tespit edileceği belirtilmiş ve nihayet söz konusu Kanunun 37 inci maddesinde, tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı ilk oturumda tespit edilen istekliler ile yeterlik kriterleri karşılamayan ve birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılacağı hükme bağlanmıştır.

Bu bağlamda taşıması gereken özellikleri haiz olmayan teklif mektuplarını veren isteklilerinin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması gerekmektedir. Ancak pazarlık usulü ile gerçekleştirilen ihalelerde, ilk fiyat tekliflerine ek olarak ikinci ve son fiyat teklifleri alındığından bu kuralın, ilk fiyat teklif mektubu usulüne uygun ve teklifi geçerli[3] ancak son fiyat teklifi usulüne uygun olmayan bir istekli bakımından geçerli olup olmadığı hususu duraksamalara neden olmaktadır. Burada dikkat edilmesi geren önemli nokta, ilk fiyat teklifinin geçerli olması durumunda ikinci ve son fiyat teklifinin idarece istenebileceğidir. İlk fiyat teklifi usulüne uygun değilse isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılacağı için son fiyat teklifi zaten söz konusu olmayacaktır. Zira son fiyat teklif mektubu istemenin şartı geçerli bir ilk fiyat teklifinin varlığıdır.

Geçerli bir ilk fiyat teklifi sonrasında idarece istekliden istenilen son yazılı fiyat teklifi mektubu usulüne uygun olduğunda ihale süreci aynen devam edecektir. İstekli tarafından son fiyat teklifi verilmediği durumda da isteklinin ilk teklifi dikkate alınarak ihale süreci devam edecektir. Duraksama istekli tarafından verilen son teklif mektubunun usulüne uygun olmadığı durumlarda ortaya çıkmaktadır.

Bu tespitten hareketle, son yazılı fiyat teklif mektubu usulüne uygun olmayan bir isteklinin teklifinin geçerli sayılıp sayılmayacağının belirlenebilmesi için, idare ve istekliler açısından konunun ayrı ayrı ele alınarak değerlendirilmesi daha uygun olacaktır.

Öncelikli olarak idare açısından değerlendirildiğinde, son yazılı teklif mektubunun usulüne uygun olmaması nedeniyle teklifin değerlendirme dışı bırakılması durumunda, isteklinin bilinçli olarak ortaya çıkan bir hatası söz konusu ise, bu durum teklifin geri çekilmesi ile aynı sonucu doğuracak bir etkiye sahip olacaktır. Halbuki 4734 sayılı Kanunun 30 uncu maddesinde hükme bağlandığı üzere verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamayacak olup, bu yönde tesis edilecek işlemlerin Kanunun ilgili hükmüne aykırı olacağı açıktır. Ancak, ikinci ve son yazılı fiyat teklif mektubundaki aykırılık fiyat teklif mektubunu da sakatlar mahiyette ise, diğer bir anlatımla söz konusu aykırılık teklifinin bütününe sirayet edecek nitelikte ise (örneğin, ikinci ve son fiyat teklif mektubunda aykırılık aynı zamanda yasak fiil olarak sayılan fiil veya davranışlardan biri olması durumu) teklifin değerlendirme dışı bırakılması gerekecektir.

İkinci olarak istekli açısından konu ele alındığında, son yazılı fiyat teklifi mektubu ilk fiyat teklif mektubundan düşük olması Kanuni bir zorunluluk olması ve yine Kanunen isteklilerin fiyat teklifleri ile bağlı olması zorunluluğu karşısında, istekli açısından ilk yazılı fiyat teklif mektubunun geçerli sayılmasında herhangi bir hak kaybının söz konusu olmadığı anlaşılmaktadır.

Bu bağlamda, idarelerin rekabet ortamını tesis etmekle sorumlu olduğu dikkate alındığında, gerek istekli açısından herhangi bir hak kaybı ihtimalinin bulunmaması gerekse aksi bir uygulamanın kabulünün mevzuata aykırılık teşkil edeceği tespiti karşısında, ikinci ve son fiyat teklif mektubundaki aykırılık aynı zamanda yasak fiil olarak sayılan fiil veya davranışlardan biri olması durumu hariç olmak üzere, son yazılı fiyat teklif mektubunun usulüne uygun olmaması veya tutarının ilk fiyattan yüksek tutarlı olması durumlarında, ilk fiyat teklifinin esas alınarak ilgili teklifin geçerli sayılmasının uygun olacağı değerlendirilmiştir.

Aksine bir uygulama ilk teklifinden caymak isteyen veya diğer isteklilerle uyumlu eylem içerisinde bulunan isteklilerin bu yolu kullanmasına imkan sağlar ki bu sonucu isteklinin teklifiyle bağlı olma kuralıyla bağdaştırmak mümkün olmaz.[4]

V-Sonuç

Dünyada olduğu gibi Türkiye de de kamu alımları en önemli kaynak dağıtımı araçlarından biridir. Kamu ihalelerinde yıllık rakamsal büyüklükler, kamu alımlarının ekonomi içindeki büyüklüğünü göz önüne koymaktadır. Ekonomi içinde önemli bir yer tutan kamu alımlarının amaçlarından birisi de etkin kaynak dağılımına hizmet etmektir. Bu amaca ulaşmak için en uygun ve rekabetçi ihale usulünün seçilmesi önem arz etmektedir. İhale mevzuatımızda açık ihale, belli istekliler arasında ihale ve pazarlık usulü olmak üzere üç tane ihale yöntemi düzenlenmiştir.

Temel ihale usulü olmamakla birlikte pazarlık usulü ile ihaleye çıkılabilmesi için bazı ön şartların varlığı gereklidir. Bunlar Kanunun 21 inci maddesinde sayılmış ve sıralanmıştır. Söz konusu şartların gerçekleşmesi durumunda pazarlıkla ihaleye çıkılabilmektedir. İdarelerin pazarlık usulü ile ihaleye çıkabilmeleri ihtiyaçtan doğmakta ve idarelere kolaylık ve hız sağlamaktadır.

Diğer ihale usullerinden farklı olarak pazarlık usulünde, sırasıyla ilk ve son fiyat teklifleri verilebilmektedir. Böylece idareler isteklilerle görüşme yolu ile kaynak kullanımında etkinliği sağlamaya çalışmaktadırlar. İşin doğası gereği iki teklif söz konusu olunca ikinci ve son teklifin uygun olup olmamasına göre süreçte bazı duraksamalar doğabilmektedir. İlk fiyat teklifinin geçerli olması şartıyla ikinci ve son fiyat teklifinin usulüne uygun olmaması halinde teklifin değerlendirme dışı bırakılıp bırakılmaması noktasında idareler tereddüte düşmektedir. Bu tereddütleri ortadan kaldırmaya yönelik önceki bölümlerde yapılan değerlendirme aşağıda özetlenmiştir;

Pazarlık usulü ile yapılan ihalelerde ilk fiyat tekliflerinin geçerli olması şartı ile;

1-İkinci ve son fiyat teklifinin sunulmadığı durumlarda isteklinin ilk fiyat teklifi dikkate alınacaktır.

2-İkinci ve son fiyat teklifinin sunulduğu, fakat teklif bedelinin ilk fiyat teklif bedelini aştığı durumda da ilk fiyat teklifi değerlendirmeye alınmalıdır.

3-İkinci ve son teklif mektubu usulüne aykırı düzenlendi ise uygulamada meydana gelebilecek olumsuzluklara meydan vermemek için yine isteklinin ilk fiyat teklifinin değerlendirilmesinin uygun olacağı düşünülmektedir.

[1]Hakan Bilir, “İhale Piyasalarında Rekabet Politikaları, Rekabetin Sağlanması ve Korunması” Ankara: 2004, s:10

[2] Kanun

[3] 24.01.2011/UM.III-368 sayılı Kamu İhale Kurulu kararı

[4] Yaşar Gök, “Açıklamalı Kamu İhale Kanunu”, İlksan Matbaası, Ankara, Kasım 2009, s:728